Rechnung

Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist ein Dokument, das einen Kauf oder eine Dienstleistung belegt. Sie dient als Nachweis für die erfolgte Transaktion und als Grundlage für die Buchhaltung. Bei der Leistung kann es sich unter anderem um eine Dienstleistung aus einem Dienstvertrag (z.B. aus einem Beratungsvertrag) oder um eine Werkleistung aus einem Werkvertrag handeln, wie z.B. bei Bauleistungen oder Gartenarbeiten. Auch der Verkäufer aus einem Kaufvertrag über bewegliche Sachen kann eine Rechnung stellen.

Bei dem Aussteller der Rechnung handelt es sich um den Gläubiger und bei dem Empfänger um den Schuldner. Ein Gläubiger ist eine Person, die eine offene Forderung gegenüber seinem Schuldner hat. Ein Schuldner ist eine Person, die einer anderen (dem Gläubiger) etwas (hier: Geld) schuldet.

Welche Arten von Rechnungen gibt es?

Eine Rechnung kann in einer Vielzahl von Situationen verwendet werden:

• Standardrechnung: Die gängigste Form, die alle Pflichtangaben enthält.
• Kleinbetragsrechnung: Für Beträge bis 250 Euro gelten vereinfachte Regeln.
• Gutschrift: Wird erstellt, wenn eine Rechnung korrigiert oder storniert werden muss.
• Proformarechnung: Dient als vorläufige Rechnung und wird z.B. vorab zur Information oder als Angebot versendet.
• Abschlagsrechnung: Wird bei Teilleistungen erstellt, z. B. bei größeren Projekten.

Wann muss eine Rechnung ausgestellt werden?

Grundsätzlich muss in Deutschland eine Rechnung ausgestellt werden, wenn ein Unternehmer Leistungen an ein anderes Unternehmen, juristische Personen oder auch Menschen erbringt. Das gilt auch für Freiberufler und Kleinunternehmer. Ausnahmen gibt es z. B. bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. Bei Leistungen an Privatpersonen besteht in der Regel keine Pflicht zur Rechnungsstellung, außer der Kunde wünscht eine Rechnung oder es handelt sich um Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück.

Wichtig: In der Regel muss eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Erbringung der Leistung ausgestellt werden.

Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Quittung bzw. einer Mahnung?

Eine Rechnung wird vor der Zahlung ausgestellt und dient als Zahlungsaufforderung. Eine Quittung hingegen wird nach der Zahlung ausgestellt und bestätigt den Zahlungseingang. Sollte der Schuldner die Rechnung nicht begleichen, so kann der Gläubiger ihn durch eine Zahlungserinnerung bzw. Mahnung daran erinnern. Durch eine Zahlungserinnerung bzw. Mahnung wird der Schuldner zu einer bereits verspäteten Zahlung aufgefordert.

Welchen Inhalt hat eine Rechnung?

Eine Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, damit sie gültig ist. Hier eine Übersicht der wichtigsten Punkte:

• Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungssteller und Rechnungsempfänger
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
• Fortlaufende Rechnungsnummer: Jede Rechnung muss eine eindeutige Nummer haben.
• Ausstellungsdatum der Rechnung: Der Tag, an dem die Rechnung erstellt wurde.
• Menge und Art der gelieferten Waren oder erbrachten Leistungen: Eine genaue Beschreibung, was berechnet wird.
• Nettobetrag: Der Preis ohne Umsatzsteuer.
• Bruttobetrag (Gesamtbetrag): Der Endpreis inklusive Umsatzsteuer.

Zusätzliche Angaben, die hilfreich sind:

• Zahlungsziel/Fälligkeit: Bis wann die Rechnung bezahlt werden soll.
• Bankverbindung des Rechnungsstellers: IBAN und BIC für die Überweisung.
• Kundennummer (falls vorhanden): Zur besseren Zuordnung beim Rechnungssteller.
• Leistungsdatum: Der Tag, an dem die Leistung erbracht oder die Ware geliefert wurde.

Was ist bei der Rechnungsstellung an Privatpersonen zu beachten?

Bei Rechnungen an Privatpersonen ist es nicht zwingend erforderlich, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer anzugeben. Es ist jedoch empfehlenswert, die Kleinunternehmerregelung zu erwähnen, falls diese angewendet wird.

Muss eine Rechnung schriftlich verfasst werden?

Es besteht bei der Rechnung ein Schriftformerfordernis, das heißt, dass eine mündliche Rechnung nicht wirksam ist. Die Rechnung kann in Papierform oder elektronisch übermittelt werden.

Was sind die nächsten Schritte, nachdem die Rechnung ausgefüllt wurde?

Nachdem die Rechnung ausgefüllt wurde, sollte das Dokument heruntergeladen werden und entweder per E-Mail oder per Post an den Rechnungsempfänger versandt werden.

Handelt es sich um eine Rechnung, die steuerliche Relevanz hat, so ist zu beachten, dass diese nicht sofort weggeworfen werden sollte, sondern eine bestimmte Zeit aufbewahrt werden sollte, falls das Finanzamt eine Vorlage verlangt. Dafür sollten Rechnungen mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Das Finanzamt kann jedoch noch bis zu zehn Jahre nach Einreichen der Steuererklärung die Vorlage von Belegen fordern.

Handelt es sich aus Sicht des Rechnungsempfängers um eine fehlerhafte Rechnung, so kann dieser Widerspruch gegen die Rechnung einlegen.

Welche Vorschriften und​​ Gesetze sind auf eine Rechnung anwendbar?

Auf die Rechnung sind insbesondere die Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB), des Handelsgesetzbuches (HGB) und des Umsatzsteuergesetzes (UStG), insbesondere § 14 Abs. 1 S. 1 UStG, anwendbar.

Die Vorlage ändern?

Sie füllen einen Vordruck aus. Das Dokument wird nach und nach vor Ihren Augen auf Grundlage Ihrer Antworten erstellt.

Am Ende erhalten Sie es in den Formaten Word und PDF. Sie können es ändern und es wiederverwenden.