Estatutos de asociación o corporación

Mediante este documento, un grupo de personas naturales o jurídicas pueden unirse para constituir una asociación o corporación. Las asociaciones o corporaciones son entidades sin ánimo de lucro que se crean para el beneficio de sus afiliados. Los estatutos de una corporación o asociación contienen información esencial sobre la entidad, como su nombre, objetivo, duración y normas para su funcionamiento. Además, establecen los órganos de gobierno que controlan la entidad y las reglas para la toma de decisiones.

Los estatutos son las normas que regulan la toma de decisiones y funcionamiento de la asociación o corporación. Son necesarios para el registro y existencia de la entidad, caracterizada por el cumplimiento de un objeto o fines en beneficio de sus afiliados y en el cual no se reparten utilidades o rendimientos.

No hay diferencia entre una corporación o asociación

Corporación o asociación son nombres que se dan al mismo tipo de entidad: aquella destinada al beneficio de sus miembros, pero sin ánimo de lucro o repartición de utilidades. La selección de uno u otro nombre no tiene efecto alguno en el tipo de entidad o sus obligaciones.

Corporación o asociación son el mismo tipo de entidad.

Diferencia entre una corporación/asociación y una sociedad comercial o empresa

Si bien ambos tipos de entidad tienen en común que generan beneficios para sus miembros o socios, la forma de estos beneficios y el origen de los recursos con que se prestan son diferentes. En una sociedad comercial el principal beneficio para sus socios son las utilidades o rendimientos generados por la empresa. Estos rendimientos o utilidades provienen del desarrollo de la actividad comercial o económica para la cual se haya creado la sociedad. Así, el objetivo en una sociedad comercial los socios buscan obtener utilidades o dividendos destinando una parte de su patrimonio al desarrollo de una actividad comercial a través de una empresa o sociedad.

Por su parte, en las corporaciones o asociaciones los beneficios suelen ser servicios prestados por estas entidades a sus afiliados. La fuente de financiamiento de estos beneficios o servicios es generalmente una cuota de dinero o afiliación pagada por los miembros de la entidad. Así, el objetivo de una corporación o asociación es brindar servicios o beneficios a sus miembros, los cuales destinan un aporte económico para el sostenimiento de la entidad.

Por ejemplo, una sociedad comercial se puede dedicar a la construcción y alquiler canchas de tenis y fútbol, generando con ello ganancias que se reparten entre sus miembros. Por su parte, un grupo de deportistas puede crear una corporación o asociación que, con los aportes de sus miembros, construya una sede deportiva para el uso de sus asociados. Las sedes y demás gastos de la corporación se financian con los aportes de los miembros de la entidad.

Las corporaciones o asociaciones se constituyen para el beneficio de sus miembros, pero no reparten utilidades o sumas de dinero entre estos. Generalmente se financian con cuotas o aportes de sus mismos asociados.
Las sociedades comerciales se constituyen con el objetivo de generar ganancias o utilidades que luego se repartan entre sus socios. Generalmente se crean con un aporte inicial de sus fundadores, pero se espera que su actividad comercial genere los ingresos necesarios para su funcionamiento futuro.

Diferencia entre las fundaciones y las corporaciones o asociaciones

Si bien ambas son entidades sin ánimo de lucro, las fundaciones son entidades dedicadas a la promoción de un bien de interés general o comunitario. Así, por ejemplo, se puede constituir una fundación para la atención de adultos mayores, la promoción de la educación en sectores rurales o la atención de animales abandonados. Por su parte, las asociaciones o corporaciones promueven el bienestar de sus afiliados. Así, por ejemplo, se puede constituir una asociación de egresados para brindar beneficios a sus afiliados, o una asociación de deportistas para facilitar la práctica deportiva entre ellos. Entonces, si la actividad sin ánimo de lucro que se realizará sólo beneficiará a las personas que sean miembros de la entidad, se tratará de una asociación o corporación. Si la actividad será frente a problemáticas o temas de interés general, se tratará de una fundación.

Las corporaciones o asociaciones promueven el bienestar de sus afiliados o miembros, mientras que las fundaciones tienen fines de interés general o social.

