หนังสือรับเข้าทำงาน

หนังสือรับเข้าทำงานคืออะไร

หนังสือตอบรับเข้าทำงาน หรือหนังสือรับเข้าทำงาน (Employment/Job Offer Letter) คือ หนังสือที่ออกโดยผู้ที่จะเป็นนายจ้าง โดยออกให้แก่ผู้ที่มาสมัครเข้าทำงานกับตน เพื่อแสดงเจตนาว่านายจ้างมีความประสงค์จะรับผู้สมัครดังกล่าวเข้าทำงานเป็นพนักงาน/ลูกจ้างด้วยเงื่อนไขการจ้างงานที่ระบุไว้ในหนังสือรับเข้าทำงาน (เช่น ตำแหน่งงาน ค่าตอบแทน สิทธิประโยชน์) เพื่อให้ผู้สมัครได้พิจารณาและตอบรับข้อเสนอดังกล่าว และเข้าเริ่มทำงานให้กับนายจ้าง

หนังสือรับเข้าทำงานมีลักษณะใดบ้าง

หนังสือรับเข้าทำงานอาจแบ่งตามลักษณะของคำเสนอ/ข้อเสนอได้ 2 ลักษณะ ดังต่อไปนี้

• คำเสนอ/ข้อเสนอรับเข้าทำงานแบบมีเงื่อนไข โดยนายจ้างอาจกำหนดเงื่อนไขในการรับผู้สมัครเข้าทำงานและผู้สมัครจำเป็นต้องดำเนินการตามเงื่อนไขที่นายจ้างกำหนดนั้นให้ครบถ้วนก่อนนายจ้างจึงจะรับผู้สมัครเข้าทำงาน (เช่น กำหนดให้ผู้สมัครต้องตรวจสุขภาพและมีใบรับรองแพทย์ว่าสุขภาพแข็งแรงก่อน กำหนดให้ผู้สมัครต้องส่งใบสำคัญการศึกษาและใบผ่านงานเพิ่มเติมเพื่อตรวจสอบก่อน กำหนดให้ผู้สมัครต้องเรียนจบหรืออบรมหลักสูตรเพิ่มเติมก่อน กำหนดให้ผู้สมัครต้องมีใบอนุญาตทำงาน/Work Permit ก่อน)
• คำเสนอ/ข้อเสนอรับเข้าทำงานแบบไม่มีเงื่อนไข โดยนายจ้างไม่ได้กำหนดเงื่อนไขที่ผู้สมัครจำเป็นต้องดำเนินการก่อนในการรับผู้สมัครเข้าทำงาน ในกรณีเช่นนี้ ผู้สมัครอาจพิจารณาลงนามตอบรับ/ยืนยันตกลงเข้าทำงานกับนายจ้างได้เลย หากมีความประสงค์จะเข้าทำงานตามคำเสนอ/ข้อเสนอในหนังสือรับเข้าทำงาน
  
  

จำเป็นต้องทำหนังสือรับเข้าทำงาน หรือไม่

ไม่จำเป็น กฎหมายไม่ได้กำหนดให้นายจ้างต้องจัดทำหนังสือรับเข้าทำงานในการรับพนักงาน/ลูกจ้างเข้าทำงาน

อย่างไรก็ดี เพื่อรักษาผลประโยชน์และความเข้าใจที่ตรงกันของคู่สัญญาทั้ง 2 ฝ่าย และเพื่อแจ้งให้แก่ผู้สมัครทราบถึงข้อตกลงสำคัญเกี่ยวกับการจ้างงานที่ชัดเจนและครบถ้วน (เช่น ตำแหน่งงาน ค่าตอบแทน สิทธิประโยชน์ และสวัสดิการ โบนัส ระยะเวลาการทำงาน สถานที่ทำงาน วันและเวลาทำงาน วันหยุดและวันลา และการทดลองงาน) นายจ้างอาจพิจารณาจัดทำหนังสือรับเข้าทำงานเป็นลายลักษณ์อักษร และลงนามโดยนายจ้าง

ต้องระบุข้อมูลสำคัญใดบ้างลงในหนังสือรับเข้าทำงาน

นายจ้างควรระบุรายละเอียดและข้อความสำคัญในหนังสือรับเข้าทำงาน ดังต่อไปนี้

• ผู้สมัคร เช่น ชื่อ นามสกุล ที่อยู่ของผู้สมัครที่นายจ้างมีความประสงค์จะรับเข้าทำงาน
• รายละเอียดการจ้างงาน เช่น ลักษณะการจ้าง ตำแหน่งงาน ค่าตอบแทน สิทธิประโยชน์ สวัสดิการ โบนัส ระยะเวลาการจ้าง วันที่เริ่มทำงาน สถานที่ทำงาน วันและเวลาทำงาน วันหยุดและวันลา การทดลองงาน (ถ้ามี)
• ข้อกำหนดอื่นๆ (ถ้ามี) เช่น เงื่อนไขการรับเข้าทำงาน กำหนดระยะเวลาตอบรับ
  
