Umowa o zachowaniu poufności

Co to jest umowa o zachowaniu poufności?

W umowie o zachowaniu poufności osoba lub przedsiębiorca zobowiązana jest do zachowania w tajemnicy informacji poufnych innej osoby lub przedsiębiorcy, a tym samym do nieujawniania ich innym osobom lub przedsiębiorcom. Umowa ma na celu ochronę informacji poufnych przedsiębiorcy przed ich ujawnianiem osobom trzecim w razie gdy przedsiębiorca decyduje się na współpracę z innym przedsiębiorcą lub osobą prywatną. Zabezpiecza ona interesy przedsiębiorcy np. gdy druga strona ma przeprowadzić badanie prawne due diligence lub gdy strony ma wiązać np. umowa o pracę, umowa zlecenie, umowa sprzedaży udziałów lub akcji spółki, inna umowa z kontrahentem, podwykonawcą lub inwestorem itd.

Obowiązek zachowania poufności chroni przedsiębiorcę m.in. przed utratą lub zmniejszeniem ilości klientów lub nieuczciwą grą konkurencji, która wykorzystawszy informacje poufne np. specyfikacje techniczne produktu przedsiębiorcy, mogłaby je wykorzystać w swojej działalności i w ten sposób zaszkodzić przedsiębiorcy. Można ją zawrzeć już na etapie negocjacji, nawet jeśli nie jest pewne, czy umowa właściwa np. umowa inwestycyjna dojdzie do skutku lub współpraca przy rozwijaniu pomysłu lub technologii zostanie nawiązana. Już bowiem na tak wczesnym etapie druga strona uzyskuje od przedsiębiorcy wiedzę lub inne informacje poufne.

Czy sporządzenie umowy o zachowaniu poufności jest obowiązkowe?

Nie. Spisanie umowy o zachowaniu poufności nie jest obowiązkowe - strony mogą umówić się w zakresie ujawnienia informacji poufnych również m.in. w formie ustnej, dokumentowej czy elektronicznej.

Pisemna umowa potwierdza wzajemne zobowiązania stron i może być pomocna w razie potencjalnego sporu stron. Może również stanowić dowód przed sądem, w razie naruszenia interesów stron.

Co to są informacje poufne?

Informacje poufne to zbiór wszystkich danych, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa, przedstawiają jakąś wartość gospodarczą, nie zostały publicznie ujawnione oraz przedsiębiorca podjął określone działania w celu zachowania ich poufności.

Przykłady: informacjami poufnymi mogą być informacje obejmujące tajemnice handlowe ujawniającego, a w szczególności informacje, dotyczące: strategii marketingowej i korporacyjnej, planów rozwoju działalności, raportów sprzedaży, wyników przeprowadzanych badań, stosowanych metod i procedur, informacji technicznych oraz know-how, tajemnic handlowych, strategii biznesowych, planów marketingowych, kontaktów handlowych, baz danych, spisów kontrahentów oraz szczegółów umów z nimi zawartych, a także informacje na temat pracowników oraz współpracowników strony, budżetu, rachunkowości, sprawozdań handlowych, raportów wymaganych przepisami prawa i innych raportów finansowych, a także pozostałych spraw finansowych oraz innych informacji i dokumentów, oznaczonych klauzulą „poufne", „zastrzeżone", „tajne" lub inną klauzulą o podobnej treści itd.

Co nie jest dozwolone w umowie o zachowaniu poufności?

Umowa o zachowaniu poufności nie może być sprzeczna z prawem, z naturą stosunku prawnego lub z zasadami współżycia społecznego.

Informacja, która jest już znana publicznie nie może podlegać obowiązkowi zachowania poufności, gdyż skoro jest już powszechnie znana, nie można jej uznać za informację poufną.

Kto może sporządzić umowę o zachowaniu poufności?

Umowę o zachowaniu poufności zawiera się pomiędzy ujawniającym informacje poufne oraz otrzymującym informacje poufne. Zarówno pierwsza, jak i druga strona tej umowy może być każdą osobą lub podmiotem, a więc zarówno osobą fizyczną (prywatną), jak i podmiotem zorganizowanym (np. przedsiębiorcą indywidualnym, spółką handlową, stowarzyszeniem, fundacją, podmiotem publicznym itd.).

Przykład: Umowa o zachowanie poufności jest szczególnie pomocna założycielom start-upów, którzy za jej pomocą mogą chronić szczegółowe informacje o usłudze lub produkcie planowanym czy oferowanym przez start-up, dane biznesowe np. w celu przedstawienia projektu inwestorom, współpracy z instytucją badawczą, czy też wyprodukowania określonych urządzeń przez producenta zgodnie ze specyfikacją techniczną.

Jaki jest czas trwania umowy o zachowaniu poufności?

Aby chronić informacje poufne, warto ustalić termin dłuższy, niż termin obowiązywania samej współpracy między stronami. Z reguły obowiązek poufności nie powinien mieć terminu ważności, a więc powinien obowiązywać tak długo, jak dana informacja stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa. Z drugiej strony, brak terminu ważności oznacza zawarcie umowy na czas nieokreślony, którą można łatwo wypowiedzieć, w konsekwencji czego istnieje ryzyko, że ujawniona zostanie informacja poufna, szybciej niż strony tego chciały.

Umowę o zachowaniu poufności można zawrzeć na:

• czas określony (wskazując w umowie datę jej zakończenia) - jeśli umowa nie stanowi inaczej, niemożliwe jest jej wcześniejsze wypowiedzenie, przed datą końcową, ustaloną w umowie;
• czas nieokreślony (bez limitu czasowego, do momentu jej wypowiedzenia) - możliwość jej wypowiedzenia w każdym czasie, chyba że treść umowy stanowi inaczej.

