Umowa podnajmu lokalu użytkowego

Co to jest umowa podnajmu lokalu użytkowego?

Umowa podnajmu lokalu użytkowego to dokument, w ramach którego jedna strona umowy oddaje do używania drugiej stronie umowy cudzy lokal, który sama wynajmuje od kogoś innego, na podstawie umowy najmu. Podnajem jest to więc oddanie nieruchomości w dalszy najem. Umowa podnajmu określa wzajemne uprawnienia i obowiązki dotyczące podnajmu cudzego lokalu m.in. zasady utrzymywania lokalu w odpowiednim stanie, płatność czynszu przez podnajemcę itd. W razie oddania lokalu podnajemcy, zarówno najemca, jak i podnajemca ponoszą odpowiedzialność, względem wynajmującego (właściciela lokalu), za używanie lokalu zgodnie z przeznaczeniem, wynikającym z umowy najmu.

Lokal można oddać w podnajem w całości lub w części, jeżeli umowa najmu tego nie zabrania.

Jakie są różne rodzaje umowy podnajmu lokalu?

Umowa podnajmu lokalu może dotyczyć:

• całego lokalu mieszkalnego - lokal powinien być przystosowany na pobyt w nim ludzi;
• części lokalu mieszkalnego np. jednego pokoju - część lokalu powinna być przystosowana na pobyt w niej ludzi;
• całego lokalu użytkowego - lokal powinien być przystosowany do określonej działalności np. prowadzenia sklepu, hali produkcyjnej, magazynu, siedziby firmy itd.;
• części lokalu użytkowego np. jednego biura w lokalu - część podnajmowana powinna być przystosowana do określonej działalności np. prowadzenia sklepu, hali produkcyjnej, magazynu, siedziby firmy itd.

Jaka jest różnica między umową podnajmu lokalu użytkowego a umową najmu lokalu użytkowego?

Zarówno umowa podnajmu lokalu użytkowego, jak i umowa najmu lokalu użytkowego, dotyczą oddania lokalu do użytkowania innej osobie, w zamian za płatność czynszu.

Główna różnica polega na tym, że umowa podnajmu lokalu użytkowego dotyczy oddania do używania cudzego lokalu użytkowego przez dotychczasowego najemcę lokalu. Umowa najmu lokalu użytkowego polega na oddaniu do użytkowania własnego lokalu przez właściciela lokalu.

Czy sporządzenie umowy podnajmu lokalu użytkowego jest obowiązkowe?

Tak, ale jedynie w razie chęci zawarcia umowy podnajmu lokalu użytkowego na czas określony. Brak zachowania formy pisemnej umowy na czas określony oznacza bowiem, że umowa ta będzie traktowana jak umowa podnajmu na czas nieokreślony.

W razie chęci zawarcia umowy podnajmu na czas nieokreślony, nie wymaga się sporządzenia tej umowy na piśmie. Jednakże, spisanie wzajemnych postanowień pomoże zapobiec pojawieniu się ewentualnych przyszłych nieporozumień między stronami bądź je zredukować. Pisemne umowy chronią zarówno najemcę, jak i podnajemcę, ponieważ ustalają na piśmie dokładne zasady, których należy przestrzegać. Ponadto, w razie ewentualnego sporu stron, pisemna umowa podnajmu może zostać wykorzystana jako dowód przed sądem.

Co to jest lokal użytkowy?

Lokal użytkowy to pomieszczenie przeznaczone na cele użytkowe np. w celu prowadzenia działalności produkcyjnej, magazynowej, gospodarczej, siedziby spółek handlowych, stowarzyszeń, fundacji itd. Lokal użytkowy nie nadaje się do celów mieszkalnych.

Co to jest kaucja?

Kaucja to opłata, jaką podnajemca przekazuje najemcy w wyniku zawarcia umowy podnajmu lokalu użytkowego. Stanowi ona zabezpieczenie ewentualnych roszczeń najemcy albo wynajmującego z tytułu podnajmu lokalu użytkowego przez podnajemcę. Wysokość kaucji nie może przekraczać 12-krotności miesięcznego czynszu za lokal. Zwyczajowo wynosi ona równowartość jednomiesięcznego czynszu.

Kaucja zostaje zwrócona podnajemcy po wygaśnięciu umowy podnajmu, jeśli podnajem lokalu przebiegł bez zakłóceń, bez szkód ani bez zaległości pieniężnych. Jeśli jednakże, po zakończeniu umowy podnajmu, strony zauważyłyby, że podnajmowany lokal (lub jego część) ma jakieś widoczne szkody, które nie wynikają z normalnej eksploatacji lub podnajemca nie uiścił wszystkich, wymaganych opłat, za użytkowanie pomieszczenia, w okresie trwania umowy, najemca może potrącić z kaucji wymaganą sumę pieniędzy.