  

ไม่ควรระบุ/กำหนดข้อมูลลักษณะใดลงในหนังสือรับเข้าทำงาน

เนื่องจากการจ้างแรงงานตกอยู่ภายใต้กฎหมายแรงงานที่มีหลักสำคัญอยู่ที่การคุ้มครองพนักงาน/ลูกจ้างซึ่งคู่สัญญาไม่สามารถตกลงให้แตกต่าง หรือยกเว้นข้อกฎหมายดังกล่าวอันทำให้พนักงาน/ลูกจ้างได้รับประโยชน์น้อยไปกว่าที่กฎหมายกำหนดไว้ได้ นายจ้างอาจจำเป็นต้องพิจารณากำหนดตกลงสิทธิและหน้าที่ของคู่สัญญา รวมถึงข้อจำกัดต่างๆ ให้สอดคล้องตามกฎหมายแรงงานโดยเฉพาะ

นายจ้างจึงไม่ควรระบุ/กำหนดข้อตกลงเกี่ยวกับการจ้างที่ขัดต่อกฎหมายแรงงานลงในหนังสือรับเข้าทำงาน โดยเฉพาะข้อตกลงเกี่ยวกับการจ้างที่ทำให้พนักงาน/ลูกจ้างได้รับประโยชน์น้อยไปกว่าที่กฎหมายกำหนดไว้ เช่น

• พนักงาน/ลูกจ้างต้องไม่ใช่ผู้เยาว์/เด็กที่อายุต่ำกว่า 15 (สิบห้า) ปี
• ค่าจ้างที่พนักงาน/ลูกจ้างได้รับจะต้องไม่ต่ำกว่าอัตราค่าจ้างขั้นต่ำที่กฎหมายกำหนดในแต่ละพื้นที่และในแต่ละอาชีพ
• จำนวนชั่วโมงทำงานปกติที่พนักงาน/ลูกจ้างต้องทำงานปกติต่อสัปดาห์ต้องไม่เกินกว่า 48 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ และไม่เกินวันละ 8 ชั่วโมง สำหรับงานทั่วไป หรือไม่เกินกว่า 42 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ และไม่เกินวันละ 7 ชั่วโมง สำหรับงานที่อาจเป็นอันตรายต่อสุขภาพและความปลอดภัยของลูกจ้าง
• สิทธิในวันหยุดประจำสัปดาห์ วันหยุดประจำปี วันลาในกรณีต่างๆ (เช่น การลาป่วย ลาคลอด)
• สิทธิในการได้รับค่าชดเชยกรณีเลิกจ้าง/สิ้นสุดสัญญา

นอกจากนี้ ในกรณีที่ได้มีการพูดคุยหรือตกลงกันเกี่ยวกับรายละเอียดการจ้างทางวาจาแล้ว (เช่น ในขณะสัมภาษณ์งาน) รายละเอียดการจ้างในหนังสือรับเข้าทำงานก็ควรจะสอดคล้องและเป็นไปตามรายละเอียดการจ้างที่ได้ตกลงกันทางวาจาด้วย เพื่อแสดงถึงความจริงใจและมารยาททางธุรกิจ หรือหากมีความจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงรายละเอียดการจ้าง นายจ้างก็ควรแจ้งสาเหตุและความจำเป็นให้ผู้สมัครทราบด้วย

จำเป็นจะต้องดำเนินการอย่างไรก่อนทำหนังสือรับเข้าทำงาน

คู่สัญญาไม่จำเป็นจะต้องดำเนินการใดๆ ก่อนตามกฎหมายในการจัดทำหนังสือรับเข้าทำงาน

อย่างไรก็ดี ก่อนการจัดทำหนังสือรับเข้าทำงาน นายจ้างอาจตรวจสอบให้มั่นใจว่าผู้สมัครเป็นพนักงาน/ลูกจ้างมีคุณสมบัติ ความรู้ ความสามารถตรงตามที่นายจ้างต้องการ และสามารถปฏิบัติงานตามขอบเขตที่ได้รับมอบหมายได้ (เช่น การตรวจสอบประวัติการทำงาน ประวัติการศึกษา ประวัติอาชญากรรม) ทั้งนี้ เนื่องจากหนังสือรับเข้าทำงานถือเป็นคำเสนอตามกฎหมาย ในกรณีที่ผู้สมัครตอบรับข้อเสนอดังกล่าว นายจ้างย่อมมีหน้าที่ต้องผูกพันตามข้อเสนอที่ตนได้ระบุไว้ในหนังสือรับเข้าทำงานฉบับดังกล่าว

