ใบเสนอราคา

ใบเสนอราคาคืออะไร

ใบเสนอราคา หรือหนังสือเสนอราคา (Quotation/Service Proposal) คือ เอกสารที่ออกโดยผู้ขายสินค้า/ผู้ให้บริการซึ่งออกให้แก่บุคคลผู้ที่มีความสนใจจะซื้อสินค้าหรือจะใช้บริการดังกล่าวเพื่อเป็นข้อมูลในการพิจารณาตัดสินใจซื้อสินค้าหรือใช้บริการนั้นๆ (เช่น รายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะ ราคาสินค้า ขอบเขตการให้บริการ ราคาค่าสินค้า อัตราค่าบริการ และเงื่อนไขอื่นๆ)

โดยผู้ขายสินค้า/ผู้ให้บริการอาจเป็นผู้ริเริ่มจัดทำใบเสนอราคาขึ้นเองเพื่อเสนอขายสินค้าแก่บุคคลที่อาจมีความสนใจในสินค้าหรือบริการดังกล่าว หรือผู้ขายสินค้า/ผู้ให้บริการอาจจัดทำใบเสนอราคาเนื่องจากได้รับหนังสือขอราคา/หนังสือสอบราคาจากบุคคลซึ่งมีความประสงค์จะซื้อสินค้าหรือบริการนั้นก็ได้

ใบเสนอราคามีกี่ประเภท

ใบเสนอราคาอาจแบ่งตามงานที่นำเสนอได้ 2 ประเภท ดังต่อไปนี้

• ใบเสนอราคาสินค้าซึ่งผู้ขายสินค้าเสนอขายสินค้าให้แก่ผู้ซื้อสินค้า โดยมีรายละเอียดสำคัญเกี่ยวกับสินค้า (เช่น รายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะของสินค้า ราคาสินค้า สถานที่ส่งมอบสินค้า ระยะเวลาส่งมอบสินค้า ระยะเวลาการชำระเงินค่าสินค้า)
• ใบเสนอราคางานบริการ ซึ่งผู้ให้บริการเสนอบริการให้แก่ผู้ว่าจ้าง/ผู้รับบริการ โดยมีรายละเอียดสำคัญเกี่ยวกับบริการ (เช่น ขอบเขตการให้บริการ อัตราค่าบริการ สถานที่ให้บริการ ระยะเวลาส่งมอบงาน ระยะเวลาการชำระเงินค่าบริการ)

ใบเสนอราคาอาจมีการเสนอขายทั้งสินค้าและบริการภายในใบเสนอราคาฉบับเดียวกันก็ได้ (เช่น ใบเสนอราคาอุปกรณ์ทางการแพทย์พร้อมบริการติดตั้งและบำรุงรักษา)

จำเป็นต้องทำใบเสนอราคา หรือไม่

ไม่จำเป็น กฎหมายไม่ได้กำหนดให้ผู้ขายสินค้า/ผู้ให้บริการต้องจัดทำใบเสนอราคาในการขายสินค้าหรือให้บริการ

อย่างไรก็ดี ผู้ซื้อสินค้า/ผู้ว่าจ้างควรจัดทำใบเสนอราคาเป็นลายลักษณ์อักษรและลงนาม เนื่องจากเหตุผล ดังต่อไปนี้

• การจัดทำใบเสนอราคาที่มีรายละเอียดของสินค้า/บริการที่ชัดเจนและครบถ้วนเป็นลายลักษณ์อักษร ย่อมช่วยให้ผู้ซื้อสินค้า/ผู้ว่าจ้างมีความมั่นใจและสามารถพิจารณาตัดสินใจซื้อสินค้า/บริการได้ง่ายขึ้น
• ในบางกรณีผู้ซื้อสินค้า/ผู้ว่าจ้างอาจจำเป็นต้องใช้ใบเสนอราคาเป็นลายลักษณ์อักษรในกระบวนการภายในองค์กร (เช่น ต้องนำใบเสนอราคาไปให้ฝ่ายจัดซื้อ/จัดจ้างและ/หรือผู้บริหารพิจารณาลงนามอนุมัติก่อน)
  
  

ต้องระบุข้อมูลสำคัญใดบ้างลงในใบเสนอราคา

ผู้ขายสินค้า/ผู้ให้บริการควรระบุรายละเอียดและข้อความสำคัญในใบเสนอราคา ดังต่อไปนี้