Co to są opłaty eksploatacyjne?

Opłaty eksploatacyjne to opłaty, które podnajemca będzie płacił za podnajem lokalu użytkowego dodatkowo, poza kwotą czynszu np.:

• czynsz administracyjny czyli czynsz za użytkowanie lokalu, który płaci się Wspólnocie Mieszkaniowej lub Spółdzielni Mieszkaniowej;
• opłaty za zużycie wody;
• opłaty za zużycie energii elektrycznej;
• opłaty za zużycie gazu;
• opłaty za korzystanie z internetu i telewizji;
• opłaty za utylizację śmieci.

Jakie są wymagania przed zawarciem umowy podnajmu lokalu użytkowego?

Przed zawarciem umowy podnajmu lokalu użytkowego warto zapoznać się z treścią umowy najmu lokalu użytkowego, który będzie podnajmowany, aby sprawdzić, czy nie został on zakazany w tej umowie.

Ponadto, przed zawarciem umowy podnajmu lokalu użytkowego zaleca się przedstawić podnajemcy świadectwo charakterystyki energetycznej, czyli dokument, który określa wielkość zapotrzebowania na energię, niezbędną do zaspokojenia potrzeb energetycznych, związanych z użytkowaniem budynku lub części budynku.

Kto może sporządzić umowę podnajmu lokalu użytkowego?

Umowę podnajmu lokalu użytkowego sporządza najemca lokalu albo podnajemca lokalu, którymi mogą być każde osoby fizyczne (prywatne), jak również podmioty zorganizowane (np. przedsiębiorca indywidualny, spółka handlowa, podmiot publiczny itd.).

Najemca to osoba, która wynajmuje lokal użytkowy od jego właściciela i w ramach niniejszej umowy odda podnajemcy ten lokal lub jego część w podnajem.

Podnajemca to osoba, biorąca od najemcy lokal użytkowy lub jego część w podnajem. Podnajemca jest zobowiązany płacić czynsz najemcy.

Wlaściciel lokalu (wynajmujący) to osoba, która przekazała najemcy swój lokal do używania, w ramach umowy najmu lokalu użytkowego, zanim najemca zdecydował się na jego podnajem. Właściciel lokalu nie jest więc stroną umowy podnajmu ale powinien być poinformowany przez najemcę o tym, że jego lokal użytkowy zostanie przez najemcę podnajęty. Właściciel może wyrazić sprzeciw na oddanie swojego lokalu w podnajem.

Jaki jest czas trwania umowy podnajmu lokalu użytkowego?

Umowa podnajmu lokalu użytkowego może być zawarta:

• na czas nieokreślony - wygasa w razie jej wypowiedzenia przez jedną ze stron;
• na czas określony - wygasa automatycznie, z upływem okresu, na jaki została zawarta.

W ramach umowy podnajmu na czas określony, strony mogą również zawrzeć postanowienie o możliwości jej wypowiedzenia przed terminem, na jaki została zawarta. Jeśli takiego zapisu nie ma, wówczas umowa ulegnie rozwiązaniu w dniu oznaczonym w umowie, gdyż brak jest wówczas możliwości jej wcześniejszego rozwiązania przez jedną ze stron.

Co należy zrobić po sporządzeniu umowy podnajmu lokalu użytkowego?

Obie strony umowy (najemca i podnajemca) powinny podpisać umowę podnajmu lokalu użytkowego odręcznie albo elektronicznie. Następnie, każda ze stron zachowuje 1 egzemplarz podpisanej umowy we własnej dokumentacji.

W razie chęci zawarcia umowy podnajmu lokalu użytkowego na czas określony, wymagane jest zachowanie formy pisemnej (tj. należy wydrukować umowę w 2 egzemplarzach i odręcznie podpisać przez obie strony) - w razie braku zachowania formy pisemnej, będzie ona bowiem uważana za zawartą na czas nieokreślony.

Przed przekazaniem kluczy podnajemcy, zaleca się sporządzić protokół zdawczo - odbiorczy. Protokół zawiera stan ogólny lokalu użytkowego, jego wyposażenie, stan liczników, określa stan techniczny i stopień zużycia instalacji i urządzeń, znajdujących się w nieruchomości, w dniu wydania lokalu, jak też potwierdza fakt przekazania lokalu podnajemcy. Protokół stanowi również podstawę rozliczeń przy zwrocie lokalu użytkowego. Jest on podstawą dla przejmującego lokal, do ubiegania się o ewentualne roszczenia.

Co należy dołączyć do umowy podnajmu lokalu użytkowego?