หนังสือรับเข้าทำงานเกี่ยวข้องกับใครบ้าง

บุคคลที่เกี่ยวข้องกับการจัดทำหนังสือรับเข้าทำงาน ได้แก่

• นายจ้าง (เช่น บุคคลที่ว่าจ้างลูกจ้างให้ทำงานให้กับตนและจ่ายค่าจ้างให้แก่ลูกจ้าง) ตัวแทนผู้มีอำนาจของนายจ้าง (เช่น กรรมการ หุ้นส่วนผู้จัดการ) หรือตัวแทนที่นายจ้างมอบหมายให้รับผิดชอบเกี่ยวกับการรับพนักงาน/ลูกจ้างเข้าทำงาน (เช่น ผู้จัดการ/ผู้อำนวยการฝ่ายบุคคล) ซึ่งเป็นผู้จัดทำและลงนามในหนังสือรับเข้าทำงาน
• ผู้สมัครเป็นพนักงาน/ลูกจ้าง (เช่น บุคคลซึ่งนายจ้างต้องการจะรับเข้าทำงานและกำลังจะมีสถานะเป็นพนักงาน/ลูกจ้าง) ซึ่งเป็นผู้ได้รับหนังสือรับเข้าทำงานและนำไปพิจารณาตัดสินใจลงนามตอบรับ/ยืนยันตกลงเข้าทำงานกับนายจ้างต่อไป
  
  

บุคคลใดไม่สามารถลงนามและ/หรือเข้าทำหนังสือรับเข้าทำงาน

นายจ้าง (เช่น บุคคลที่ว่าจ้างลูกจ้างให้ทำงานให้กับตนและจ่ายค่าจ้างให้แก่ลูกจ้าง) ตัวแทนผู้มีอำนาจของนายจ้าง (เช่น กรรมการ หุ้นส่วนผู้จัดการ) หรือตัวแทนที่นายจ้างมอบหมายให้รับผิดชอบเกี่ยวกับการรับพนักงาน/ลูกจ้างเข้าทำงาน (เช่น ผู้จัดการ/ผู้อำนวยการฝ่ายบุคคล) เท่านั้น ที่ควรเป็นผู้ลงนามในหนังสือรับเข้าทำงาน

นอกจากนี้ เนื่องจากกฎหมายคุ้มครองแรงงงาน ห้ามนายจ้างว่าจ้างผู้เยาว์/เด็กอายุต่ำกว่า 15 (สิบห้า) ปี เป็นลูกจ้างหรือให้ทำงานให้กับตนเพื่อค่าตอบแทน หากนายจ้างฝ่าฝืน นายจ้างอาจมีโทษทางอาญา (เช่น ปรับ จำคุก) นายจ้างจึงไม่สามารถรับผู้สมัครซึ่งเป็นผู้เยาว์/เด็กอายุต่ำกว่า 15 (สิบห้า) ปี เข้าทำงานได้

ในกรณีที่ผู้สมัครเป็นผู้เยาว์/เด็ก (เช่น ผู้ที่มีอายุตั้งแต่ 15 ปี แต่ยังไม่ครบ 20 ปีบริบูรณ์) ซึ่งอาจจำเป็นต้องได้รับความยินยอมจากผู้ปกครองให้ผู้เยาว์/เด็กกระทำการต่างๆ (เช่น การเข้าทำงานกับนายจ้าง หรือการเข้าทำนิติกรรมต่างๆ) ผู้ปกครองอาจจัดทำหนังสือยินยอมให้เด็กทำงานเพื่อแสดงความยินยอมให้ผู้เยาว์/เด็กนั้นทำงานกับนายจ้าง

ควรกำหนดระยะเวลาของหนังสือรับเข้าทำงาน อย่างไร

นายจ้างอาจกำหนดระยะเวลาตอบรับข้อเสนอตามที่นายจ้างเห็นสมควรไว้ในหนังสือรับเข้าทำงานด้วยก็ได้

ในกรณีที่ผู้สมัครไม่ตอบรับข้อเสนอภายในระยะเวลาที่กำหนดดังกล่าว นายจ้างย่อมมีสิทธิเปลี่ยนแปลงและ/หรือยกเลิกข้อเสนอการรับเข้าทำงานและข้อตกลงเกี่ยวกับการจ้างงานที่เสนอไว้ในหนังสือรับเข้าทำงานได้