Contenido de los estatutos

Los estatutos son fundamentales para la entidad, ya que definen su identidad y funcionamiento. Algunos puntos clave a considerar al diligenciar estos estatutos son:

Nombre, objeto y duración de la entidad

Nombre o razón social

El nombre de la entidad debe ser único y precedido por la palabra corporación o asociación según corresponda. Así, en caso de que la entidad se llame "Sol Naciente" el nombre deberá ser "Corporación Sol Naciente" o "Asociación Sol Naciente" según corresponda. El nombre de la entidad debe ser único, para garantizar que el nombre no haya sido registrado antes puede consultar el registro mercantil en línea y verificar que no haya otras entidades con la misma razón social.

Objeto de la entidad

El objeto de la entidad es su propósito o actividad principal, este debe estar enfocado en el bienestar de sus afiliados en el caso de asociaciones o corporaciones. Al describir esta sección debe ser lo más amplio posible, tratando de abarcar no sólo la actividad principal sino todas las que estén relacionadas o sean necesarias para ello. Esto a fin de que no se requiera modificar los estatutos si la entidad desea iniciar otro tipo de actividades relacionadas con su misión social.

Duración de la entidad

Las asociaciones y corporaciones deben tener un plazo de duración sin que haya límite alguno. La duración de una corporación o asociación puede ser de uno, veinte, cuarenta o más años. Adicionalmente, este plazo se puede extender mediante una reforma a los estatutos.

Órganos de gobierno

Los órganos sociales son los que controlan y administran la entidad. Pueden ser hasta tres (3), la asamblea de asociados o consejo de fundadores, la junta directiva y el representante legal:

Asamblea de Asociados

Es el máximo órgano de la entidad, puede modificar los estatutos, nombrar al representante legal, liquidar la sociedad y en general tomar cualquier decisión sobre la misma, ya sea directamente o delegándola en algún otro órgano. Las reuniones de este órgano de gobierno requieren la presencia de al menos la mitad más uno del total de miembros de la Asamblea, y las decisiones se toman con la mitad más uno de los votos presentes, salvo algunas excepciones como:

• La venta o enajenación de bienes de la entidad que representen una parte importante de su patrimonio.
• La disolución o liquidación de la entidad.

El máximo órgano de gobierno en las corporaciones o asociaciones se llama Asamblea de Asociados.

Junta directiva

La Junta Directiva es un grupo de personas que dirige la entidad por delegación de la Asamblea de Asociados. La junta administra la entidad y supervisa la gestión de los demás órganos, como el representante legal. Así, la junta directiva toma las decisiones que considere necesarias para la adecuada realización de los fines o metas de la entidad, como por ejemplo:

• El nombramiento o remoción del representante legal o su suplente.
• La creación de nuevos cargos o empleos.
• Orientar o dirigir las actuaciones del representante legal.
• Convocar a la Asamblea de Asociados cuando lo consideren pertinente.

Las reuniones de la junta directiva son más frecuentes que las de la Asamblea, pero se rigen por reglas similares. Los miembros de la Junta Directiva son nombrados por la Asamblea de Asociados y pueden ser removidos por este mismo órgano.

La junta directiva es un cuerpo colegiado en el cual la Asamblea de Asociados puede delegar la administración y orientación de la entidad.

Representante legal o Director Ejecutivo

El representante legal actúa en nombre de la entidad y es responsable de su gestión diaria, para las entidades sin ánimo de lucro se le suele dar el cargo de Director Ejecutivo. Puede ser designado por la Asamblea de Asociados o la junta directiva si se cuenta con una.

Al diligenciar este documento se le puede poner un límite a la cuantía de los actos que puede celebrar el representante legal. Es decir, se puede poner un límite al valor de los negocios que el representante puede realizar a nombre de la entidad. Si el representante quisiera hacer un negocio con un valor superior al límite impuesto, deberá obtener autorización de la Asamblea de Asociados o junta directiva.

Adicionalmente se podrá indicar si el nombramiento del representante legal se hará por un tiempo limitado o indefinido. Si el nombramiento se realiza por un tiempo limitado, por ejemplo, un año, al finalizar este plazo deberá ratificarse o confirmarse el nombramiento por otro periodo. Si no se ratifica o confirma el cargo al finalizar su plazo se entenderá que el representante pierde esta calidad.

