Certificación laboral

¿Qué es una certificación laboral?

Una certificación laboral es un documento que emite un empleador (persona natural o jurídica) para dar constancia de que una persona ha trabajado para él. Este documento sirve como prueba de la relación laboral y detalla información relevante sobre el trabajador, como el tiempo laborado, el cargo, el salario y las funciones desempeñadas. Este documento puede ser solicitado durante la relación laboral para demostrar los ingresos o estabilidad laboral del trabajador, ya sea para trámites financieros o administrativos. También se solicita al finalizar la relación laboral para que el trabajador pueda demostrar su experiencia ante futuros empleadores.

¿Es obligatorio expedir la certificación laboral?

Sí, el empleador no puede negarse a expedir la certificación laboral. Adicionalmente, no basta con expedir un documento en que confirme la vinculación laboral; si el trabajador lo solicita deberá además especificar otras condiciones como el horario o funciones desempeñadas.

¿Qué está prohibido incluir en la certificación laboral?

En una certificación laboral está prohibido incluir información que pueda perjudicar al trabajador, como evaluaciones negativas o motivos de despido por justa causa. El certificado debe limitarse a constatar la relación laboral y los datos relevantes de la misma.

¿Qué hacer después de diligenciar la certificación laboral?

Una vez diligenciada la certificación laboral esta debe ser firmada por el empleador o su representante y entregada al trabajador. Por ejemplo, si el empleador es una persona jurídica (empresa, sociedad, fundación, entidad, etc) la certificación puede ser firmada por recursos humanos o el área de contratación. Los pasos para la entrega dependerán de si se realiza de manera presencial o virtual:

• Presencial: entregar una copia original al trabajador y conservar una copia con fecha y firma del trabajador como constancia de haberla
• Virtual: si se envía por medios digitales (correo electrónico, mensajería instantánea, etc), bastará con el envío.

¿Se debe autenticar en notaría una certificación laboral?

No, la certificación laboral no requiere ser autenticada en notaría para su validez.

¿Qué debe contener una certificación laboral?

Para su validez una certificación laboral debe contener:

• Identificación del empleador: Nombre completo, número de documento de identidad y datos de contacto. Si se trata de una persona jurídica, se debe incluir el NIT y la información del representante legal que firma el certificado.
• Identificación del trabajador: Nombre completo y número de documento de identidad.
• Cargo desempeñado.
• Tiempo de servicio: Fecha de inicio y fecha de finalización (si aplica).
• Salario mensual devengado.

Opcionalmente, se puede incluir:

• Funciones desempeñadas por el trabajador.
• Jornada laboral.
• Logros o aspectos positivos del trabajador.

¿Qué leyes regulan la certificación laboral?

La certificación laboral se halla regulada en el Código Sustantivo del Trabajo y la jurisprudencia constitucional que lo desarrolla, así:

• Código Sustantivo del Trabajo, art. 57.7: establece la obligación del empleador de expedir una certificación laboral al trabajador al finalizar el contrato.
• Sentencia T-163 de 2002 de la Corte Constitucional: establece que la certificación laboral debe incluir las funciones desempeñadas por el trabajador, no solo el cargo y el tiempo laborado.

¿Cómo modificar el modelo?

Completas un formulario. El documento se va redactando ante tus ojos, con base en tus respuestas.

Al finalizar, lo recibirás en los formatos Word y PDF. Puedes modificarlo y volver a utilizarlo.