สัญญาให้บริการสำนักงานเสมือน (Virtual Office)

สัญญาให้บริการสำนักงานเสมือน (Virtual Office) หรือสัญญาใช้บริการที่อยู่สำนักงานสำหรับจดทะเบียน คือ สัญญาซึ่งมีคู่สัญญา 2 ฝ่าย ได้แก่ ผู้ให้บริการ (เช่น เจ้าของ ผู้ให้บริการสำนักงานเสมือน/Virtual Office) ฝ่ายหนึ่ง และผู้ใช้บริการ (เช่น ผู้ที่จะใช้ที่อยู่ของสำนักงานเสมือน/Virtual Office เป็นสำนักงานของตน) โดยที่ ผู้ให้บริการจัดให้มีซึ่งสำนักงานเสมือน (Virtual Office) สำหรับผู้ใช้บริการใช้ที่อยู่ของสำนักงานเสมือนแสดงออกเป็นที่ตั้งสำนักงานของผู้ใช้บริการเพื่อการดำเนินการทางธุรกิจต่างๆ (เช่น การรับ-ส่งเอกสารสำคัญ) หรือใช้จดทะเบียนทางธุรกิจ (เช่น การจดทะเบียนบริษัท การจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม การจดทะเบียนพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์) โดยที่ผู้ใช้บริการอาจมี/ไม่มีการเข้ามาใช้ประโยชน์ในพื้นที่/สำนักงานจริงก็ได้

บริการสำนักงานเสมือน (Virtual Office) ได้รับความนิยมอย่างมากสำหรับผู้ประกอบธุรกิจที่ต้องการใช้ที่อยู่ของสำนักงานเสมือนเพื่อเป็นที่ตั้งสำนักงานของตนและใช้ในการรับส่งเอกสารหรือจดทะเบียนธุรกิจซึ่งไม่มีความจำเป็นต้องใช้พื้นที่ของสำนักงานในการประกอบธุรกิจ (เช่น หน้าร้าน หรือสถานประกอบกิจการ) แต่ต้องการที่อยู่ของสำนักงานสำหรับประกอบการทำธุรกรรมสำคัญต่างๆ ของธุรกิจ รวมถึงเพิ่มความน่าเชื่อถือให้แก่ธุรกิจให้มีที่อยู่สำหรับติดต่อเป็นหลักแหล่งสำคัญ (เช่น ผู้ประกอบธุรกิจให้บริการออนไลน์/ทางอินเตอร์เน็ต)

ในกรณีที่ผู้ประกอบการธุรกิจต้องการใช้ประโยชน์ในอาคาร/พื้นที่สำนักงานในรูปแบบอื่น ผู้ใช้งานอาจพิจารณาเลือกใช้ สัญญาเช่าอาคาร/พื้นที่พาณิชย์ สัญญาเช่าสำนักงานสำเร็จรูป (Serviced Office) หรือสัญญาใช้บริการพื้นที่ทำงาน (Co-Working Space) แล้วแต่กรณี ผู้ใช้งานศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ส่วน "ข้อพิจารณา"

การนำไปใช้

ในการจัดทำสัญญาให้บริการสำนักงานเสมือน (Virtual Office) ผู้จัดทำควรมีข้อพิจารณา ดังต่อไปนี้

ผู้จัดทำควรระบุรายละเอียดและข้อความสำคัญในสัญญาฉบับดังกล่าว โดยละเอียดและครบถ้วน เช่น

• คู่สัญญา เช่น ชื่อ ที่อยู่ เพื่อการอ้างอิงที่ถูกต้อง
• สำนักงานเสมือน (Virtual Office) เช่น ชื่อโครงการ ชื่ออาคาร สถานที่ตั้ง
• ระยะเวลาการใช้บริการ เช่น วันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดระยะเวลาการใช้บริการ การต่อสัญญาโดยอัตโนมัติ
• ค่าบริการ เช่น รูปแบบและอัตราการคิดค่าบริการ การเปลี่ยนแปลงอัตราค่าบริการ รวมถึง กำหนดการชำระเงิน
• ข้อกำหนด/เงื่อนไขการใช้พื้นที่สำนักงาน ณ สถานที่จริง ในกรณีที่ผู้ให้บริการจัดให้มีบริการดังกล่าว เช่น การกำหนดเวลาเปิดและปิดให้บริการ การเข้า-ออกพื้นที่ทำงาน การใช้พื้นที่ทำงาน (Co-Working Space) ห้องทำงานส่วนตัว ห้องประชุม สิ่งอำนวยความสะดวกและบริการเพิ่มเติมอื่นๆ ที่จัดให้มีบริการภายในพื้นที่สำนักงาน
• ข้อตกลงอื่น เช่น ค่าปรับ การรับเรื่องร้องเรียนจากผู้ใช้บริการ

