Ata de assembleia geral de constituição de associação

O que é uma ata de assembleia geral de constituição de associação?

Por meio da ata de assembleia geral de constituição de associação, são registrados os principais acontecimentos e decisões tomadas durante a reunião realizada para a criação de uma associação.

Para que a associação seja regularmente constituída, os interessados - que serão, a partir de então, chamados de associados fundadores - devem, nesta primeira assembleia geral, aprovar o texto de seu estatuto. Também será nesta reunião que serão eleitos os membros da administração, tais como o presidente, o secretário, o tesoureiro e o conselho fiscal.

Quais são os diferentes tipos de ata?

Uma ata de reunião é um documento genérico, que pode ser utilizado para reuniões diversas, como uma reunião entre pessoas interessadas em criar uma empresa ou uma reunião pedagógica de uma escola.

No entanto, há alguns tipos de reuniões (que a depender do caso também podem se chamar "assembleia") que possuem ocorrência prevista em lei, relacionada a determinadas atividades ou tipos de pessoas jurídicas, que devem ser registrados em formas específicas de atas, como:

• ata de assembleia geral de constituição de associação: este tipo de ata de assembleia é utilizada pelos fundadores de uma associação no momento de criá-la e de criar o seu estatuto social;
  
  
• ata de assembleia geral de constituição de condomínio: este tipo de ata é utilizado para se criar um condomínio (de casas ou apartamentos, por exemplo), aprovando, na mesma oportunidade, uma convenção de condomínio e um regimento interno, se for o caso;
  
  
• ata de assembleia ou reunião de sócios (sociedade limitada): este tipo de ata de reunião ou de assembleia (o nome varia conforme o tipo de formalidade exigida para cada uma delas) é utilizada, pelas sociedades limitadas, para registrar as deliberações dos sócios sobre questões relativas ao seu funcionamento, como a alteração do contrato social da sociedade, a eleição dos administradores, a aprovação de contas da sociedade etc.;
  
  
• ata de assembleia geral ordinária (sociedade anônima fechada): este tipo de ata, de sociedades anônimas que não possuam ações negociadas na bolsa de valores, é utilizada para que os acionistas deliberem sobre assuntos específicos e periódicos previstos em lei, como aprovação das contas dos administradores, distribuição de lucros, eleição de administradores etc.

É obrigatório fazer uma ata de assembleia geral de constituição de associação por escrito?

O documento deve ser feito por escrito e deve ser registrado juntamente com o estatuto da associação em um cartório de registro civil das pessoas jurídicas.

O que não pode faltar em uma ata de assembleia geral de constituição de associação?

Uma ata de assembleia geral de constituição de associação deve conter as seguintes informações:

• a data, a hora e o local de realização da assembleia;
• a assinatura, na própria ata, do presidente e do secretário da assembleia;
• a aprovação do estatuto;
• a eleição e a posse dos cargos diretivos;
• os demais assuntos objeto de discussão entre os participantes e as decisões por eles tomadas.

A ata deverá ainda ser acompanhada, ao menos, de uma lista de presença com os dados de qualificação de todos os presentes, bem como do estatuto aprovado.

Quem assina uma ata de assembleia geral de constituição de associação?

Uma ata de assembleia geral de constituição de associação deve ser assinada, de forma física ou eletrônica, por todos os participantes da assembleia, que poderão assinar por si mesmos ou poderão ser representados por um procurador, com poderes específicos para o ato.

Se física, o documento deverá ser impresso e disponibilizado para que todos possam assiná-lo. Se eletrônica, o documento deve ser enviado a todos os participantes por meio do sistema de preferência do interessado. Como a ata de assembleia geral será levada a registro, é importante que as assinaturas eletrônicas possam ser validadas no "Verificador ITI".

Não é permitido misturar assinaturas físicas e assinaturas eletrônicas em um mesmo documento.

O que deve ser feito depois que a ata de assembleia geral de constituição de associação estiver pronta?

No início da assembleia geral, devem ser escolhidos o seu presidente - que irá organizar o desenvolvimento dos trabalhos, durante a reunião - e o secretário - que será responsável por redigir e assinar, ao final, a ata.

O modelo deve ser preenchido, pelo secretário, com os principais fatos, falas e deliberações realizadas durante a assembleia geral. Deve-se, também, registrar o resultado das votações, com os respectivos números de votos contrários e favoráveis, bem como as abstenções. As votações devem respeitar as regras legais específicas sobre quórum.

Ao final do documento, deve-se anexar uma lista de presença, contendo a qualificação (para as pessoas físicas: nome, estado civil, profissão, nacionalidade, documento de identificação e órgão expedidor, número de CPF, endereço, data de nascimento; para as pessoas jurídicas: nome, endereço completo, número do CNPJ, número do NIRE ou do registro no Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas) e a assinatura de todas as pessoas presentes durante a assembleia geral.

A ata é parte integrante do estatuto da associação e deve ser, juntamente com ela, registrada no cartório de registro civil das pessoas jurídicas.

Quais documentos devem ser anexados a uma ata de assembleia geral de constituição de associação?

A ata de assembleia geral de constituição de associação deve ser, em geral, acompanhada dos seguintes documentos:

• Versão original do estatuto aprovado;
• Lista de presença devidamente assinada;
• Requerimento de registro, a ser apresentado ao cartório;
• Documento Básico de Entrada (DBE) expedido pela Receita Federal do Brasil.

É possível que o cartório exija outros documentos, de modo que o interessado deverá consultá-lo antes de apresentar o pedido de registro.

É necessário reconhecer firma na ata de assembleia geral de constituição de associação?

A ata deve ser assinada pelo presidente e pelo secretário, e a lista de presença (que é um documento à parte) deve ser assinada por todos os presentes. O reconhecimento de firma, a princípio, não é obrigatório, mas pode ser exigido pelo cartório de registro civil das pessoas jurídicas. Além disso, o procedimento pode ser utilizado sempre que as partes quiserem ter segurança quanto à autenticidade das assinaturas.

O procedimento de reconhecimento de firma é feito junto a um cartório de notas e é pago, sendo que o preço varia de acordo com o local no qual o cartório se localiza.

É necessário registrar a ata de assembleia geral de constituição de associação?

A ata deve ser registrada no cartório de registro civil das pessoas jurídicas competente para o local no qual a associação terá sua sede juntamente com o estatuto da associação e com a lista de presença. Só com o registro a associação passará a estar legalmente constituída, ou seja, passará a existir formalmente.

O procedimento de registro é pago e seus pré-requisitos devem ser previamente consultados junto ao cartório.

Quais leis são aplicáveis à ata de assembleia geral de constituição de associação?

As associações civis estão reguladas no Código Civil (Lei Federal n.10.406, de 10 de janeiro de 2002), nos arts. 53 a 61.

Como editar o modelo?

Você preenche um formulário. O documento é redigido diante dos seus olhos, conforme as suas respostas.

No fim, você o recebe nos formatos Word e PDF. Você pode editá-lo e reutilizá-lo.