Convocation à une assemblée générale extraordinaire d'une association sans but lucratif (ASBL)

Qu'est-ce qu'une convocation à une Assemblée Générale Extraordinaire d'une Association Sans But Lucratif (ASBL) ?

Une convocation à une assemblée générale extraordinaire (AGE) est un avis envoyé par les administrateurs de l'association aux membres pour les informer de la date, de l'heure, du lieu de l'assemblée ainsi que des sujets qui seront abordés.

Contrairement à une assemblée générale ordinaire (AGO), une AGE est convoquée pour traiter des sujets exceptionnels qui nécessitent une décision immédiate des membres.

Quels sont les différents types d'Assemblées Générales (AG) dans une ASBL ?

Dans une association sans but lucratif (ASBL), on distingue principalement deux types d'Assemblées Générales :

1. L'Assemblée Générale Extraordinaire (AGE) :

• But principal : Contrairement à l'AGO, l'AGE est convoquée pour des situations spécifiques et souvent urgentes. Par exemple, si l'association souhaite modifier ses statuts, se dissoudre, ou prendre toute autre décision majeure qui ne peut pas attendre la prochaine AGO.
• Quand a-t-elle lieu ? Une AGE est organisée seulement lorsque cela est nécessaire, sans fréquence prédéfinie.
• Décisions prises : Ce sont généralement des décisions plus importantes pour l'avenir de l'association, impliquant parfois des changements structurels ou stratégiques.

2. L'Assemblée Générale Ordinaire (AGO) :

• But principal : Cette assemblée se tient généralement une fois par an. C'est l'occasion pour les membres de se pencher sur la gestion courante de l'association, comme l'approbation des comptes de l'année écoulée, l'adoption du budget pour l'année suivante, et la décharge des administrateurs.
• Quand a-t-elle lieu ? Une AGO est obligatoire chaque année.
• Décisions prises : Les décisions ici sont liées à la gestion habituelle de l'association, ce sont des actions que l'on doit faire pour maintenir l'association sur les rails.

Quand doit-on faire une convocation à une Assemblée Générale Extraordinaire ?

Une assemblée générale extraordinaire (AGE) peut être convoquée à tout moment, dès que l'intérêt de l'association le demande. Par exemple, pour discuter de la modification des statuts, de la dissolution de l'association, ou pour prendre des décisions critiques.

À la différence de l'assemblée générale ordinaire (AGO), qui a lieu une fois par an, l'assemblée générale extraordinaire (AGE) est organisée en fonction des besoins spécifiques de l'association.

Est-il obligatoire d'avoir une convocation à une Assemblée Générale Extraordinaire ?

Oui, la convocation est obligatoire pour informer les membres de la tenue de l'assemblée générale extraordinaire (AGE) et des sujets à discuter. Sans cette convocation, les décisions prises lors de l'assemblée générale extraordinaire (AGE) peuvent être contestées et considérées comme invalides, car tous les membres n'auront pas été informés ou n'auront pas eu l'occasion de participer ou de se faire représenter.

Qui peut faire la convocation à une Assemblée Générale Extraordinaire ?

L'assemblée générale extraordinaire (AGE) est généralement convoquée par l'Organe d'administration de l'association. Cependant, elle peut également être convoquée à la demande d'un cinquième des membres de l'association, tout comme pour une assemblée générale ordinaire (AGO).

Quand faut-il envoyer la convocation ?

La convocation doit être envoyée à tous les membres au moins 8 jours avant la date prévue de l'assemblée générale extraordinaire. Ce délai permet aux membres de se préparer et de confirmer leur participation ou représentation.

Que se passe-t-il si la convocation n'est pas envoyée à temps ?

Ne pas envoyer la convocation à temps peut rendre les décisions prises lors de l'assemblée générale extraordinaire (AGE) contestables et considérées comme invalides, car tous les membres n'auront pas été informés ou n'auront pas eu l'occasion de participer ou de se faire représenter.

Peut-on ajouter des sujets à l'ordre du jour après l'envoi de la convocation ?

Non, les sujets à discuter doivent être clairement précisés dans l'ordre du jour inclus dans la convocation. Ajouter des sujets après l'envoi de la convocation peut être contraire aux statuts de l'association et rendre certaines décisions contestables.

Quels sujets sont abordés lors d'une Assemblée Générale Extraordinaire ?

Une assemblée générale extraordinaire d'une ASBL est convoquée pour discuter de sujets exceptionnels et importants pour l'association. Ces sujets peuvent inclure :

• La modification des statuts ;
• La nomination ou la révocation des administrateurs, vérificateurs aux comptes ou liquidateurs ;
• L'approbation des comptes et du budget dans des contextes exceptionnels ;
• La décharge à octroyer aux administrateurs, vérificateurs aux comptes et liquidateurs ;
• La dissolution de l'association ;
• L'exclusion de membres ;
• La transformation de l'association en société à finalité sociale.

Que faire après avoir rédigé la convocation ?

• Signature : La convocation doit être signée par l'Organe d'administration de l'association.
• Envoi : La convocation doit être envoyée à tous les membres au moins 8 jours avant l'assemblée, selon le mode d'envoi prévu par les statuts (mail, courrier ou autre).
• Documents supplémentaires : Selon les sujets à traiter, des documents spécifiques peuvent être requis, comme des rapports justificatifs ou financiers.

Quelles sont les conditions pour qu'une Assemblée Générale Extraordinaire (AGE) d'une Association Sans But Lucratif (ASBL) soit valide ?

Pour qu'une assemblée générale extraordinaire soit valide, un quorum de présence est généralement requis, comme pour une assemblée générale ordinaire. Le quorum est souvent défini dans les statuts de l'association et peut varier selon les types de décisions à prendre.

Qu'est-ce qu'un quorum ?

Un quorum est le nombre minimum de membres qui doivent être présents ou représentés à une assemblée générale extraordinaire pour que celle-ci puisse délibérer et prendre des décisions légalement. Le quorum est souvent fixé dans les statuts de l'association.

Si le nombre de membres présents n'est pas atteint lors de la première réunion, une seconde réunion peut être convoquée, où les décisions pourront être prises quel que soit le nombre de membres présents ou représentés.

Que faire si un membre ne peut pas assister à l'Assemblée Générale ?

Un membre peut se faire représenter par une autre personne à condition que les statuts de l'association le permettent. La convocation doit préciser les formalités à accomplir pour se faire représenter, ce qui permet de s'assurer que les votes des membres absents sont pris en compte.

Que doit contenir une convocation à une Assemblée Générale Extraordinaire ?

La convocation doit inclure les informations suivantes :

• L'identité de l'association ;
• La date, l'heure et le lieu de l'assemblée générale extraordinaire ;
• Les formalités à accomplir pour accéder à l'assemblée ou s'y faire représenter ;
• L'ordre du jour détaillant les sujets spécifiques qui seront discutés.

Quelles lois sont applicables à une convocation à une Assemblée Générale Extraordinaire d'une Association Sans But Lucratif (ASBL) ?

Code des sociétés et des associations de 2019 - LIVRE 9

• Article 9:12 - Compétences de l'Assemblée Générale.
• Article 9:13-9:14 - Convocation de l'Assemblée Générale.
• Article 9:15-9:16 - Participation à l'Assemblée Générale.
• Article 9:21 - Dispositions spécifiques pour l'Assemblée Générale Extraordinaire.

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