Contrato de organización de eventos

¿Qué es un contrato de organización de eventos?

El contrato de organización de eventos es un tipo de acuerdo por el cual un cliente pacta con un organizador de eventos a medida, es decir, con las características y condiciones exigidas por el cliente, a cambio del pago de un precio, o si así lo acuerdan las partes, de forma gratuita.

Dentro de las actividades de organización o gestión del evento, se incluyen la realización de todas aquellas tareas necesarias para la correcta celebración evento, como puede ser el alquiler de un local o lugar para la celebración del evento, así como de todo el mobiliario y de equipos de sonido; la contratación de bandas de música o de espectáculos; la coordinación de los servicios de catering o comidas; la preparación de todo el merchandising del evento; etc.

¿Qué tipos de eventos pueden regularse en este contrato?

El contrato de organización de eventos permite regular la organización y gestión de todo tipo de eventos. Así, a modo de ejemplo, este contrato se puede utilizar para organizar los siguientes tipos de eventos:

• Deportivos (p. ej. torneos, campeonatos, etc.).
• Corporativos o empresariales (p. ej. cenas de Navidad, entregas de premios, etc.).
• Familiares (p. ej. bodas, comuniones, etc.).
• Educativos (p. ej. campeonatos de matemáticas, exhibiciones de baile, etc.).
• Sectoriales o comerciales (p. ej. feria de muestras, feria de ganado, etc.).
• Culturales (p. ej. exposiciones de arte, representaciones teatrales, etc.).

¿Cuál es la principal diferencia entre este contrato y un contrato de prestación de servicios?

La firma de un contrato de prestación de servicios implica el compromiso general del prestador de servicio de llevar a cabo una actividad general (p. ej. prestar un servicio de asesoramiento, de limpieza, etc.), mientras que el contrato de organización de eventos es un tipo específico de contrato de prestación de servicios que se utiliza únicamente para la coordinación y elaboración de eventos.

¿Es obligatoria la celebración por escrito del contrato de organización de eventos?

No, no es obligatoria. Las partes pueden negociar un contrato de organización de eventos de forma oral, es decir, acordar verbalmente la organización de un determinado evento.

Ahora bien, la firma del contrato de organización de eventos por escrito permite fijar las condiciones generales del evento y facilita la prueba de su contenido en el caso de que cualquiera de las partes tenga que reclamar en vía judicial el cumplimiento del contrato.

¿Cuáles son los requisitos para la firma de un contrato de organización de eventos?

El organizador de eventos no debe cumplir con requisitos especiales para la firma de un contrato de organización de eventos. En todo caso, el organizador de eventos debe tener en cuenta lo siguiente antes de comprometerse a organizar un evento:

• Debe contar con los permisos necesarios para realizar la actividad (p. ej. disponer las autorizaciones correspondientes para organizar eventos en sus instalaciones).
  
  
• Si el organizador de eventos es una persona física o natural, debe estar dado de alta en el Régimen de Trabajadores Autónomos (RETA) de la Seguridad social y cumplir con todas sus obligaciones fiscales y de la Seguridad Social. Por otro lado, si el profesional es una persona jurídica o empresa, la entidad debe estar legalmente constituida e inscrita en el Registro Mercantil.
  
  
• Si el organizador de eventos es un ciudadano extranjero, deberá contar con la correspondiente autorización de residencia y trabajo en España para prestar sus servicios.

¿Quién puede firmar un contrato de organización de eventos?

El contrato de organización de eventos se puede formalizar tanto entre personas jurídicas o empresas como entre personas físicas o individuales, así como entre particulares y profesionales.

En el caso de que el cliente u organizador de eventos sea una persona jurídica, este contrato debe ser firmado por un administrador de la empresa o una persona apoderada para representar a la empresa.

Las personas físicas pueden firmar este contrato personalmente, siempre que sean mayores de 18 años o mayores de 16 años emancipados (es decir, menores que no viven junto a sus padres) y tengan capacidad plena para la firma de documentos jurídicos. En los casos de menores de edad, o de personas incapacitadas judicialmente o declaradas como pródigos, este contrato deberá ser firmado por las personas que ejerzan la patria potestad o por sus representantes legales (p. ej. por un tutor o curador).

¿Cuál es el plazo de duración de un contrato de organización de eventos?

Las partes pueden establecer un plazo de tiempo determinado concreto (p. ej. por 3 meses) para organizar el evento, o bien pueden acordar que la duración del contrato sea la necesaria para realizar la organización de un determinado evento.

¿Qué es necesario realizar una vez que ha completado este contrato?

Una vez preparado, tanto el organizador de eventos como el cliente deben firmar este contrato de organización de eventos, ya sea personalmente o a través de su representante (p. ej. la persona apoderada para actuar en nombre del organizador de eventos).

Las partes deben firmar en la parte señalada al final de contrato, así como en el margen izquierdo de cada una de sus páginas. La firma la pueden realizar a mano o con un certificado digital.

Finalmente, las partes deben firmar este contrato en dos ejemplares, ya que cada una de ellas debe conservar una copia.

¿Qué documentos deben adjuntar las partes a este contrato de organización de eventos?

Las partes pueden adjuntar libremente los documentos que deseen para clarificar el contenido del contrato o facilitar su interpretación, así como para demostrar la capacidad para la firma del contrato de un representante o apoderado del cliente u organizador de eventos. Así, las partes pueden adjuntar, entre otros, los siguientes documentos:

• Copia del presupuesto o propuesta de servicios que el organizador de eventos envió de forma previa al cliente.
  
  
• La copia de la autorización o poder que permite a una de las partes firmar en nombre de la persona o empresa que representa, así como de sus documentos de identificación.
  
  
• Una tabla en la que se detallen todos los elementos o servicios necesarios para la correcta realización del evento.

¿Es necesario firmar este contrato de organización de eventos ante notario público?

No, no es necesario. La firma de un contrato ante notario público otorga una mayor garantía sobre su contenido y sobre su aplicación, pero, en este caso, es meramente opcional.

En general, la firma de estos documentos no se realiza ante notario, ya que supone un importante coste (las partes tienen que pagar los honorarios del notario), e implica una dilación en el tiempo necesario para llevar a cabo la firma del contrato.

¿Cómo se realiza el pago de los honorarios o precio del organizador de eventos?

Las partes pueden decidir libremente en el contrato los plazos y la forma en la que el cliente realizará el pago del precio en favor del organizador de eventos. De esta forma, las partes deben remitirse a lo establecido en el contrato para determinar los plazos de pago.

¿Qué debe incluir el contrato de organización de eventos?

El contrato de organización de eventos debe incluir, como mínimo, los siguientes puntos:

• El contenido y características del evento que se desea organizar.
  
  
• El precio de la organización del evento (o su gratuidad, en su caso), y el establecimiento, en su caso, de un depósito.
  
  
• La descripción del tipo de evento que se desea contratar.
  
  
• Las instrucciones y directrices del cliente que el organizador debe seguir para llevar a cabo la organización del evento.
  
  
• El plazo o plazos en el que se deberá completar la organización del evento.
  
  
• La fecha de celebración del evento o las reglas de cómo se establecerá en el futuro la fecha del evento.
  
  
• Las condiciones para llevar a cabo la cancelación anticipada de la organización del evento.

¿Cuál es la legislación aplicable a un contrato de organización de eventos?

De forma general, este contrato se rige por los artículos 1.088, 1.542 al 1.545 y 1.583 del Código Civil, así como, en su caso, en el Código de Comercio.

De forma específica, para aquellos casos en los que se contrate con un consumidor, el Real Decreto Legislativo 1/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios y otras leyes complementarias.

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