Convocatoria de asamblea general de una asociación

¿Qué es la convocatoria a la asamblea general de una asociación?

Este documento permite que la junta directiva u órgano de administración de una asociación convoque o cite a sus asociados para la celebración de la asamblea general, ya sea de carácter ordinaria o extraordinaria.

La comunicación a los asociados de la futura realización de una asamblea es un trámite necesario para su válida celebración. Esta comunicación ha de comunicarse de forma expresa a todos los asociados.

Finalmente, la junta directiva debe tener en cuenta las normas que, a su respecto, establecen los estatutos de la asociación, así como su reglamento de régimen interno. Estas normas son las encargadas de regular el funcionamiento de la asamblea general y, por tanto, de su válida convocatoria.

¿Qué tipos de asambleas generales existen?

Esta convocatoria se puede utilizar para convocar cualquier tipo de reunión de la asamblea general de una asociación:

• La asamblea general ordinaria se reúne una vez al año para debatir y adoptar acuerdos acerca de cuestiones ordinarias o corrientes en la vida de la asociación, como son el examen de las cuentas del ejercicio anterior, de los presupuestos para el ejercicio en curso, de la memoria de actividades y de la gestión de la junta directiva. Además, la asamblea general ordinaria puede adoptar acuerdos sobre cuántos asuntos se incluyan en el orden del día, si estos no están expresamente asignados a una asamblea extraordinaria por los estatutos (p. ej. el nombramiento de cargos del órgano de representación, la modificación de los estatutos de la asociación, etc.).
  
  
• La asamblea general extraordinaria se convoca por la junta directiva para adoptar acuerdos acerca de asuntos relevantes que surgen entre la asamblea ordinaria de un año y la del año siguiente, o que le están expresamente asignados por los estatutos. Por ejemplo, se puede incluir en el orden del día de la convocatoria a una asamblea extraordinaria, el nombramiento de cargos del órgano de representación, la modificación de los estatutos, la propuesta acerca de solicitar la declaración de utilidad pública de la asociación, la disolución de la asociación.

¿En qué se diferencia la convocatoria a la asamblea general y el acta de la asamblea general de una asociación?

El acta de asamblea general de una asociación permite recoger los acuerdos adoptados por los socios reunidos en la asamblea general, mientras que la convocatoria tiene como único objetivo informar a los asociados de la futura celebración de una asamblea general. De esta forma, la asamblea general recogida en la convocatoria no se ha celebrado todavía, mientras que el acta hace referencia al contenido de una reunión de la asamblea general ya ha tenido lugar.

¿La convocatoria a la asamblea general se debe formalizar por escrito?

Sí, esta convocatoria a la asamblea general debe redactarse por escrito para que sea válida, ya que debe quedar constancia escrita de que los asociados han sido notificados de la fecha de celebración de la asamblea general.

¿Quién puede firmar la convocatoria a la asamblea general de una asociación?

Esta convocatoria a la asamblea general debe ser firmada por el presidente de la asociación, es decir, la persona que asume la presidencia de la junta directiva u órgano de administración de la asociación.

¿Quién no puede firmar esta convocatoria a la asamblea general?

No puede hacer uso de esta convocatoria el órgano de administración de las siguientes sociedades mercantiles. En concreto, deberán hacer uso de las siguientes convocatorias:

• Convocatoria a la junta general de una sociedad limitada o anónima.
  
  
• Convocatoria a la junta general de una sociedad limitada profesional.
  
  
• Convocatoria a la reunión de la asamblea general de una cooperativa.

Tampoco pueden hacer uso de esta convocatoria el órgano de administración de las siguientes entidades sin ánimo de lucro, sino que deberán hacer uso de las siguientes convocatorias:

• Convocatoria a la reunión del patronato de una fundación.
  
  
• Convocatoria a la reunión de la asamblea general de los asociados de un club deportivo.

¿Qué es necesario realizar una vez que ha completado esta convocatoria a la asamblea general?

El presidente debe firmar esta convocatoria en la parte final señalada al efecto.

Una vez firmada, la junta directiva de la asociación debe comunicar a los asociados la convocatoria de la asamblea general siguiendo las instrucciones fijadas en sus estatutos. Los estatutos pueden exigir, entre otros, la publicación de la convocatoria en la página web de la asociación o en el tablón de anuncios de su local, o bien su envío por correo postal o electrónico a cada uno de los asociados. En general, el envío de esta convocatoria debe realizarse por un medio que sirva para su prueba posterior de su correcto envío (p. ej. a la cuenta de email facilitada por cada asociado).

Además, la junta directiva debe enviar esta convocatoria a los asociados con el plazo de antelación señalado en los estatutos. En defecto de disposición de los estatutos al respecto, esta convocatoria se debe enviar a los asociados al menos 15 días antes de la fecha de la reunión de la asamblea general.

¿Qué documentos se deben adjuntar esta convocatoria a la asamblea general?

El presidente puede adjuntar libremente los documentos que desee para clarificar el contenido de esta convocatoria de la asamblea general, o para facilitar información sobre alguno de los puntos que se tratarán en la futura reunión de la asamblea general.

¿Es necesario firmar esta convocatoria a la asamblea general ante notario público?

No, no es necesario. Esta convocatoria es válida sin necesidad de elevarla a público entre notario.

¿Qué debe incluir la convocatoria a la asamblea general?

La convocatoria a la asamblea general de una asociación debe incluir los siguientes puntos:

• El nombre o denominación de la asociación que celebrará la reunión de su asamblea general.

• La fecha y hora de la reunión a la asamblea general convocada.

• El lugar en que se reunirá la asamblea general;

• El cargo de la persona o personas que realizan la convocatoria.

• El orden del día, en el que deben figurar los asuntos que se desean discutir en la asamblea general.

• Un formulario de delegación de voto recortable para los asociados que no puedan asistir personalmente a la asamblea general. Este documento permitirá que otro asociado lo represente en la asamblea.

¿Cuál es la legislación aplicable a la convocatoria a la asamblea general de una asociación?

La convocatoria de asamblea general de una asociación se rige por lo previsto en la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación.

Asimismo, se debe tener en cuenta lo establecido en los estatutos y el reglamento interno de la asociación.

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