หนังสือขอรับชำระเงิน

หนังสือขอรับชำระเงินหรือใบแจ้งหนี้ เป็นเอกสารที่ออกโดยผู้ขอรับชำระเงินดังกล่าว เช่น ผู้ขายสินค้า ผู้ให้บริการ ผู้รับจ้าง ผู้รับเหมา ผู้ให้เช่า หรือผู้ให้กู้ เป็นต้น โดยออกให้แก่ลูกค้า คู่ค้า หรือคู่สัญญา ซึ่งเป็นผู้มีหน้าที่ชำระเงิน เช่น ผู้ซื้อสินค้า ผู้ใช้บริการ ผู้ว่าจ้าง ผู้เช่า หรือผู้กู้ เพื่อแจ้งให้ผู้รับหนังสือดังกล่าวทราบว่าตนมีหน้าที่ต้องชำระเงินตามจำนวน ระยะเวลา วิธีการชำระเงินและรายละเอียดที่ปรากฏในหนังสือดังกล่าว เช่น เงินค่าสินค้า เงินค่าบริการ เงินค่าจ้าง เงินค่าเช่า หรือเงินที่ชำระคืนเงินที่กู้และค่าดอกเบี้ย

ในกรณีที่ไม่มีข้อตกลงหรือสัญญากำหนดระยะเวลาชำระเงินเอาไว้แน่นอนชัดเจน โดยทั่วไป ตามกฎหมายลักษณะหนี้กำหนดให้ผู้มีหน้าที่ชำระเงินจะต้องชำระเงินก็ต่อเมื่อผู้มีสิทธิได้รับเงินได้แจ้งขอรับชำระเงินให้ผู้มีหน้าที่ชำระเงินชำระเงินทราบ หรือในกรณีที่มีข้อตกลงหรือสัญญากำหนดระยะเวลาชำระเงินเอาไว้แน่นอนชัดเจนแล้ว แม้ผู้มีหน้าที่ชำระเงินจะมีหน้าที่ต้องชำระเงินตามกำหนดระยะที่แน่นอนชัดเจนนั้นโดยไม่จำเป็นต้องมีการบอกกล่าวหรือแจ้ง แต่โดยทั่วไปแนวปฏิบัติและมารยาทในการดำเนินธุรกิจ ผู้มีสิทธิได้รับเงินมักส่งหนังสือขอรับชำระเงินหรือใบแจ้งหนี้ให้ผู้มีหน้าที่ชำระเงินทราบด้วย ทั้งนี้เพื่อเป็นการย้ำเตือนผู้มีหน้าที่ชำระเงิน และในบางกรณี ผู้มีหน้าที่ชำระเงินอาจมีนโยบายทางการเงินภายในให้จำเป็นต้องใช้หนังสือดังกล่าวในการดำเนินการเบิกจ่ายภายในด้วย ดังนั้น ผู้มีสิทธิได้รับเงินก็ควรจัดทำหนังสือขอรับชำระเงินหรือใบแจ้งหนี้จัดส่งแจ้งให้แก่ผู้มีหน้าที่ชำระเงินทราบ ไม่ว่าในกรณีที่มีหรือไม่มีข้อตกลงหรือสัญญากำหนดระยะเวลาชำระเงินที่แน่นอนก็ตาม

ในกรณีที่ขอรับเงินซึ่งวางไว้เป็นหลักประกันคืน ผู้จัดทำควรเลือกใช้แบบหนังสือแจ้งขอคืนหลักประกัน เนื่องจากถูกร่างและมีข้อความที่เหมาะสมสำหรับการขอคืนหลักประกันโดยเฉพาะ

