Procès-verbal d'une assemblée générale extraordinaire d'une association sans but lucratif (ASBL)

Qu'est-ce qu'un procès-verbal d'une Assemblée Générale Extraordinaire (AGE) d'une Association Sans But Lucratif (ASBL) ?

Un procès-verbal d'une Assemblée générale extraordinaire (AGE) d'une Association Sans But Lucratif (ASBL) est un document écrit qui résume toutes les décisions prises lors de cette Assemblée.

Ce document est rédigé spécifiquement pour des réunions extraordinaires, qui sont convoquées pour traiter de questions urgentes ou importantes ne pouvant pas attendre la prochaine Assemblée Générale Ordinaire (AGO).

Le procès-verbal sert à documenter les délibérations, à garantir la transparence et la légalité des actions de l'Association, et à conserver une trace écrite des discussions et des résolutions adoptées.

Quels sont les types d'Assemblées Générales d'une ABSL ?

Dans une Association sans but lucratif (ASBL), on distingue principalement deux types d'Assemblées Générales :

1. L'Assemblée Générale Extraordinaire (AGE) :

• But principal : Contrairement à l'AGO, l'AGE est convoquée pour des situations spécifiques et souvent urgentes. Par exemple, si l'Association souhaite modifier ses statuts, se dissoudre, ou prendre toute autre décision majeure qui ne peut pas attendre la prochaine AGO.
• Quand a-t-elle lieu ? Une AGE est organisée seulement lorsque cela est nécessaire, sans fréquence prédéfinie.
• Décisions prises : Ce sont généralement des décisions plus importantes pour l'avenir de l'Association, impliquant parfois des changements structurels ou stratégiques.

2. L'Assemblée Générale Ordinaire (AGO) :

• But principal : Cette Assemblée se tient généralement une fois par an. C'est l'occasion pour les membres de se pencher sur la gestion courante de l'Association, comme l'approbation des comptes de l'année écoulée, l'adoption du budget pour l'année suivante, et la décharge des administrateurs.
• Quand a-t-elle lieu ? Une AGO est obligatoire chaque année.
• Décisions prises : Les décisions ici sont liées à la gestion habituelle de l'Association, ce sont des actions que l'on doit faire pour maintenir l'Association sur les rails.

Quels sujets sont généralement traités lors d'une Assemblée Générale Extraordinaire ?

Les sujets abordés lors d'une AGE peuvent inclure :

• Modification des statuts : Changement des règles de base de l'Association.
• Nomination/révocation des administrateurs, commissaire ou liquidateurs : Choix ou remplacement des responsables de l'Association.
• Approbation des comptes et du budget : Validation des finances de l'Association.
• Décharge aux administrateurs, commissaire ou liquidateurs : Libération des responsables de leurs obligations pour la période écoulée.
• Dissolution de l'Association : Décision de mettre fin à l'Association.
• Exclusion de membres : Retrait définitif d'un membre.
• Transformation en société à finalité sociale : Changement du statut juridique de l'Association.

En plus de ces motifs spécifiques, d'autres points urgents peuvent également être ajoutés à l'ordre du jour, selon les besoins de l'Association.

Est-il obligatoire de rédiger un procès-verbal pour une Assemblée Générale Extraordinaire ?

Oui, il est obligatoire de rédiger un procès-verbal pour chaque Assemblée Générale Extraordinaire d'une ASBL, afin de documenter les décisions prises et d'assurer la transparence et la légalité des actions de l'Association.

Que faut-il faire avant une Assemblée Générale Extraordinaire ?

Avant de tenir une AGE d'une ASBL, il est important de :

• Rédiger l'ordre du jour en indiquant tous les points qui seront discutés lors de l'Assemblée.
• Convoquer les membres de l'Association en respectant les délais légaux, généralement au moins 8 jours à l'avance, et en incluant l'ordre du jour.
• S'assurer que le quorum (le nombre minimum de membres requis pour délibérer) est atteint.
• Préparer les documents nécessaires, tels que les statuts de l'Association, les rapports pertinents, et toute autre documentation utile pour la réunion.

Qui doit être présent lors d'une Assemblée Générale Extraordinaire ?