Od 28 kwietnia 2023 r. do umowy najmu lokalu użytkowego należy dołączyć świadectwo charakterystyki energetycznej, które określa wielkość zapotrzebowania na energię niezbędną do zaspokojenia potrzeb energetycznych, związanych z użytkowaniem budynku lub części budynku, czyli energii na potrzeby ogrzewania i wentylacji, przygotowania ciepłej wody użytkowej, chłodzenia. Skoro obowiązek dotyczy umów najmu uważa się, że również w razie podnajmu warto przekazać podnajemcy świadectwo charakterystyki energetycznej, otrzymane przez najemcę od wynajmującego.

Dzięki informacjom, zawartym w świadectwie charakterystyki energetycznej podnajemca będzie mógł określić orientacyjne roczne zapotrzebowanie na energię, a tym samym koszt utrzymania, związany ze zużyciem energii.

Świadectwa charakterystyki energetycznej mają pomóc w osiągnięciu unijnych celów redukcji emisji gazów cieplarnianych. Zgodnie ze strategią Europejskiego Zielonego Ładu, cały sektor budowlany powinien osiągnąć neutralność emisyjną do 2050 r.

Czy konieczne jest notarialne poświadczenie umowy podnajmu lokalu użytkowego?

Umowę podnajmu lokalu użytkowego sporządza się w formie pisemnej albo elektronicznej. Oznacza to, że forma notarialna nie jest wymagana dla ważności umowy podnajmu lokalu użytkowego.

Jakie koszty wiążą się z finalizacją umowy podnajmu lokalu użytkowego?

Brak kosztów finalizacji umowy podnajmu lokalu użytkowego. Nie wymaga się formy notarialnej - brak kosztów taksy notarialnej. Nie wymaga się również rejestracji umowy podnajmu lokalu użytkowego - wobec tego brak opłat rejestracyjnych.

Co powinna zawierać umowa podnajmu lokalu użytkowego?

Umowa podnajmu lokalu użytkowego powinna zawierać:

• oznaczenie najemcy i podnajemcy;
• wskazanie przedmiotu umowy tj. czy będzie to podnajem całego lokalu użytkowego czy tylko jego części;
• opis wyposażenia lokalu użytkowego;
• wysokość czynszu oraz pozostałe opłaty eksploatacyjne;
• konieczność wniesienia kaucji;
• czas trwania umowy;
• określenie uprawnień i obowiązków stron umowy np. dokonywania napraw przez podnajemcę;
• podpisy stron.

Kiedy można wypowiedzieć umowę podnajmu lokalu użytkowego?

W razie umowy podnajmu lokalu użytkowego:

• na czas nieokreślony - umowa może zostać wypowiedziana przez każdą ze stron;
• na czas określony - co do zasady brak możliwości wypowiedzenia umowy, chyba że strony zawarły w treści umowy postanowienie o możliwości jej wcześniejszego wypowiedzenia pod konrektnymi warunkami.

Strony mogą także rozwiązać umowę podnajmu lokalu użytkowego, bez zachowania okresów wypowiedzenia, między innymi w następujących sytuacjach:

• gdy podnajemca korzysta z lokalu użytkowego w sposób niezgodny z treścią umowy np. powodując zniszczenia, przekraczające normalnie przyjęte normy zużycia;
• gdy podnajemca, poprzez swoje niewłaściwe zachowanie, czyni korzystanie z innych lokali uciążliwym;
• gdy podnajemca zalega z wnoszeniem rat za czynsz przez kilka, ustalonych w umowie, okresów płatności;
• gdy najemca nie uzyskał wymaganej zgody na podnajem lub oddanie lokalu użytkowego w bezpłatne używanie, a mimo to podnajmuje lokal użytkowy lub oddał lokal użytkowy w bezpłatne używanie osobie trzeciej;
• gdy podnajemca nie uzyskał wymaganych przepisami prawa odpowiednich koncesji, zezwoleń, uzgodnień lub innych decyzji i zgód, wydanych przez właściwe władze, które pozwalałyby mu prowadzić określoną działalność w lokalu użytkowym;
• gdy wynajmujący lub najemca uniemożliwiają podnajemcy korzystanie z lokalu użytkowego;
• jeśli nastąpiły inne, należycie uzasadnione i obiektywnie ważne przyczyny rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia.

Jakie przepisy mają zastosowanie do umowy podnajmu lokalu użytkowego?

Umowa podnajmu lokalu użytkowego lub jego części wynika z art. 668 par. 1 Kodeksu Cywilnego.

Jak edytować wzór?

Wypełnij formularz. Dokument jest redagowany na Twoich oczach w miarę podawania odpowiedzi.

Po zakończeniu, otrzymujesz go w formacie Word i PDF. Możesz go edytować i wykorzystać ponownie.