Carta de autorización de retiro de cesantías

¿Qué es una carta de autorización de retiro de cesantías?

Una carta de autorización de retiro de cesantías es un documento mediante el cual un empleador autoriza a un trabajador a retirar, de manera total o parcial, los fondos acumulados en su cuenta de cesantías ante el fondo correspondiente. Se utiliza cuando el trabajador necesita acceder a sus cesantías por alguna de las causales permitidas por la ley. El objetivo es formalizar la autorización del empleador ante el fondo de cesantías para que este proceda con el desembolso solicitado por el trabajador.

Las cesantías son una prestación social obligatoria que el empleador consigna anualmente a favor del trabajador, con el fin principal de servir como un auxilio económico en caso de desempleo.

¿Es obligatorio tener una carta de autorización de retiro de cesantías?

Sí, es obligatorio presentar una carta de autorización de retiro de cesantías firmada por el empleador para que el fondo de cesantías permita el retiro de estos fondos en los siguientes casos:

• Financiación de vivienda: incluye la compra de vivienda nueva o usada, la compra de lotes de terreno, la construcción de vivienda sobre un lote de propiedad del trabajador, la reparación o mejora de la vivienda del trabajador o del cónyuge y el pago de impuestos, hipotecas u otros gravámenes que afecten a la vivienda del trabajador o su cónyuge.
• Cambio a salario integral: cuando el trabajador empieza a recibir un salario integral, esto es, un salario de al menos 13 salarios mínimos mensuales en que se encuentran ya incluidas las prestaciones sociales (primas y cesantías), recargos nocturnos, dominicales, festivos o nocturnos y las horas extra que se llegaren a generar.
• Sustitución patronal: la sustitución patronal ocurre cuando se cambia el empleador (la persona que contrató al empleado) sin que se cambien las demás circunstancias de trabajo. Por ejemplo, cuando cambia el dueño de un restaurante -o cualquier otro establecimiento de comercio- y el nuevo propietario continúa con el mismo personal sin realizar ningún cambio a las condiciones de trabajo.

En el caso de retiro de cesantías por terminación del contrato de trabajo se requiere prueba de la terminación del contrato, ya sea este documento, una carta de terminación expedida por el empleador, una certificación laboral en que conste la fecha de finalización del contrato o la liquidación expedida al momento de terminación del mismo.

En los casos de retiro de cesantías por estudio o por fallecimiento del trabajador no se requiere autorización o documento alguno por parte del empleador.

¿Qué significa salario integral?

El salario integral es una modalidad de remuneración pactada entre empleador y trabajador que incluye, además del salario ordinario, el valor correspondiente a las prestaciones sociales (como primas y cesantías), recargos por trabajo nocturno, dominical o festivo, y horas extra. Para que un salario sea considerado integral, debe ser de al menos diez salarios mínimos legales mensuales vigentes, más un factor prestacional que no puede ser inferior al 30% de dicha suma (es decir, un total de al menos 13 salarios mínimos).

Cuando un trabajador pasa de un salario ordinario a uno integral, puede solicitar el retiro total de las cesantías acumuladas hasta ese momento, previa autorización del empleador.

¿Qué significa sustitución patronal?

La sustitución patronal ocurre cuando cambia el empleador (la persona natural o jurídica que contrató al empleado) pero la empresa o negocio continúa funcionando y se mantienen las condiciones esenciales del contrato de trabajo. Un ejemplo común es la venta de un establecimiento de comercio donde el nuevo dueño sigue empleando al personal existente.

En caso de sustitución patronal, el trabajador tiene derecho a solicitar el retiro total de sus cesantías acumuladas hasta la fecha de la sustitución, previa autorización del empleador (antiguo o nuevo, según el caso).

¿Qué hacer después de diligenciar la autorización?

Una vez diligenciado el documento este debe ser impreso y firmado por el empleador. El original deberá ser entregado al trabajador, pues algunos fondos de cesantías no aceptan firmas digitales simples o copias del documento. Si el empleador lo desea podrá conservar una copia del documento firmada por el trabajador como constancia de entrega.

Una vez recibido el trabajador debe entregar el documento al fondo de cesantías junto con los demás requisitos necesarios para el trámite. Generalmente estos requisitos son:

• Formulario de retiro: los fondos generalmente solicitan el diligenciamiento de un formulario para dar trámite a la solicitud.
• Retiro para vivienda: promesa de compraventa, certificado de tradición y libertad, contrato de obra, facturas de materiales, estado de cuenta de crédito hipotecario, etc.
• Educación: recibo o comprobante de la matrícula.

En cualquier caso se deberá verificar con el fondo de cesantías los requisitos específicos. En ningún caso se requiere autenticar la autorización para su validez.

¿Es necesario autenticar en notaría la autorización?

No, la carta de autorización de retiro de cesantías no requiere ser autenticada para su validez.

¿Qué documentos se deben anexar a la autorización?

Generalmente los fondos solicitan los siguientes documentos:

• Retiro para vivienda: promesa de compraventa, certificado de tradición y libertad, contrato de obra, facturas de materiales, estado de cuenta de crédito hipotecario, etc.
• Para educación: certificado de la matrícula o recibo de pago.

Sin embargo, los requisitos específicos pueden variar en cada fondo, por lo que se deberá consultar con el respectivo fondo los documentos requeridos.

¿Qué debe contener la autorización de retiro de cesantías?

Una carta de autorización de retiro de cesantías debe incluir la siguiente información esencial:

• Nombre del fondo de cesantías al que se dirige la carta.
• Identificación completa del empleador: nombre o razón social, NIT o documento de identidad, datos de contacto.
• Identificación completa del trabajador: nombre y número de documento de identidad.
• Especificación de si el retiro es total o parcial.
• La causal legal que motiva el retiro: vivienda, educación, salario integral, etc.
• Si el retiro es parcial (generalmente para vivienda o educación), el valor exacto autorizado para retirar.

¿Qué leyes regulan el retiro de cesantías?

La regulación sobre el retiro de cesantías y la necesidad de autorización del empleador se encuentra principalmente en:

• Decreto 1072 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo): específicamente los artículos 2.2.1.3.3, 2.2.1.3.15, 2.2.1.3.16, 2.2.1.3.17, 2.2.1.3.18 y 2.2.1.3.19, que detallan las causales y procedimientos para el retiro parcial y total de cesantías.
• Decreto 1562 de 2019: modifica parcialmente el Decreto 1072 de 2015 en lo referente al retiro de cesantías.
• Ley 1429 de 2010: el artículo 21 modificó el artículo 256 del Código Sustantivo del Trabajo, relacionado con la financiación de vivienda con cesantías.
• Código Sustantivo del Trabajo: contiene disposiciones generales sobre las cesantías como prestación social.

¿Cómo modificar el modelo?

Completas un formulario. El documento se va redactando ante tus ojos, con base en tus respuestas.

Al finalizar, lo recibirás en los formatos Word y PDF. Puedes modificarlo y volver a utilizarlo.