จะต้องทำอย่างไรต่อหลังจากที่ลงนามในหนังสือรับเข้าทำงานแล้ว

นายจ้างควรจัดทำหนังสือรับเข้าทำงานเป็นลายลักษณ์อักษร และให้นายจ้างหรือตัวแทนผู้มีอำนาจของนายจ้างลงนามในหนังสือรับเข้าทำงานฉบับดังกล่าวให้เรียบร้อย

เมื่อจัดทำและลงนามในหนังสือรับเข้าทำงานเรียบร้อยแล้ว นายจ้างอาจพิจารณาดำเนินการ ดังต่อไปนี้

• นายจ้างอาจจัดเก็บสำเนาหนังสือรับเข้าทำงานนั้นไว้ ณ สถานประกอบกิจการหรือสำนักงานของนายจ้างเพื่อการอ้างอิง
• นายจ้างนำส่งหนังสือรับเข้าทำงานให้แก่ผู้สมัครที่นายจ้างจะรับเข้ามาทำงานเป็นพนักงาน/ลูกจ้าง เพื่อให้บุคคลดังกล่าวพิจารณาลงนามตอบรับ/ยืนยันตกลงเข้าทำงานกับนายจ้างต่อไป
• ในกรณีที่ผู้สมัครตอบรับ/ยืนยันตกลงเข้าทำงานกับนายจ้างและคู่สัญญาทั้ง 2 ฝ่ายได้เจรจา/ตกลงรายละเอียดเงื่อนไขการจ้างจนเป็นที่สิ้นสุดแล้ว นายจ้างและพนักงาน/ลูกจ้างอาจพิจารณาจัดทำสัญญาจ้างแรงงานเป็นลายลักษณ์อักษรที่มีความละเอียดและครบถ้วนมากขึ้น ต่อไป เช่น สัญญาจ้างแรงงาน สัญญาจ้างแรงงานโดยการทำงานที่บ้าน (Work from Home) สัญญาจ้างพนักงานประเภทไม่เต็มเวลา (Part-time) แล้วแต่กรณี
  
  

หนังสือรับเข้าทำงานจำเป็นจะต้องจดทะเบียนกับหน่วยงานของรัฐที่เกี่ยวข้อง หรือไม่

นายจ้างไม่จำเป็นจะต้องดำเนินการจดทะเบียนกับหน่วยงานของรัฐที่เกี่ยวข้องใดๆ ในการจัดทำหนังสือรับเข้าทำงาน

อย่างไรก็ดี เมื่อนายจ้างรับพนักงาน/ลูกจ้างเข้าทำงาน นายจ้างอาจมีหน้าที่ต้องขึ้นทะเบียนนายจ้างและแจ้งขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน/ลูกจ้างต่อสำนักงานประกันสังคมภายในระยะเวลาที่กำหนด และหน้าที่นำส่งเงินสมทบทั้งส่วนของนายจ้างและส่วนของลูกจ้างให้แก่สำนักงานประกันสังคมประจำทุกเดือน

มีค่าใช้จ่ายใดบ้างที่เกี่ยวข้องในการจัดทำหนังสือรับเข้าทำงาน

นายจ้างไม่มีค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องโดยตรงในการจัดทำหนังสือรับเข้าทำงาน

อย่างไรก็ดี เมื่อนายจ้างรับพนักงาน/ลูกจ้างเข้าทำงาน นายจ้างอาจมีค่าใช้จ่ายที่ต้องพิจารณาจัดเตรียม เช่น

• การจ่ายค่าจ้าง/เงินเดือนแก่พนักงาน/ลูกจ้าง โดยที่ ค่าจ้างที่พนักงาน/ลูกจ้างได้รับจะต้องไม่ต่ำกว่าอัตราค่าจ้างขั้นต่ำที่กฎหมายกำหนดในแต่ละพื้นที่และในแต่ละอาชีพ
• การที่นำส่งเงินสมทบส่วนของนายจ้างและส่วนของลูกจ้างที่หักจากค่าจ้าง/เงินเดือนของพนักงาน/ลูกจ้างให้แก่สำนักงานประกันสังคมตามอัตราที่กฎหมายกำหนดเป็นประจำทุกเดือน
  
  