Une AGE d'une ASBL réunit généralement :

• Les membres effectifs : Ceux ayant le droit de vote, qui participent activement aux décisions importantes.
• Le conseil d'administration : Présent pour proposer les résolutions et discuter des sujets à l'ordre du jour.
• Le président de l'Assemblée : Qui dirige les débats et s'assure du bon déroulement de la réunion.
• Le secrétaire : Responsable de la rédaction du procès-verbal de l'Assemblée Générale.
• Les scrutateurs (si nécessaire) : Pour vérifier les présences et les résultats des votes.

Que faire si le quorum n'est pas atteint lors d'une AGE ?

Si le quorum n'est pas atteint, une nouvelle Assemblée doit être convoquée dans les délais prévus par les statuts (souvent dans les 15 jours suivant la première réunion). Lors de cette nouvelle Assemblée, les décisions peuvent être prises, quel que soit le nombre de membres présents.

Que doit contenir le procès-verbal ?

Un procès-verbal d'une AGE d'une ASBL doit inclure :

• La date, l'endroit et l'heure de la réunion.
• La liste des membres présents et représentés.
• Les points discutés et les résolutions proposées.
• Les délibérations et les résultats des votes.
• L'heure de clôture de l'Assemblée.
• Les signatures des membres du bureau (président, secrétaire, etc.).

Quels documents doivent être joints au procès-verbal ?

Les documents à joindre peuvent inclure :

• La liste des présences.
• Les procurations.
• Les rapports pertinents (par exemple, rapport de gestion, comptes annuels, etc.).

Que faut-il faire après avoir rédigé le procès-verbal ?

Après avoir rédigé le procès-verbal, il est nécessaire de :

• Signer le document : Le procès-verbal doit être signé par les membres du bureau et par les membres qui le souhaitent.
• Archiver le procès-verbal : Le document doit être conservé dans un registre dédié aux procès-verbaux de l'Association.

Qui doit signer le procès-verbal ?

Le procès-verbal d'une Assemblée Générale Extraordinaire d'une ASBL doit être signé par les membres du bureau (président, secrétaire, etc.) et par les membres de l'Assemblée qui le demandent.

Faut-il un acte authentique pour le procès-verbal ?

Un acte authentique est nécessaire uniquement pour les décisions qui modifient les statuts de l'ASBL. Ces modifications doivent être enregistrées par un notaire pour garantir leur validité légale.

Est-il nécessaire d'enregistrer le procès-verbal ?

Il n'est pas nécessaire d'enregistrer le procès-verbal d'une AGE, mais il doit être conservé dans un registre et être disponible pour consultation par les membres de l'Association.

Cependant, si cette réunion aboutit à une modification des statuts de l'Association, il devient indispensable de faire enregistrer ces modifications par un notaire. Lorsque les statuts sont modifiés, le notaire rédige un acte authentique qui garantit que les changements sont conformes à la loi. Le notaire dépose ensuite cet acte au greffe du tribunal compétent et s'assure de sa publication au Moniteur belge.

Un procès-verbal peut-il être modifié après sa signature ?

Oui, un procès-verbal d'une Assemblée Générale Extraordinaire (AGE) d'une Association Sans But Lucratif (ASBL) peut être modifié après sa signature. Les modifications doivent être discutées lors de la prochaine Assemblée et consignées dans un addendum. Cet addendum doit être approuvé et signé par les membres du bureau.

Quelles sont les lois applicables à un procès-verbal d'une Assemblée Générale Extraordinaire (AGE) d'une Association Sans But Lucratif (ASBL) ?

Code des sociétés et des Associations

• Article 9:12 - Compétences de l'Assemblée générale
• Article 9:13 - Convocation de l'Assemblée générale
• Article 9:14 - Tenue de l'Assemblée générale
• Article 9:14/1 - Assemblée générale écrite
• Article 9:15 - Participation à l'Assemblée générale
• Article 9:16 - Tenue de l'Assemblée générale à distance
• Article 9:17 - Procès-verbal de l'Assemblée générale
• Article 9:18 - Signature et conservation des procès-verbaux
• Article 9:23 - Démission et exclusion des membres
• Article 9:47 - Comptes annuels et budgets
• Article 9:48 - Rapport de gestion

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