Acta de constitución de asociación o corporación

El acta de constitución es uno de los documentos requeridos para la creación y registro de una corporación o asociación. Las asociaciones o corporaciones son entidades sin ánimo de lucro que se crean para el beneficio de sus afiliados. El acta de constitución es un documento en que se registra la decisión de crear la entidad sin ánimo de lucro, la identidad de sus fundadores así como los nombramientos de distintos cargos a los que haya lugar.

El acta de constitución, como su nombre lo indica, es el acta de la reunión en que se decide crear la entidad. Este documento y los estatutos de la entidad son los requeridos para realizar el registro de esta ante las cámaras de comercio.

No hay diferencia entre una corporación o asociación

Corporación o asociación son nombres que se dan al mismo tipo de entidad: aquella destinada al beneficio de sus miembros, pero sin ánimo de lucro o repartición de utilidades. La selección de uno u otro nombre no tiene efecto alguno en el tipo de entidad o sus obligaciones.

Corporación o asociación son el mismo tipo de entidad.

Diferencia entre una corporación/asociación y una sociedad comercial o empresa

Si bien ambos tipos de entidad tienen en común que generan beneficios para sus miembros o socios, la forma de estos beneficios y el origen de los recursos con que se prestan son diferentes. En una sociedad comercial el principal beneficio para sus socios son las utilidades o rendimientos generados por la empresa. Estos rendimientos o utilidades provienen del desarrollo de la actividad comercial o económica para la cual se haya creado la sociedad.

Así, el objetivo en una sociedad comercial los socios buscan obtener utilidades o dividendos destinando una parte de su patrimonio al desarrollo de una actividad comercial a través de una empresa o sociedad. Por su parte, en las corporaciones o asociaciones los beneficios suelen ser servicios prestados por estas entidades a sus afiliados. La fuente de financiamiento de estos beneficios o servicios es generalmente una cuota de dinero o afiliación pagada por los miembros de la entidad.

Así, el objetivo de una corporación o asociación es brindar servicios o beneficios a sus miembros, los cuales destinan un aporte económico para el sostenimiento de la entidad.

Por ejemplo, una sociedad comercial se puede dedicar a la construcción y alquiler canchas de tenis y fútbol, generando con ello ganancias que se reparten entre sus miembros. Por su parte, un grupo de deportistas puede crear una corporación o asociación que, con los aportes de sus miembros, construya una sede deportiva para el uso de sus asociados. Las sedes y demás gastos de la corporación se financian con los aportes de los miembros de la entidad.

Las corporaciones o asociaciones se constituyen para el beneficio de sus miembros, pero no reparten utilidades o sumas de dinero entre estos. Generalmente se financian con cuotas o aportes de sus mismos asociados.
Las sociedades comerciales se constituyen con el objetivo de generar ganancias o utilidades que luego se repartan entre sus socios. Generalmente se crean con un aporte inicial de sus fundadores, pero se espera que su actividad comercial genere los ingresos necesarios para su funcionamiento futuro.

Diferencia entre las fundaciones y las corporaciones o asociaciones

Si bien ambas son entidades sin ánimo de lucro, las fundaciones son entidades dedicadas a la promoción de un bien de interés general o comunitario. Así, por ejemplo, se puede constituir una fundación para la atención de adultos mayores, la promoción de la educación en sectores rurales o la atención de animales abandonados. Por su parte, las asociaciones o corporaciones promueven el bienestar de sus afiliados. Así, por ejemplo, se puede constituir una asociación de egresados para brindar beneficios a sus afiliados, o una asociación de deportistas para facilitar la práctica deportiva entre ellos. Entonces, si la actividad sin ánimo de lucro que se realizará sólo beneficiará a las personas que sean miembros de la entidad, se tratará de una asociación o corporación. Si la actividad será frente a problemáticas o temas de interés general, se tratará de una fundación.

Las corporaciones o asociaciones promueven el bienestar de sus afiliados o miembros, mientras que las fundaciones tienen fines de interés general o social.

No es necesaria la realización de una reunión para la elaboración del acta de constitución

Si bien formalmente este documento es el acta de una reunión en que los fundadores de la entidad manifiestan su voluntad de crearla y realizan los nombramientos de representante legal, suplente, revisor y junta directiva si aplica, la práctica general es que los fundadores se ponen de acuerdo en el contenido del acta para que sea firmada por el presidente y secretario que se disponga.

Cómo diligenciar este documento

Para diligenciar este documento se debe proporcionar la siguiente información:

• Nombre, dirección y tipo de entidad que se constituye: ya sea una corporación o asociación. La mayoría de las cámaras de comercio del país en sus páginas web permiten verificar si el nombre que se le dará a la entidad se encuentra disponible.
• Número de creadores de la entidad y su identificación: en caso de que se trate de una persona jurídica (empresa, sociedad, fundación, entidad, etc) se deberá identificar además a su representante legal.
• Identificación del secretario y presidente de la reunión de constitución de la entidad: son las personas que dan fe del contenido del acta y las encargas de realizar el registro de la entidad ante las cámaras de comercio. Por lo general son también fundadores de la entidad.
• Identificación de las personas nombradas para los cargos de representante legal, suplente y revisor fiscal: en caso de que alguna de las personas nombradas no firme el acta de constitución, deberán aceptar su nombramiento mediante un acta de aceptación del cargo.
• Indicar si la entidad tendrá junta directiva: si sí, se deberá proporcionar la identificación de sus miembros.

Después de diligenciar el documento

Una vez diligenciado el formulario deberá ser firmado por el secretario y presidente. Una vez firmada el acta, esta deberá llevarse a la cámara de comercio junto con los estatutos para realizar el registro de la entidad. Para ello:

• Deberán ir personalmente el secretario y presidente que figuren en el acta de constitución de la entidad, con este documento y los estatutos.
• En caso de que el presidente y secretario no vayan personalmente se deberán autenticar sus firmas en el documento.
• En caso de que se haya nombrado representante legal, suplente o revisor fiscal, se debe llevar copia del documento de identidad de cada uno de estos y tarjeta profesional si aplica. Si alguna de las personas nombrada para estos cargos no firmó el acta de constitución, se deberá aportar una carta de aceptación del cargo.

Estos requisitos son los más comunes, pero la documentación y requisitos específicos pueden variar en las cámaras de comercio, por lo que se deberá consultar la información con la cámara de comercio en la que se vaya a realizar el registro de la entidad.

Legislación aplicable

Código Civil, Título XXXVI — Regulación de las personas jurídicas.

Decreto 2150 de 1995 — Requisitos de reconocimiento de las personas jurídicas.

Decreto 427 de 1996 — Regulación del registro de las personas jurídicas sin ánimo de lucro.

Cómo modificar el modelo

Completas un formulario. El documento se va redactando ante tus ojos, con base en tus respuestas.

Al finalizar, lo recibirás en los formatos Word y PDF. Puedes modificarlo y volver a utilizarlo.