Reglamento de conducta interna para empleados

¿Qué es el reglamento de conducta interna para empleados?

El reglamento de conducta interna para los empleados permite establecer los principales valores éticos, principios de funcionamiento y de organización interna de una empresa, así como pautas de comportamiento exigidas a sus empleados. Así, este reglamento permite regular, de forma específica, todas las actividades que los empleados pueden realizar en el seno de la empresa, así como aquellas obligaciones de los empleados, los principios generales que inspirarán su política de contratación, las ventajas que podrán disfrutar los trabajadores, y la forma en la que se llevará a cabo la gestión del día a día de la empresa, entre otros.

En principio, la elaboración de un reglamento interno de conducta en la empresa no es obligatoria, pero su aprobación puede ayudar a prevenir el incumplimiento de la normativa aplicable (permitiendo así cumplir con los programas de compliance).

Por último, el empleador puede decidir de forma unilateral el establecimiento de un reglamento o código de conducta interna, o aprobar este reglamento previa negociación con los representantes de los trabajadores.

¿En qué se diferencian el reglamento de conducta interna y los estatutos de la sociedad?

Los estatutos sociales recogen las reglas de funcionamiento interno y la organización propia de la empresa como sociedad (p. ej. las normas para adoptar acuerdos, la composición del órgano de administración, etc.), mientras que el reglamento de conducta interna se ciñe a aspectos éticos y organizativos de la relación interna entre los empleados y la empresa.

En todo caso, los estatutos se aplican de forma preferente en aquellas normas o puntos en los que exista cualquier controversia con lo señalado en el reglamento de conducta interna.

¿En qué se diferencia el reglamento de conducta interna y el plan de igualdad?

El plan de igualdad permite que cualquier empleador recoja las medidas que desea impulsar para promocionar la igualdad de género entre sus empleados y evitar posibles las situaciones de discriminación o acoso dentro de un negocio o empresa de acuerdo con lo establecido en la legislación actual. Se trata así de un plan para asegurar el cumplimiento de las medidas de igualdad, que es de obligada aprobación para empresas con más de cincuenta empleados.

En contraposición a lo anterior, el reglamento de conducta interna puede regular cualquier aspecto de la actividad laboral de los trabajadores y, además, se trata de un documento que el empleador puede decidir libremente si desea aprobarlo o no.

¿Es obligatoria la aprobación de un reglamento de conducta interna?

No, no es obligatorio. El empleador puede decidir libremente si desea aprobar este reglamento. Ahora bien, la aprobación de este tipo de reglamento facilita que los empleados cumplan con sus obligaciones, así como sirve como prueba de la buena voluntad del empleador de cumplir con toda la normativa laboral.

En todo caso, todo lo establecido en el reglamento de conducta interna quedará sometido a la legislación laboral, así como a lo dispuesto en el convenio colectivo aplicable en su caso y, por tanto, no podrá contradecir ninguna de estas normas.

¿El reglamento de conducta interna se debe formalizar por escrito?

Sí, el empleador debe preparar este reglamento de conducta interna por escrito para que sea válido, ya que de esta forma se facilita su conocimiento entre los trabajadores.

¿Cómo puede el empleador preparar un reglamento de conducta interna?

El empleador puede preparar este reglamento de dos maneras:

• De forma unilateral por parte del órgano de administración de la empresa en el caso de que sea una sociedad (administrador único, administrador solidario, administradores mancomunados, o el consejo de administración o rector en su caso), o por el empresario en el caso de los empresarios individuales.
  
  
• Previa negociación de su contenido con los representantes de los empleados, que quedarán obligados a cumplir el reglamento.

En todo caso, la aprobación de este reglamento de conducta es una potestad de la dirección de la empresa, por lo que, aunque se lleve a cabo su negociación con los representantes legales de los trabajadores, la dirección de la empresa será la que, en última instancia, decida su aprobación y su contenido final.

¿Quién puede aprobar este reglamento de conducta interna?

Este reglamento de conducta interna puede ser aprobado por cualquier tipo de sociedad o empresa que disponga de empleados, ya sea una sociedad mercantil, como puede ser una sociedad limitada, una sociedad anónima, una sociedad cooperativa, una sociedad colectiva, una sociedad laboral o una sociedad comanditaria.

Asimismo, este reglamento lo puede aprobar asociaciones o fundaciones u otros entes similares que cuenten con empleados y deseen regular sus pautas generales de comportamiento y organización.

¿Cuál es el plazo de duración del reglamento de conducta interna?

El empleador puede preparar un reglamento con una conducta con periodo de duración determinado (p. ej. por 3 años), o bien por un periodo de tiempo indefinido, es decir, sin acordar una fecha de terminación concreta, sino que el reglamento finalizará cuando así lo decida el empleador.

¿Cuándo puede el empleador aprobar un reglamento de conducta interna?

La aprobación de este reglamento de conducta es una potestad de la dirección de la empresa, por lo que, puede llevar a cabo la negociación y firma de un reglamento de conducta interna en cualquier momento. Así, este reglamento puede aportarse tanto en el momento de inicio de la actividad del empleador, como en un momento posterior, cuando así lo desee el empleador.

¿Qué es necesario realizar una vez que ha completado el reglamento de conducta interna?

El reglamento de conducta interno debe ser aprobado por el órgano de administración de la empresa. Así, en el caso de las sociedades mercantiles (sociedades limitadas, sociedades limitadas profesionales y sociedades anónimas, entre otras), el reglamento deberá ser aprobado por el administrador único, por los administradores mancomunados, por un administrador solidario o por la mayoría del consejo de administración, según el tipo de órgano de administración de la sociedad. En todo caso, no es necesaria la firma del documento para su entrada en vigor.

Una vez aprobado, el empleador debe comunicar el contenido de este reglamento a todos los empleados de la empresa a los que será de aplicación, incluyendo a sus representantes legales, así como a los futuros empleados que se incorporen a la empresa.

¿Qué documentos debe adjuntar el empleador al reglamento de conducta interna?

El empleador puede adjuntar libremente los documentos que desee para clarificar el contenido del reglamento o facilitar su interpretación, como puede ser una copia de los acuerdos previos firmados con los representantes de los trabajadores.

¿Es necesario firmar este reglamento de conducta interna ante notario público?

No, no es necesario. El reglamento de régimen interno es un documento privado del empleador que no necesita recogerse en escritura pública.

¿Qué debe incluir el reglamento de conducta interna?

El reglamento de conducta interna para empleados debe regular los siguientes aspectos:

• Los principios generales que inspiran la actividad de la empresa, así como su relación con los empleados.
  
  
• Las normas de uso de la maquinaria y dispositivos de la empresa.
  
  
• Las medidas que seguirá la empresa para la prevención del fraude entre los empleados.
  
  
• Las políticas de la empresa para garantizar la salud y seguridad de los empleados.
  
  
• La regulación de las principales obligaciones de los empleados y normas de comportamiento.
  
• El procedimiento disciplinario para aquellas situaciones en las que se produzca el incumplimiento de lo recogido en el reglamento. Estas medidas serán en todo caso proporcionales al tipo de incumplimiento llevado a cabo por el empleado.

¿Cuál es la legislación aplicable al reglamento de conducta interna para empleados?

El reglamento interno de conducta quedará sujeto a toda la legislación vigente en materia laboral. De esta forma, se regulará de forma general por lo establecido en el Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores y la restante normativa relacionada, así como a lo establecido en el convenio colectivo aplicable en su caso.

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