El representante legal de la entidad recibe normalmente el nombre de director ejecutivo, quien se encarga de celebrar los negocios o contratos en los que toma parte la entidad y representarla en sus diversos asuntos.

Estados financieros, destinación de excedentes, disolución y liquidación

Al finalizar cada año, la entidad debe preparar estados financieros que reflejen su situación económica y financiera. En caso de que al finalizar un año haya utilidades o excedentes, estos deben reinvertirse en el cumplimiento de su objeto social o entrar a formar parte del patrimonio de la entidad. Al tratarse de una entidad sin ánimo de lucro las utilidades que se generen no se pueden repartir entre sus miembros.

La disolución de una entidad sin ánimo de lucro puede ocurrir por diversas causas, como la imposibilidad de cumplir con su objeto o la decisión de sus miembros cuando se trate de corporaciones o asociaciones. En caso de disolución, se debe proceder con la liquidación de la entidad, que será supervisada por la Asamblea de Asociados. Si quedaran bienes tras la liquidación, estos se deben destinar a una entidad sin ánimo de lucro de la misma naturaleza y finalidades, en ningún caso se podrán repartir los bienes restantes entre sus miembros o asociados.

La entidad debe presentar su estado financiero y contable al finalizar cada año. En caso de que haya excedentes o utilidades se deben reinvertir o incorporar al patrimonio de la entidad. Si por cualquier motivo la entidad no puede continuar su actividad se debe liquidar la misma, destinando sus bienes a otra entidad sin ánimo de lucro de objetivos similares.

Cómo usar este documento

Para diligenciar este documento se debe proporcionar la siguiente información:

• Nombre y domicilio de la entidad que se constituye.
• Identificación de los fundadores de la entidad: ya sean personas naturales o jurídicas (empresas, sociedades, fundaciones, entidades, etc). En caso de que se trate de personas jurídicas se deberá además identificar a su representante legal.
• Objeto de la entidad: es decir, el propósito o actividades para las cuales se constituye.
• Patrimonio de la entidad: es decir, los bienes con que cuenta esta al momento de su constitución. Las corporaciones o asociaciones pueden tener patrimonio cero (0) en su constitución.
• Indicar si las actuaciones del representante legal tienen límite de cuantía: es decir, si los actos que pueda realizar en nombre de la entidad sin autorización alguna tendrán un valor máximo.
• Indicar si la entidad tendrá junta directiva.
• Duración de la entidad: la duración de las corporaciones o asociaciones no tiene límite alguno, por lo que podrá indicarse cualquier término.

Después de diligenciar el documento

Una vez diligenciado el formulario deberá ser firmado por los fundadores de la entidad. Una vez firmados los estatutos, estos deberán llevarse a la cámara de comercio junto al acta de constitución para realizar el registro de la entidad. Para ello:

• Deberán ir personalmente el secretario y presidente que figuren en el acta de constitución de la entidad, con ese documento y estos estatutos.
• En caso de que el presidente y secretario no vayan personalmente se deberán autenticar sus firmas en el documento.
• En caso de que se haya nombrado representante legal, suplente o revisor fiscal, se debe llevar copia del documento de identidad de cada uno de estos y tarjeta profesional si aplica. Si alguna de las personas nombrada para estos cargos no firmó el acta de constitución, se deberá aportar una carta de aceptación del cargo.

Estos requisitos son los más comunes, pero la documentación y requisitos específicos pueden variar en las cámaras de comercio, por lo que se deberá consultar la información con la cámara de comercio en la que se vaya a realizar el registro de la entidad.

Legislación aplicable

Código Civil, Título XXXVI — Regulación de las personas jurídicas.

Decreto 2150 de 1995 — Requisitos de reconocimiento de las personas jurídicas.

Decreto 427 de 1996 — Regulación del registro de las personas jurídicas sin ánimo de lucro.

Superintendencia de Sociedades, oficio 220-050053 — En las reuniones de accionista único no es necesario el nombramiento de secretario y presidente.

Cómo modificar el modelo

Completas un formulario. El documento se va redactando ante tus ojos, con base en tus respuestas.

Al finalizar, lo recibirás en los formatos Word y PDF. Puedes modificarlo y volver a utilizarlo.