เมื่อผู้จัดทำระบุรายละเอียดและข้อความสำคัญในสัญญาครบถ้วนแล้ว ผู้จัดทำควรจัดทำสัญญาให้บริการสำนักงานเสมือน (Virtual Office) เป็นลายลักษณ์อักษร และให้คู่สัญญาหรือตัวแทนผู้มีอำนาจของคู่สัญญา รวมถึงพยานด้วย (ถ้ามี) ลงนามในสัญญาฉบับดังกล่าวให้เรียบร้อย โดย คู่สัญญาอาจจัดทำคู่ฉบับของสัญญาอย่างน้อย 2 ฉบับ เพื่อให้คู่สัญญาแต่ละฝ่ายเก็บไว้ใช้อ้างอิงเป็นหลักฐานได้ฝ่ายละอย่างน้อย 1 ฉบับ และ

คู่สัญญาแต่ละฝ่ายควรขอเอกสารแสดงตัวตนของคู่สัญญาอีกฝ่ายหนึ่งที่ลงนามรับรองสำเนาถูกต้องมาเก็บไว้ประกอบสัญญาฉบับที่ตนเองถือไว้ด้วย เช่น บัตรประจำตัวประชาชน หนังสือเดินทาง หนังสือรับรองและบัตรประจำตัวประชาชนของผู้มีอำนาจกระทำการแทนนิติบุคคล (กรณีนิติบุคคล) รวมถึง หนังสือมอบอำนาจ ในกรณีที่มีการมอบอำนาจ

คู่สัญญานำสัญญาที่ลงนามเรียบร้อยแล้วไปชำระอากรแสตมป์ตามอัตรา ระยะเวลา และเงื่อนไขที่กฎหมายกำหนด เนื่องจากสัญญาให้บริการสำนักงานเสมือน (Virtual Office) และคู่ฉบับเป็นสัญญาจ้างทำของที่กฎหมายกำหนดให้ต้องชำระอากรแสตมป์

ข้อพิจารณา

ภายในเว็บไซต์ของเราได้จัดให้มีให้บริการเอกสารสัญญาที่เกี่ยวข้องกับการเช่า/ใช้บริการพื้นสำนักงานอยู่หลายฉบับซึ่งมีความแตกต่างกันและในขณะเดียวกันก็มีความคล้ายคลึงกันในบางส่วน ซึ่งสัญญาแต่ละฉบับต่างก็มีความเหมาะสมในการนำไปใช้ตามวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันไป ผู้ใช้งานอาจศึกษารายละเอียดลักษณะและการนำไปใช้ของสัญญาดังกล่าวเพิ่มเติมได้ ดังต่อไปนี้

(1) สัญญาเช่าสำนักงานสำเร็จรูป (Serviced Office) คือ สัญญาที่ผู้เช่าเช่าพื้นที่สำนักงานพร้อมกับอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานต่างๆ เพื่อใช้เป็นสำนักงานส่วนเฉพาะของตนแยกสัดส่วนชัดเจนตามขนาดพื้นที่ที่ตกลงเช่า รวมถึงบริการส่วนกลางต่างๆ ที่ผู้ให้เช่าจัดให้มีใช้ร่วมกันระหว่างผู้เช่าคนอื่น (เช่น ห้องประชุม ส่วนต้อนรับ พื้นที่จัดเตรียม/รับประทานอาหาร) ซึ่งเหมาะสำหรับผู้ประกอบธุรกิจที่ต้องการสำนักงานที่พร้อมเริ่มใช้งานได้ทันที โดยที่ไม่จำเป็นต้องลงทุนปรับปรุงตกแต่ง หรือการวางระบบใดๆ เพิ่มเติม

(2) สัญญาใช้บริการพื้นที่ทำงาน (Co-Working Space) คือ สัญญาที่ผู้ใช้บริการเข้ามาใช้ประโยชน์ (เช่น นั่งทำงาน) ภายในพื้นที่ทำงานร่วมกัน หรือ Co-Working Space ร่วมกับผู้ใช้บริการรายอื่นๆ รวมถึงบริการส่วนกลางต่างๆ ที่ผู้ให้บริการจัดให้มี (เช่น ห้องประชุม ส่วนต้อนรับ พื้นที่จัดเตรียม/รับประทานอาหาร อาหารและเครื่องดื่ม พื้นที่พักผ่อน) ซึ่งเหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการพื้นที่ทำงานที่มีสภาพแวดล้อมที่เหมาะสมแก่การทำงาน เช่น พนักงานที่ทำงานจากบ้าน (Work from Home) ผู้ให้บริการอิสระ (Freelance) ผู้ประกอบการธุรกิจเกิดใหม่ (Start-up)/ผู้ประกอบการธุรกิจขนาดกลาง-เล็ก (SMEs) ซึ่งยังไม่ต้องการมีสำนักงานเป็นส่วนเฉพาะของตน