• ผู้ขายสินค้า/ผู้ให้บริการ เช่น ชื่อ ชื่อร้าน/กิจการ ที่อยู่ เพื่อการอ้างอิงที่ถูกต้อง
• สินค้า/บริการ เช่น รายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะของสินค้า ขอบเขตของงานบริการ ปริมาณ การดำเนินงาน มาตรฐาน วัสดุ ฝีมือ รหัสอ้างอิงสินค้า/บริการ (ถ้ามี)
• ค่าตอบแทน เช่น ราคาสินค้า อัตราค่าบริการ ภาษี และค่าใช้จ่ายต่างๆ รวมถึง เงื่อนไขและระยะเวลาการชำระเงินค่าสินค้า/บริการ
• การส่งมอบสินค้า/บริการ เช่น กำหนดระยะเวลาส่งมอบสินค้า/บริการ สถานที่จัดส่งสินค้า/สถานที่ให้บริการ
• เงื่อนไขอื่นๆ (ถ้ามี) เช่น การรับประกันสินค้า การบริการบำรุงรักษา
• ประวัติ/คุณสมบัติของผู้ขายสินค้า/ผู้ให้บริการ (ถ้ามี) เช่น ประวัติการทำงาน ประสบการณ์การขาย/ให้บริการ ทุนจดทะเบียน การจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม เพื่อเป็นข้อมูลประกอบการพิจารณาของผู้ซื้อสินค้า/ผู้ว่าจ้างเกี่ยวกับความน่าเชื่อถือของผู้ขายสินค้า/ผู้ให้บริการ
  
  

ไม่ควรระบุ/กำหนดข้อมูลลักษณะใดลงในใบเสนอราคา

ผู้ขายสินค้า/ผู้ให้บริการไม่ควรระบุหรือนำเสนอสินค้า/บริการที่ไม่ตรงตามความต้องการของผู้ซื้อสินค้า/ผู้ว่าจ้าง เช่น

• สินค้า/บริการที่มากเกินความต้องการ (Over-Specifications)
• สินค้า/บริการที่น้อยเกินความต้องการ (Under-Specifications)

ทั้งนี้ เนื่องจากผู้ซื้อสินค้า/ผู้ว่าจ้างอาจนำข้อมูลในใบเสนอราคาดังกล่าวไปพิจารณาเปรียบเทียบกับผู้ขายสินค้า/ผู้ให้บริการรายอื่นและทำให้ผู้ขายสินค้า/ผู้ให้บริการเสียเปรียบในการแข่งขันทั้งในด้านราคาและ/หรือคุณภาพ

ใบเสนอราคาเกี่ยวข้องกับใครบ้าง

บุคคลที่เกี่ยวข้องกับการจัดทำใบเสนอราคา ได้แก่

• ผู้ขายสินค้า/ผู้ให้บริการ (เช่น ร้านค้า ธุรกิจที่ขาย/จำหน่ายสินค้า ผู้ให้บริการ) ตัวแทนผู้มีอำนาจของผู้ขายสินค้า/ผู้ให้บริการ (เช่น กรรมการ หุ้นส่วนผู้จัดการ) หรือตัวแทนที่ผู้ขายสินค้า/ผู้ให้บริการมอบหมายให้รับผิดชอบเกี่ยวกับการขายสินค้า/บริการ (เช่น ผู้จัดการ/ผู้อำนวยการฝ่ายขาย) ซึ่งเป็นผู้จัดทำและลงนามในใบเสนอราคาในฐานะผู้เสนอราคา
• ผู้ซื้อสินค้า/ผู้ว่าจ้าง (เช่น ผู้ที่ต้องการจะซื้อสินค้า/บริการมาใช้ประโยชน์ในด้านต่างๆ ผู้บริโภค) ตัวแทนผู้มีอำนาจของผู้ซื้อสินค้า/ผู้ว่าจ้าง (เช่น กรรมการ หุ้นส่วนผู้จัดการ) หรือตัวแทนที่ผู้ซื้อสินค้า/ผู้ว่าจ้างมอบหมายให้รับผิดชอบเกี่ยวกับการจัดหา/จัดซื้อสินค้า/บริการ (เช่น ผู้จัดการ/ผู้อำนวยการฝ่ายจัดซื้อ) ซึ่งเป็นผู้ได้รับการเสนอราคาสินค้า/บริการตามใบเสนอราคา
  
  

จะต้องทำอย่างไรต่อหลังจากที่ลงนามในใบเสนอราคาแล้ว

ผู้ขายสินค้า/ผู้ให้บริการควรจัดทำใบเสนอราคาเป็นลายลักษณ์อักษรและลงนามโดยผู้ขายสินค้า/ผู้ให้บริการหรือตัวแทนผู้มีอำนาจของผู้ขายสินค้า/ผู้ให้บริการ