ระยะเวลาทดลองงาน (Probation) คืออะไร

ระยะเวลาทดลองงาน (Probation) คือ ช่วงระยะเวลาที่นายจ้างกำหนดใช้บังคับกับพนักงาน/ลูกจ้างที่เข้ามาทำงานใหม่กับนายจ้าง เพื่อเป็นช่วงเวลาที่นายจ้างประเมินการทำงานของพนักงาน/ลูกจ้างว่ามีความเหมาะสมกับตำแหน่งดังกล่าว หรือไม่ และมีการทำงาน/ปฏิบัติงานอย่างไร โดยภายในระยะเวลาดังกล่าวนายจ้างอาจเปลี่ยนแปลงหน้าที่งาน ตำแหน่งงาน หรือความรับผิดชอบของพนักงาน/ลูกจ้างได้ รวมถึงนายจ้างอาจเลิกจ้างพนักงาน/ลูกจ้างได้หากพิจารณาแล้วว่าพนักงาน/ลูกจ้างไม่มีความรู้ ความสามารถที่เหมาะสมกับตำแหน่งงานดังกล่าว

โดยนายจ้างอาจกำหนดระยะเวลาการทดลองงานตามความเหมาะสม อย่างไรก็ดี ในกรณีที่นายจ้างเลิกจ้างพนักงาน/ลูกจ้างที่มีอายุงานตั้งแต่ 120 วัน นายจ้างอาจมีหน้าที่จ่ายค่าชดเชยตามหลักเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนดหากการเลิกจ้างนั้นไม่เข้าข้อยกเว้นการจ่ายค่าชดเชยอื่นๆ ตามกฎหมาย (เช่น ข้อยกเว้นการจ่ายค่าชดเชยกรณีลูกจ้างกระทำความผิดร้ายแรง ข้อยกเว้นการจ่ายค่าชดเชยกรณีการจ้างงานเฉพาะคราว)

พนักงาน/ลูกจ้างจำเป็นต้องมีใบอนุญาตทำงาน (Work Permit) หรือไม่

พนักงาน/ลูกจ้างที่มีสัญชาติไทย/เป็นคนไทยไม่จำเป็นต้องมีใบอนุญาตทำงาน (Work Permit)

อย่างไรก็ดี ในกรณีที่พนักงาน/ลูกจ้างเป็นคนต่างด้าว (เช่น ลูกจ้างไม่มีสัญชาติไทย/เป็นชาวต่างชาติ) ในกรณีเช่นนี้ พนักงาน/ลูกจ้างจำเป็นจะต้องมีใบอนุญาตทำงาน (Work Permit) จึงจะสามารถทำงานในประเทศไทยอย่างถูกกฎหมาย และในกรณีที่นายจ้างรับพนักงาน/ลูกจ้างที่เป็นคนต่างด้าวเข้าทำงาน โดยไม่มีใบอนุญาตทำงาน นายจ้างและลูกจ้างอาจมีความผิดและโทษทางอาญา

กฎหมายใดบ้างที่เกี่ยวข้องกับหนังสือรับเข้าทำงาน

กฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการจัดทำหนังสือรับเข้าทำงานมี ดังต่อไปนี้

• กฎหมายการจ้างแรงงาน ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์
• พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน
• พระราชบัญญัติแรงงานสัมพันธ์
• พระราชบัญญัติประกันสังคม
• พระราชบัญญัติเงินทดแทน
• พระราชกำหนดการบริหารจัดการการทำงานของคนต่างด้าว (ในกรณีที่ผู้สมัครเป็นบุคคลต่างด้าว/ไม่มีสัญชาติไทย)
• ประกาศกระทรวงแรงงาน เรื่อง หลักเกณฑ์และวิธีการเรียกหรือรับหลักประกันการทำงาน หรือหลักประกันความเสียหายในการทำงานจากลูกจ้าง

ความช่วยเหลือจากทนายความ

คุณสามารถเลือกที่จะปรึกษาทนายความได้ในกรณีที่คุณต้องการความช่วยเหลือ

ทนายความสามารถช่วยคุณได้โดยทำการตอบคำถามของคุณหรือให้ความช่วยเหลือในกระบวนการต่าง ๆ จะมีการเสนอตัวเลือกดังกล่าวไว้ให้คุณในตอนท้ายของเอกสาร

แก้ไขแบบฟอร์มได้อย่างไร

คุณกรอกแบบสอบถามสำหรับป้อนข้อมูลแล้วจะเห็นได้ว่าระบบของเราจะค่อย ๆ สร้างเอกสารขึ้นเองโดยอัตโนมัติตามคำตอบที่คุณกรอกเข้าไป

ในตอนสุดท้าย คุณจะได้รับเอกสารในรูปแบบ Word และ PDF คุณสามารถแก้ไขและนำเอกสารไปใช้อีกได้