(3) สัญญาให้บริการสำนักงานเสมือน (Virtual Office) คือ สัญญาที่ผู้ใช้บริการมีสิทธิใช้ที่อยู่ของผู้ให้บริการแสดงออกเป็นที่ตั้งสำนักงานของตนได้ (เช่น รับ-ส่งเอกสารสำคัญ) หรือใช้จดทะเบียนธุรกิจต่างๆ ได้ (เช่น การจดทะเบียนบริษัท การจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม) โดยที่ผู้ใช้บริการอาจมี/ไม่มีการเข้ามาใช้ประโยชน์ในพื้นที่/สำนักงานจริงก็ได้ ซึ่งเหมาะสำหรับผู้ประกอบธุรกิจที่ต้องการใช้ที่อยู่ของสำนักงานเสมือนเพื่อแสดงเป็นที่ตั้งสำนักงานของตนและใช้ในการรับส่งเอกสารหรือจดทะเบียนธุรกิจ เช่น ผู้ประกอบธุรกิจให้บริการออนไลน์/ทางอินเตอร์เน็ตซึ่งไม่มีความจำเป็นต้องใช้พื้นที่ของสำนักงานในการประกอบธุรกิจ แต่ต้องการที่อยู่ของสำนักงานสำหรับประกอบการทำธุรกรรมสำคัญต่างๆ ของธุรกิจ รวมถึงเพิ่มความน่าเชื่อถือให้แก่ธุรกิจให้มีที่อยู่สำหรับติดต่อเป็นหลักแหล่งสำคัญ

(4) สัญญาเช่าอาคาร/พื้นที่พาณิชย์ คือ สัญญาที่ผู้เช่าเช่าอาคารหรือพื้นที่ระยะยาวเพื่อนำมาใช้เป็นสำนักงานส่วนเฉพาะของตน โดยทั่วไป ผู้ให้เช่ามักไม่ได้จัดให้มีบริการอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงาน การปรับปรุงตกแต่ง หรือการวางระบบใดๆ เอาไว้ให้ด้วย ซึ่งเหมาะสำหรับผู้ประกอบธุรกิจที่ต้องการเช่าอาคาร/พื้นที่เปล่ามาปรับปรุง/ตกแต่งให้เป็นสำนักงานด้วยตนเอง และใช้เป็นสำนักงานในระยะยาว เนื่องจากอาจต้องมีการลงทุนปรับปรุงตกแต่ง หรือการวางระบบใดๆ เพิ่มเติมให้เหมาะสมแก่การทำงานซึ่งมีอาจค่าใช้จ่ายจำนวนมาก

กฎหมายที่เกี่ยวข้อง

• กฎหมายจ้างทำของ ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์
• ข้อกำหนดมาตรฐานอุตสาหกรรมเอส (Thai SMEs Standard) การบริการ Co-Working Space มอก. เอส 115-2563 ในกรณีที่ผู้ให้บริการจัดให้มีบริการพื้นที่สำนักงาน ณ สถานที่จริงด้วย

ความช่วยเหลือจากทนายความ

คุณสามารถเลือกที่จะปรึกษาทนายความได้ในกรณีที่คุณต้องการความช่วยเหลือ

ทนายความสามารถช่วยคุณได้โดยทำการตอบคำถามของคุณหรือให้ความช่วยเหลือในกระบวนการต่าง ๆ จะมีการเสนอตัวเลือกดังกล่าวไว้ให้คุณในตอนท้ายของเอกสาร

แก้ไขแบบฟอร์มได้อย่างไร

คุณกรอกแบบสอบถามสำหรับป้อนข้อมูลแล้วจะเห็นได้ว่าระบบของเราจะค่อย ๆ สร้างเอกสารขึ้นเองโดยอัตโนมัติตามคำตอบที่คุณกรอกเข้าไป

ในตอนสุดท้าย คุณจะได้รับเอกสารในรูปแบบ Word และ PDF คุณสามารถแก้ไขและนำเอกสารไปใช้อีกได้