8 de abril 2024
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8 de abril 2024
Cada vez son más las empresas que deciden preparar un código o reglamento de conducta interna que los empleados y directivos deben respetar en el desarrollo de su labor dentro de una empresa. Ahora bien, ¿hasta qué punto puede ser beneficio para una empresa o negocio la aprobación de este tipo de normas?
En los siguientes apartados, tras definir qué es lo que se considera como "código de conducta", se señalan las principales ventajas derivadas de la firma de este tipo de acuerdos, así como los requisitos necesarios que dichos códigosdeben cumplir para asegurar la obtención de este tipo de ventajas:
El reglamento de conducta interna es un documento privado aprobado por la dirección de una empresa en el que se recogerán los principales valores éticos, principios de funcionamiento y de organización interna de la empresa, así como las pautas de comportamiento exigidas a los empleados y directivos en el desarrollo de su actividad.
De esta forma, los puntos regulados por este reglamento se ceñirán a aspectos éticos y organizativos que afecten a los empleados, así como a la relación entre los empleados y la propia dirección de la empresa. Sin embargo, las reglas de funcionamiento interno y de organización societaria de la empresa (p. ej. las normas para adoptar acuerdos, la composición del órgano de administración, las reglas sobre el funcionamiento de la junta general de la empresa, etc.), se deben recoger en sus estatutos sociales (es decir, en el conjunto de normas de organización de la empresa aprobadas en el momento de su constitución).
Por otro lado, a diferencia de los estatutos de la sociedad antes mencionados, la elaboración de un reglamento interno de conducta no es de carácter obligatorio. De esta forma, la empresa, decidirá libremente si desea redactar y aprobar un código de conducta interna.
Entrando en el punto principal de este artículo, la firma de un código de conducta implica una serie de ventajas desde diversos puntos que se desgranan en los siguientes apartados:
Una de las principales ventajas obvias de la aprobación de este tipo de reglamento es que permite informar de forma clara a los empleados, y a los propios directivos de la empresa, tanto de las normas de conducta y de convivencia que deben respetar durante el desarrollo de su actividad como de las medidas en materia de seguridad en el puesto de trabajo que deberán seguir. De esta forma, se fomenta el cumplimiento de la normativa aplicable, facilitando la guía para la correcta actuación de los empleados y directivos en aquellos casos de duda o en los que no se encuentran específicamente regulados por la legislación laboral actual o por el convenio colectivo aplicable.
La elaboración de este tipo de documento permite sentar los principios éticos generales que deben inspirar la actividad de la empresa, así como la propia filosofía de la empresa (es decir, la forma en la que desea actuar en el desarrollo de su actividad).
Desde un punto de vista práctico, la firma de este tipo de reglamento facilita la correcta actuación de la empresa en el ámbito laboral, estableciendo normas para garantizar unas condiciones adecuadas de trabajo y evita o reduce su posible su responsabilidad en el caso de que sus empleados o directivos lleven a cabo cualquier tipo de actividad ilegal. Los códigos de conducta permiten incluir una regulación general que sirve como guía para el comportamiento adecuado de los empleados, e incluso, como forma para promocionar las buenas conductas dentro de la empresa.
Relacionado con el punto anterior, la introducción de un código de conducta permite establecer mayores medidas de control del cumplimiento de toda la normativa de carácter laboral y de seguridad de los empleados o trabajadores. De esta forma, no solo fija la normativa aplicable dentro de la empresa, sino que servirá para implementar medidas específicas a efectos de verificar que los empleados respetan todas las normas de convivencia y seguridad (p. ej. puede acordar el establecimiento de auditorías periódicas de seguridad con el fin de comprobar que se está cumpliendo de forma adecuada con las normas de comportamiento e higiene recogidas en el código).
La aprobación de este tipo de códigos permite a la empresa demostrar que ha adoptado todas las medidas posibles para garantizar el cumplimiento de la normativa laboral aplicable, es decir, que ha actuado de forma legal y, por tanto, reducir o eliminar las posibles sanciones por los incumplimientos por parte de los trabajadores.
La elaboración de este tipo de documentos puede servir de base para el inicio de un periodo de negociación o de conversación con los empleados con el fin de determinar sus principales inquietudes, así como sus principales intereses (p. ej. a través de esta negociación se puede averiguar que lo que más molesta a los trabajadores es la falta de un sistema de climatización adecuado en la oficina, que los trabajadores desean establecer normas de uso y cuidado de las zonas comunes, etc.).
De esta forma, se facilita una participación de los empleados, permitiendo a la empresa conocer mejor sus inquietudes, así como los aspectos del ambiente laboral que desean mejorar. Esto facilitaría que los trabajadores cumplan con todas estas normas, al no ser fruto de la mera imposición unilateral por parte de la empresa.