เมื่อจัดทำและลงนามในใบเสนอราคาเรียบร้อยแล้ว ผู้ขายสินค้า/ผู้ให้บริการอาจพิจารณาดำเนินการ ดังต่อไปนี้

• ผู้ขายสินค้า/ผู้ให้บริการอาจจัดทำสำเนาใบเสนอราคาไว้เพื่อการอ้างอิง
• ผู้ขายสินค้า/ผู้ให้บริการอาจพิจารณาแนบเอกสารที่เกี่ยวข้องกับใบเสนอราคา
• ผู้ขายสินค้า/ผู้ให้บริการนำส่งใบเสนอราคาให้แก่ผู้ซื้อสินค้า/ผู้ว่าจ้างที่มีความสนใจในสินค้า/บริการ เพื่อนำข้อมูลไปใช้พิจารณาตัดสินใจต่อไป

ในกรณีที่ผู้ซื้อสินค้า/ผู้ว่าจ้างตกลงจะซื้อสินค้า/ใช้บริการตามเงื่อนไขที่ผู้ขายสินค้า/ผู้ให้บริการได้ระบุ/เสนอไว้ในใบเสนอราคาแล้ว

• ผู้ขายสินค้า/ผู้ให้บริการอาจให้ผู้ซื้อสินค้า/ผู้ว่าจ้างลงนามตอบรับในใบเสนอราคาดังกล่าว หรือให้ผู้ซื้อสินค้า/ผู้ว่าจ้างจัดทำใบสั่งซื้อสินค้า/ใบสั่งจ้าง (Purchase Order) เพื่อตอบรับ/ยืนยันการสั่งซื้อ/สั่งจ้างแยกต่างหากก็ได้
• ผู้ขายสินค้า/ผู้ให้บริการและผู้ซื้อสินค้า/ผู้ว่าจ้างอาจพิจารณาจัดทำสัญญาเป็นลายลักษณ์อักษรร่วมกันซึ่งที่มีรายละเอียดและความครบถ้วนมากขึ้นด้วยก็ได้ (เช่น สัญญาซื้อขายสินค้า สัญญาจ้างผลิตสินค้า สัญญาบริการ)
  
  

จะต้องแนบหลักฐานหรือเอกสารประกอบใบเสนอราคาด้วย หรือไม่

ผู้ขายสินค้า/ผู้ให้บริการอาจพิจารณาแนบเอกสารที่เกี่ยวข้องกับใบเสนอราคา เพื่อเป็นข้อมูลในการพิจารณาตัดสินใจเกี่ยวกับสินค้า/บริการโดยละเอียดและครบถ้วน เช่น

• เอกสารอ้างอิงเกี่ยวกับสินค้า (เช่น รูปภาพ แบบ แค็ตตาล็อก คุณสมบัติของสินค้า รายการและจำนวนสินค้า ใบอนุญาตผลิต/นำเข้าสินค้า)
• เอกสารอ้างอิงเกี่ยวกับขอบเขตการให้บริการ (เช่น ตารางแบบ ประเภท ขั้นตอนการให้บริการ รายชื่อบุคลากร รายการสัมภาระ วัตถุดิบ เครื่องมืออุปกรณ์ที่ต้องใช้ในการให้บริการ)
• เอกสารอ้างอิงเกี่ยวกับราคาสินค้า/บริการ (เช่น ตารางราคาสินค้า/อัตราค่าบริการ)
• เอกสารอ้างอิงเกี่ยวกับคุณสมบัติของผู้ขายสินค้า/ผู้ให้บริการ (เช่น หนังสือรับรองการจดทะเบียนห้างหุ้นส่วน/บริษัท สำเนาทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม หนังสือรับรองการผ่านการฝึกอบรมเกี่ยวกับสินค้า/บริการ)
  
  

ใบเสนอราคาจำเป็นจะต้องจดทะเบียนกับหน่วยงานของรัฐที่เกี่ยวข้อง หรือไม่

ไม่จำเป็น ผู้ขายสินค้า/ผู้ให้บริการไม่จำเป็นจะต้องดำเนินการจดทะเบียนกับหน่วยงานของรัฐที่เกี่ยวข้องใดๆ ในการจัดทำใบเสนอราคา

มีค่าใช้จ่ายใดบ้างที่เกี่ยวข้องในการจัดทำใบเสนอราคา

ผู้ขายสินค้า/ผู้ให้บริการอาจมีค่าใช้จ่ายที่ต้องพิจารณาเกี่ยวกับการขายสินค้า/ให้บริการ ดังต่อไปนี้

