Ata de reunião

O que é uma ata de reunião?

Uma ata de reunião, é um documento por meio do qual duas ou mais pessoas que se reuniram para tratar de um determinado assunto podem registrar o que foi discutido e o que foi decidido na ocasião.

 

Quais são os diferentes tipos de ata de reunião?

Uma ata de reunião é um documento genérico, que pode ser utilizado para reuniões diversas, como uma reunião entre pessoas interessadas em criar uma empresa ou uma reunião pedagógica de uma escola.

No entanto, há alguns tipos de reuniões (que a depender do caso também podem se chamar "assembleia") que possuem ocorrência prevista em lei, relacionada a determinadas atividades ou tipos de pessoas jurídicas, que devem ser registrados em formas específicas de atas, como:

• ata de assembleia geral de constituição de associação: este tipo de ata de assembleia é utilizada pelos fundadores de uma associação no momento de criá-la e de criar o seu estatuto social;
  
  
• ata de assembleia geral de constituição de condomínio: este tipo de ata é utilizado para se criar um condomínio (de casas ou apartamentos, por exemplo), aprovando, na mesma oportunidade, uma convenção de condomínio e um regimento interno, se for o caso;
  
  
• ata de assembleia ou reunião de sócios (sociedade limitada): este tipo de ata de reunião ou de assembleia (o nome varia conforme o tipo de formalidade exigida para cada uma delas) é utilizada, pelas sociedades limitadas, para registrar as deliberações dos sócios sobre questões relativas ao seu funcionamento, como a alteração do contrato social da sociedade, a eleição dos administradores, a aprovação de contas da sociedade etc.;
  
  
• ata de assembleia geral ordinária (sociedade anônima fechada): este tipo de ata, de sociedades anônimas que não possuam ações negociadas na bolsa de valores, é utilizada para que os acionistas deliberem sobre assuntos específicos e periódicos previstos em lei, como aprovação das contas dos administradores, distribuição de lucros, eleição de administradores etc.

 

O que não pode faltar em uma ata de reunião?

Uma ata de reunião deve conter as seguintes informações:

• Data, hora e local: deve-se informar os dados para que possam identificar aquela reunião, como a data, a hora de início e o endereço completo de realização;
  
  
• Convocação: deve-se informar por qual meio os participantes da reunião tiveram ciência da sua realização e foram chamados (convocados) para participar, bem como quem foi o responsável por realizar essa convocação;
  
  
• Participantes: é necessário informar quantas e quais pessoas participaram da reunião, identificando-os por nome e número de CPF;
  
  
• Pauta e deliberações: deve-se informar os assuntos objeto de discussão entre os participantes, se houve e qual foi eventual discussão (pontos de consideração ou discordância) e, por fim, quais foram as decisões tomadas e quantos foram os participantes que aprovaram cada decisão.
  
  

O que não é permitido em uma ata de reunião?

Não é permitido que o documento estabeleça direitos, obrigações ou procedimentos que contrariem ou tentem prevalecer sobre a legislação brasileira.

 

Quais são os pré-requisitos de uma ata de reunião?

Antes da realização da ata de reunião, deve-se garantir que os procedimentos necessários para a realização da reunião foram cumpridos, tais como: envio, com antecedência, de convocação para os participantes; verificação da quantidade mínima (se houver) de participantes necessários para iniciar a reunião; e cumprimento de algum requisito legal ou contratual, a depender da finalidade de uso da ata de reunião.

 

Quem assina uma ata de reunião?

Uma ata de reunião deve ser assinada, de forma física ou eletrônica, por todos os participantes da reunião, que poderão assinar por si mesmos ou poderão ser representados por um procurador, com poderes específicos para o ato.

Se física, o documento deverá ser impresso e disponibilizado para que todos possam assiná-lo. Se eletrônica, o documento deve ser enviado a todos os participantes por meio do sistema de preferência do interessado.

 

O que deve ser feito depois que a ata de reunião estiver pronta?

Após a elaboração do documento, em caso de assinatura eletrônica, uma cópia do arquivo da ata de reunião deverá ser enviada aos participantes e, se for o caso, ao terceiro que a solicita.

Em caso de assinatura física, o documento deverá ser impresso em número de vias igual ao de participantes ou, se houver a necessidade de envio de original a um terceiro, em um número acima.

É possível também que o documento seja impresso em pelo menos 2 vias: uma a ser enviada em caso de solicitação por terceiros de documento original e outro para ser armazenado com um dos participantes. Neste caso, os demais podem obter uma cópia do respectivo documento.

A escolha por cada forma pode variar a depender do uso do documento.

 

Quais documentos devem ser anexado à ata de reunião?

Não é necessário anexar nenhum documento à ata de reunião para sua validade.

No entanto, caso a reunião tenha envolvido a deliberação sobre algum documento, este deverá ser anexado à ata.

 

É necessário reconhecer firma na ata de reunião?

Não é necessário o reconhecimento de firma na ata de reunião para sua validade, mas as partes poderão fazê-lo se quiserem.

 

É necessário registrar a ata de reunião em cartório?

A ata de reunião, para que tenha validade e produza seus efeitos, não precisa ser registrada. No entanto, caso seja a vontade das partes, poderá ser registrado para que tenha efeitos perante terceiros.

 

Quanto custa para formalizar uma ata de reunião?

Para a formalização da ata de reunião, não há custos obrigatórios associados.

No entanto, caso as partes optem por realizar o reconhecimento de firma das assinaturas ou o registro, o valor poderá ser verificado junto ao cartório de preferência, consultando-se as tabelas de valores definidos por cada Estado.

 

Quais são as leis aplicáveis à ata de reunião?

Não há uma lei que regule, de forma geral, a ata de reunião. As relações de direito privado, porém, são regidas principalmente pelo Código Civil (Lei federal n. 10.406, de 10 de janeiro de 2002).

Como editar o modelo?

Você preenche um formulário. O documento é redigido diante dos seus olhos, conforme as suas respostas.

No fim, você o recebe nos formatos Word e PDF. Você pode editá-lo e reutilizá-lo.