การนำไปใช้

ในการจัดทำหนังสือขอรับชำระเงินหรือใบแจ้งหนี้ ผู้จัดทำควรมีข้อคำนึง ดังต่อไปนี้

• ตรวจสอบ ข้อตกลง เงื่อนไข ข้อกำหนด หรือข้อสัญญาที่เกี่ยวกับการชำระเงินดังกล่าว ว่าผู้ขอรับเงินมีสิทธิได้รับเงินดังกล่าวหรือไม่ และจะมีสิทธิได้รับเมื่อใด และมีสิทธิที่จะได้รับทั้งหมดตามข้อตกลงหรือเพียงบางส่วน ตัวอย่างเช่น ในกรณีซื้อขายสินค้า แม้ในสัญญาตกลงราคาค่าสินค้าทั้งหมด 5,000 บาท แต่ผู้ขายสามารถส่งมอบสินค้าได้เพียง ครึ่งหนึ่งของจำนวนสินค้าที่ตกลงกันไว้และผู้ซื้อยอมรับสินค้าส่วนนั้นไว้ เช่นนี้ ผู้ขายก็มีสิทธิเรียกเรียกชำระค่าสินค้า ได้เพียง 2,500 บาท หรือน้อยกว่าเมื่อหักค่าปรับจากการผิดสัญญา (ถ้ามีการตกลง)
• ระบุ จำนวนเงินที่ขอรับชำระที่ถูกต้อง และรายละเอียดของจำนวนเงินที่เรียกเก็บ รวมถึง แจกแจงจำนวนเงินที่เรียกเก็บเป็นเงินค่าอะไรบ้าง เช่น ภาษีมูลค่าเพิ่ม ค่าใช้จ่ายอื่นๆ จำนวนเงินดอกเบี้ย และ/หรือค่าปรับ (ถ้ามี)
• ระบุ ระยะเวลาการชำระเงิน โดยจะต้องเป็นไปตามระยะเวลาหรือเงื่อนไขที่กำหนดในสัญญาหรือข้อตกลงนั้น (ถ้ามี)
• ระบุ วิธีการชำระเงินที่ลูกค้า คู่ค้า หรือคู่สัญญาจะต้องชำระให้แก่ผู้ขอรับชำระเงิน เช่น โดยการนำเข้าบัญชีเงินฝากธนาคาร เช็คเงินสด (แคชเชียร์เช็ค) เป็นต้น ทั้งนี้ จะต้องเป็นไปตามวิธีการหรือเงื่อนไขที่กำหนดในสัญญาหรือข้อตกลงนั้น (ถ้ามี)
• อ้างอิง เอกสารนิติกรรมที่ก่อให้เกิดการขอรับชำระเงิน (ถ้ามี) เช่น สัญญาซื้อขายสินค้า สัญญาให้บริการ สัญญาจ้างก่อสร้าง สัญญาเช่าสิ่งปลูกสร้าง สัญญากู้ยืมเงิน
• ระบุ รายละเอียดของผู้ขอรับชำระเงินและผู้ซึ่งเป็นลูกค้า คู่ค้า หรือคู่สัญญา เช่น ชื่อบุคคลและชื่อกิจการ (ถ้ามี) เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร ที่อยู่
• ระบุ รายละเอียดเกี่ยวกับดำเนินการที่เป็นเงื่อนไขให้ผู้ขอรับเงินมีสิทธิได้รับเงินที่ขอรับดังกล่าว เช่น มีการส่งมอบสินค้าหรือบริการถูกต้องครบถ้วนแล้ว มีการส่งมอบงานและตรวจรับงานเป็นที่เรียบร้อยแล้ว หรือถึงกำหนดชำระคืนเงินต้นแล้ว
• จัดทำหนังสือดังกล่าวเป็นลายลักษณ์อักษร และลงนามโดยผู้ขอรับชำระเงินดังกล่าว หรือตัวแทนที่มีอำนาจในการออกหนังสือขอรับชำระเงินหรือใบแจ้งหนี้ของตน เช่น ผู้จัดการฝ่ายการเงิน หรือพนักงานคนอื่นที่ได้รับมอบหมายให้ดำเนินการเรียกเก็บ/รับชำระเงิน เป็นต้น โดยอาจจัดทำสำเนาหนังสือดังกล่าวไว้เพื่อการอ้างอิงภายใน หรือให้ผู้เกี่ยวข้องเก็บอ้างอิงด้วยก็ได้
• นำส่งให้แก่ลูกค้า คู่ค้า หรือคู่สัญญาด้วยวิธีการและรูปแบบการที่กำหนดโดยเฉพาะไว้ในข้อตกลงหรือสัญญา (ถ้ามี) เช่น ให้ดำเนินการส่งผ่านทางจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ หากไม่มีการตกลงกันไว้โดยเฉพาะควรจัดส่งด้วยไปรษณีย์ลงทะเบียนหรือมอบให้กับตัวลูกค้า คู่ค้า หรือคู่สัญญาเอง โดยมีหลักฐานการส่ง-รับมอบ เช่น การลงนามรับหนังสือดังกล่าว เพื่อเป็นการป้องกันปัญหาการไม่ชำระเงิน หรือชำระเงินล่าช้า โดยการอ้างว่าไม่ได้รับหนังสือดังกล่าว โดยทั่วไป ผู้ขอรับชำระเงินมักส่งให้ผู้มีหน้าที่ชำระเงินเมื่อมีการส่งสินค้า ให้บริการ หรือส่งมอบงานครบถ้วนแล้ว อย่างไรก็ดี หากมีข้อตกลงในสัญญากำหนดเกี่ยวกับระยะเวลาการส่งหนังสือดังกล่าวไว้เป็นอย่างอื่น ผู้ขอรับชำระเงินก็ควรส่งหนังสือดังกล่าวให้แก่ผู้มีหน้าที่ชำระเงิน ตามระยะเวลาหรือเงื่อนไขที่กำหนดในสัญญาหรือข้อตกลงนั้น
• เมื่อหนังสือถูกส่งถึงบุคคลดังกล่าวและถึงกำหนดระยะเวลาชำระเงินที่กำหนดแล้ว แต่ผู้ขอรับเงินก็ยังไม่ได้รับชำระเงินจากบุคคลดังกล่าวภายในระยะเวลาที่กำหนดนั้น ผู้ขอรับเงินอาจพิจารณาเลือกใช้ หนังสือทวงถามหนี้ เพื่อเป็นการติดตามขอรับชำระเงินในลำดับต่อไปซึ่งมีข้อความเชิงการติดตามทวงถามให้ชำระหนี้

กฎหมายที่เกี่ยวข้อง

• กฎหมายลักษณะหนี้ตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์

ความช่วยเหลือจากทนายความ

คุณสามารถเลือกที่จะปรึกษาทนายความได้ในกรณีที่คุณต้องการความช่วยเหลือ

ทนายความสามารถช่วยคุณได้โดยทำการตอบคำถามของคุณหรือให้ความช่วยเหลือในกระบวนการต่าง ๆ จะมีการเสนอตัวเลือกดังกล่าวไว้ให้คุณในตอนท้ายของเอกสาร

แก้ไขแบบฟอร์มได้อย่างไร

คุณกรอกแบบสอบถามสำหรับป้อนข้อมูลแล้วจะเห็นได้ว่าระบบของเราจะค่อย ๆ สร้างเอกสารขึ้นเองโดยอัตโนมัติตามคำตอบที่คุณกรอกเข้าไป

ในตอนสุดท้าย คุณจะได้รับเอกสารในรูปแบบ Word และ PDF คุณสามารถแก้ไขและนำเอกสารไปใช้อีกได้