• ภาษีมูลค่าเพิ่ม (Value Added Tax: VAT) ผู้ขายสินค้า/ผู้ให้บริการอาจมีหน้าที่ต้องยื่นแบบและนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่มเป็นรายเดือนให้แก่กรมสรรพากรตามอัตราที่กฎหมายกำหนด เว้นแต่ ในกรณีที่ผู้ขายสินค้า/ผู้ให้บริการได้รับการยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม (เช่น ผู้ขายสินค้า/ผู้ให้บริการเป็นกิจการขนาดย่อมที่มีฐานภาษีไม่เกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี การขายสินค้า/บริการที่อยู่ภายใต้ภาษีธุรกิจเฉพาะ การขายสินค้า/บริการรักษาพยาบาลของสถานพยาบาล การขายสินค้า/บริการการศึกษาของสถานศึกษา การขายสินค้า/บริการการประกอบโรคศิลปะ การสอบบัญชี การว่าความ การให้บริการห้องสมุด พิพิธภัณฑ์ สวนสัตว์)
  
  

ใบเสนอราคามีผลผูกพันผู้ขายสินค้า/ผู้ให้บริการและผู้ซื้อสินค้า/ผู้ว่าจ้าง หรือไม่

ใบเสนอราคาที่มีรายละเอียดและเงื่อนไขที่ชัดเจนและครบถ้วน ถือเป็นคำเสนอตามกฎหมาย ในกรณีที่ผู้ซื้อสินค้า/ผู้ว่าจ้างได้ตอบรับใบเสนอราคาดังกล่าว ไม่ว่าด้วยการลงนามตอบรับลงในใบเสนอราคานั้น หรือจัดทำใบสั่งซื้อสินค้า/ใบสั่งจ้าง (Purchase Order) ตอบกลับมายังผู้ขายสินค้า/ผู้ให้บริการภายในเงื่อนไขและเงื่อนเวลาการตอบรับ (ถ้ามี) โดยไม่มีการขอเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขที่เป็นสาระสำคัญ (เช่น ขอลดราคา ขอเปลี่ยนแปลงคุณลักษณะสินค้า/ปริมาณของสินค้า) ในกรณีเช่นนี้ ย่อมเกิดสัญญาขึ้นแล้ว ผู้เสนอราคา (เช่น ผู้ขายสินค้า/ผู้ให้บริการ) ย่อมมีหน้าที่ต้องขายสินค้า/บริการที่นำเสนอไว้นั้น และผู้ที่ตอบรับ (เช่น ผู้ซื้อสินค้า/ผู้ว่าจ้าง) ย่อมมีหน้าที่ต้องรับมอบสินค้า/บริการและชำระราคาค่าสินค้า/บริการนั้นตามอัตราและเงื่อนไขที่กำหนดไว้ในใบเสนอราคาดังกล่าว

อย่างไรก็ดี คู่สัญญาอาจพิจารณาจัดทำสัญญาเป็นลายลักษณ์อักษรร่วมกันซึ่งที่มีรายละเอียดและความครบถ้วนมากขึ้นด้วยก็ได้ (เช่น สัญญาซื้อขายสินค้า สัญญาจ้างผลิตสินค้า สัญญาบริการ)

กฎหมายใดบ้างที่เกี่ยวข้องกับใบเสนอราคา

กฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการจัดทำใบเสนอราคามี ดังต่อไปนี้

• กฎหมายสัญญา ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์
• กฎหมายการซื้อขาย ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์
• กฎหมายจ้างทำของ ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์
• ภาษีมูลค่าเพิ่ม ประมวลรัษฎากร

ความช่วยเหลือจากทนายความ

คุณสามารถเลือกที่จะปรึกษาทนายความได้ในกรณีที่คุณต้องการความช่วยเหลือ

ทนายความสามารถช่วยคุณได้โดยทำการตอบคำถามของคุณหรือให้ความช่วยเหลือในกระบวนการต่าง ๆ จะมีการเสนอตัวเลือกดังกล่าวไว้ให้คุณในตอนท้ายของเอกสาร

แก้ไขแบบฟอร์มได้อย่างไร

คุณกรอกแบบสอบถามสำหรับป้อนข้อมูลแล้วจะเห็นได้ว่าระบบของเราจะค่อย ๆ สร้างเอกสารขึ้นเองโดยอัตโนมัติตามคำตอบที่คุณกรอกเข้าไป

ในตอนสุดท้าย คุณจะได้รับเอกสารในรูปแบบ Word และ PDF คุณสามารถแก้ไขและนำเอกสารไปใช้อีกได้