Acta de diligencia de descargos

¿Qué es un acta de diligencia de descargos?

Es un documento que registra lo ocurrido durante una diligencia de descargos a un trabajador. En esta diligencia, se informa al trabajador sobre las faltas disciplinarias de las que se le acusa y se le da la oportunidad de presentar su versión de los hechos, así como de solicitar pruebas para su defensa.

¿Cuál es la diferencia entre la citación a descargos y la diligencia de descargos?

La citación a descargos es la comunicación previa que se le envía al trabajador, informándole sobre la fecha, hora y lugar de la diligencia, así como los hechos y faltas que se le imputan. La diligencia de descargos es la reunión donde se escucha al trabajador, se registran sus manifestaciones y se le permite presentar pruebas. Ambos documentos hacen parte del proceso disciplinario que se debe seguir cuando se acusa a un trabajador de la comisión de alguna falta disciplinaria. El proceso disciplinario consta de 4 etapas:

• Citación a descargos: se le informa al trabajador las faltas o comportamientos de que se le acusa, así como las pruebas que se tienen en su contra.
• Diligencia de descargos: una reunión en que se escucha al trabajador, se le permite defenderse de las faltas, así como aportar o solicitar sus propias pruebas.
• Decisión final: ya sea de sancionar al trabajador o de absolverlo, con los motivos para ello.
• Recursos: la oportunidad que tiene el trabajador de controvertir la decisión tomada en su contra.

Una vez adelantado el proceso disciplinario, si se concluye que el trabajador cometió la falta de la que se le acusa, se le puede despedir por justa causa sin pagarle indemnización alguna.

¿Qué son faltas disciplinarias?

Las faltas disciplinarias son incumplimientos del trabajador a sus obligaciones que dan lugar a la imposición de sanciones por parte del empleador. Estas obligaciones pueden estar contenidas en el contrato del trabajador, el reglamento interno del trabajo o la legislación laboral. El Código Sustantivo del Trabajo contiene una serie de conductas que dan lugar a sanciones por parte del empleador, pero en los manuales o contratos las partes son libres de acordar otras faltas disciplinarias. Por ejemplo, llegar con guayabo al trabajo no sería importante para un trabajador de oficina, pero esa misma conducta podría acordarse como falta grave para un conductor de transporte público.

¿Es obligatorio que el trabajador esté acompañado en la diligencia de descargos?

El trabajador tiene derecho a estar acompañado por dos miembros del sindicato o, en su defecto, por dos compañeros de trabajo. Sin embargo, no es obligatorio que haga uso de este derecho. Si renuncia a estar acompañado, este hecho debe constar en el acta.

¿Cuáles son los prerrequisitos para realizar la diligencia de descargos?

La diligencia debe estar precedida por una citación a descargos, donde se le informe al trabajador sobre los hechos y faltas que se le imputan. La diligencia debe limitarse a los hechos y faltas señaladas en la citación.

¿Qué hacer después de diligenciar el acta?

Se deben imprimir dos copias del acta, las cuales deben ser firmadas por el trabajador, el representante del empleador y los acompañantes (si los hubo). Cada parte debe conservar una copia. Adicionalmente, se podrá conservar copia de los documentos o pruebas que se hayan entregado al trabajador, dejando constancia de que este los recibió o conoció.

Una vez realizada la diligencia de descargos y entregada su acta al trabajador se podrá continuar con el resto del proceso disciplinario: la práctica de pruebas si el trabajador solicitó alguna durante la diligencia de descargos y la decisión de sancionar o no.

¿Qué documentos se deben anexar al acta?

Se deben anexar las pruebas que se hayan entregado al trabajador. Estas deben estar mencionadas en el acta o ser firmadas por el trabajador, a fin de dejar constancia de que fueron entregadas y conocidas.

¿Se debe autenticar en notaría el acta?

No, el acta de diligencia de descargos no requiere ser autenticada para su validez.

¿Es necesario tener testigos durante la diligencia de descargos?

No, la presencia de compañeros de trabajo o del sindicado es sólo opcional para el trabajador, pero si este lo desea puede asistir a la diligencia sin acompañamiento.

¿Qué debe contener un acta de diligencia de descargos?

Para su validez el acta de diligencia de descargos debe contener:

• Nombre del empleador: en caso de que se trate de una persona jurídica (empresa, sociedad, fundación, entidad pública, etc) se debe proporcionar su razón social.
• Nombre del trabajador.
• Medios a través de los cuales se realizó la diligencia: se debe indicar si ésta se realizó de manera presencial en el establecimiento del empleador o de manera virtual a través de medios tecnológicos.
• Faltas: se debe indicar las faltas de las cuales se acusa al trabajador.
• Hechos: describir de manera detallada los hechos por los cuales se acusa al trabajador.

¿Qué leyes regulan la diligencia de descargos?

La diligencia de descargos se halla regulada de manera general por el Código Sustantivo del Trabajo y las demás normas que desarrollan su procedimiento:

• Código Sustantivo del Trabajo: regula el derecho al debido proceso en las relaciones laborales.
• Decreto 2351 de 1965, artículo 10: establece el derecho del trabajador a ser oído y a presentar descargos.
• Decreto 1373 de 1966, artículo 6: precisa el procedimiento para la diligencia de descargos.

¿Cómo modificar el modelo?

Completas un formulario. El documento se va redactando ante tus ojos, con base en tus respuestas.

Al finalizar, lo recibirás en los formatos Word y PDF. Puedes modificarlo y volver a utilizarlo.