Como se ha comentado en los puntos anteriores, esta regulación de las normas de convivencia de los empleados puede suponer una mejora general en el ambiente de trabajo y un aumento en el uso de las medidas de seguridad acordadas, lo cual se puede traducir en una mejora del bienestar de los empleados, así como en una reducción de posibles accidentes. Esto, a su vez, puede conducir a un aumento global de la productividad dentro de la empresa, así como a una caída de costes derivados de las bajas laborales y de las propias sanciones que podría recaer sobre la empresa.
Gracias a la firma de este tipo de documento, los empleados y directivos pueden sentir la existencia de un verdadero interés por parte de la empresa por mejorar el ambiente laboral y su bienestar, ayudando a una reducción de los potenciales conflictos que suelen surgir en el seno de las relaciones laborales así como los posibles accidentes, con los beneficios económicos que ello puede suponer.
Por último, la implementación de estas medidas facilita que la empresa pueda cumplir con toda la normativa aplicable y demuestra su interés por garantizar su cumplimiento, por lo que se reduce el riesgo de ser sancionada por parte de la Administración.
A la hora de determinar o garantizar las potenciales ventajas de la firma de este tipo de documentos, es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:
La redacción del código de conducta se debe realizar de acuerdo con lo dispuesto tanto en el Estatuto de los Trabajadores y restante normativa relacionada, así como con lo establecido en el convenio colectivo aplicable a la empresa o en los propios contratos de trabajo de los empleados. Una vez revisadas las normas que deberá respetar el reglamento, se llevará a cabo su redacción de acuerdo con las necesidades de la empresa.
La redacción de este código de conducta se podrá llevar a cabo de forma flexible, siempre que respete lo establecido en la Ley y en el Convenio colectivo aplicable a la empresa.
En cuanto a su contenido, este documento puede detallar aquellas actividades o conductas que quedan prohibidas a los trabajadores (p. ej. se puede prohibir terminantemente la entrada en las instalaciones sin el debido equipamiento de seguridad, la obligación de pasar determinadas evaluaciones físicas para poder trabajar en las instalaciones de la empresa, etc.).
Asimismo, se podrán recoger puntos que no sean de obligado cumplimiento, sino que se traten más bien de recomendaciones o consejos. Incluso, se podrán enumerar políticas concretas que tenga por objeto el fomento de determinadas conductas positivas por parte de los trabajadores mediante la introducción de incentivos o de medidas de promoción (p. ej. se acuerda la entrega de un premio para aquellos conductores que ahorren más combustible durante su actividad de reparto, se distribuye un dividendo especial para aquellos que cumplan con los objetivos diarios antes de las 17:00 horas, entrega de un incentivo especial a los que recojan su escritorio a la finalización de la jornada laboral, etc.).
Tan importante como la correcta redacción del reglamento de acuerdo con las necesidades de la empresa, es garantizar que lo recogido en el código de conducta se va a aplicar de forma efectiva por parte de la empresa.
Así, en primer lugar, dentro del plan se deben detallar las medidas o actividades que adoptará la empresa para poder descubrir los posibles incumplimientos de lo recogido en el propio código (p. ej. un buzón confidencial para que los empleados puedan presentar denuncias de incumplimientos, el nombramiento de un responsable encargado de verificar el correcto cumplimiento del plan, etc.).
En relación con lo anterior, se detallarán las medidas necesarias que adoptará la empresa para que el código sea conocido por todos los empleados y directivos (p. ej. se enviará por e-mail a los empleados, se subirá a la web de la empresa, etc.). De esta forma, la empresa garantizará que este código es público a los efectos de que los empleados puedan conocerlo y cumplirlos.
En segundo lugar, el plan debe recoger medidas para garantizar el cumplimiento del código, incluyendo las sanciones para aquellos trabajadores que incumplan lo dispuesto en el código de conducta.
La redacción de un reglamento o código de conducta interno de la empresa no es obligatoria, es decir, cada empresa puede libremente decidir si desea llevar a cabo su aprobación o no. Ahora bien, en líneas generales, la aprobación de este tipo de documento presenta una serie de ventajas. Entre estas ventajas, destacan su capacidad para permitir un mejor cumplimiento de la normativa laboral y de seguridad en el trabajo, con la consiguiente reducción de las potenciales multas o sanciones a las que se podría encontrar sujeta la empresa. Asimismo, la preparación de este tipo de documento permitiría una mejora general del ambiente de trabajo general de la empresa.
En todo caso, estas ventajas se podrán obtener únicamente si el documento se elabora teniendo en cuenta las necesidades de la empresa y, además, si se establecen los medios suficientes para permitir su correcta ejecución.