Obowiązek zachowania poufności wygaśnie automatycznie, niezależnie od końcowej daty umowy, w momencie, gdy informacja stanie się publicznie znana, na przykład wówczas, gdy zostanie publicznie ujawniona przez jakąkolwiek osobę lub przedsiębiorcę.

Co należy zrobić po sporządzeniu umowy o zachowaniu poufności?

Zawarcie umowy o zachowaniu poufności nie wymaga dla swojej ważności żadnej specyficznej formy, co oznacza, że według wyboru stron można ją zawrzeć:

• w formie dokumentowej: forma dowolna, z której wynika kim są strony i czego dotyczy umowa np. wysyłka umowy e-mailem - zaleca się aby druga strona odpowiedziała na e-maila, że wyraża zgodę na zawarcie otrzymanej umowy (żadne inne podpisy nie są więc wymagane, wystarczy wysyłka i potwierdzenie drugiej strony);
• w formie pisemnej: wystarczy złożenie odręcznych podpisów stron na 2 egzemplarzach wydrukowanej umowy;
• w formie elektronicznej: każda ze stron umowy powinna złożyć na niej swój kwalifikowany podpis elektroniczny;
• w formie pisemnej z datą pewną: strony składają swoje podpisy w obecność urzędnika lub notariusza, który potwierdza swoim podpisem, że umowa została zawarta w dniu, w którym strony przybyły do urzędu;
• w formie pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym: strony składają swoje podpisy w obecności urzędnika lub notariusza, który potwierdza swoim podpisem, że złożyli oni podpisy w jego obecności;
• w formie aktu notarialnego: notariusz sporządzi akt notarialny zawierający treść umowy w obecności obu stron.

Mimo braku obowiązkowej formy, zaleca się sporządzić umowę o zachowaniu poufności w formie pisemnej, w 2 egzemplarzach, które każda strona powinna odręcznie podpisać. Strony uzyskają po 1 egzemplarzu podpisanej umowy, który należy zachować w dokumentacji. Zawarcie umowy w formie pisemnej ma walor dowodowy i lepiej chroni interesy stron.

Zawarcie umowy o zachowaniu poufności może nastąpić już na etapie negocjacji, nawet jeśli nie jest pewne, czy umowa właściwa np. umowa inwestycyjna dojdzie do skutku lub współpraca przy rozwijaniu pomysłu lub technologii zostanie nawiązana. Już bowiem na tak wczesnym etapie druga strona uzyskuje od przedsiębiorcy wiedzę lub inne informacje poufne.

Czy konieczne jest sporządzenie umowy o zachowaniu poufności przez notariusza?

Nie. Nie ma obowiązku sporządzenia umowy o zachowaniu poufności w konkretnej formie. Oznacza to, że forma aktu notarialnego nie jest wymagana dla ważności umowy o zachowaniu poufności.

Jakie koszty wiążą się z finalizacją umowy o zachowaniu poufności?

Brak kosztów finalizacji umowy o zachowaniu poufności. Nie wymaga się formy notarialnej - brak kosztów taksy notarialnej. Brak również opłat rejestracyjnych.

Jak można rozwiązać umowę o zachowaniu poufności?

Umowa o zachowaniu poufności może zostać rozwiązana:

• za wypowiedzeniem, jeśli umowa została zawarta na czas nieokreślony: w każdym czasie i z jakichkolwiek przyczyn, po upływie okresów wypowiedzenia, chyba że treść umowy o zachowaniu poufności przewiduje w tym względzie ograniczenia. Okres wypowiedzenia to czas, który musi upłynąć od dnia zakomunikowania chęci rozwiązania umowy (wręczenia wypowiedzenia), do dnia, w którym umowa ulega rozwiązaniu. Długość okresów wypowiedzenia powinna wynikać z treści umowy o zachowaniu poufności;
• na mocy porozumienia stron, czyli w ramach konsensusu;
• na drodze sądowej.

Co powinna zawierać umowa o zachowaniu poufności?

Umowa o zachowaniu poufności powinna zawierać co najmniej:

• dane osobowe stron;
• okoliczności zawarcia umowy np. zawarcie umowy w ramach prowadzonych negocjacji inwestycyjnych, w ramach umowy o pracę itd.;
• postanowienie o zakazie ujawniania informacji poufnych;
• definicję pojęcia informacje poufne na potrzeby umowy;
• listę okoliczności wyjątkowych, w ramach których możliwe jest ujawnienie informacji poufnych;
• (fakultatywnie) kary pieniężne za ujawnienie informacji poufnych osobom nieuprawnionym;
• podpisy stron.

Umowa ta powinna zabezpieczać interesy podmiotu, ujawniającego informacje poufne.

Jakie przepisy mają zastosowanie do umowy o zachowaniu poufności?

Do umowy o zachowaniu poufności zastosowanie mają zasady ogólne prawa zobowiązań , w tym zasada swobody umów, wynikająca z art. 353^[1] Kodeksu Cywilnego.

Kodeks Cywilny przewiduje obowiązek zachowania poufności na etapie prowadzenia negocjacji gospodarczych, tj. art. 72^[1] Kodeksu Cywilnego.

Wszelkie przekazanie, ujawnienie czy wykorzystanie informacji, stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, stanowią czyn nieuczciwej konkurencji, a przedsiębiorca dopuszczający się takiego czynu może zostać pociągnięty do odpowiedzialności cywilnej, o czym stanowi art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Jak edytować wzór?

Wypełnij formularz. Dokument jest redagowany na Twoich oczach w miarę podawania odpowiedzi.

Po zakończeniu, otrzymujesz go w formacie Word i PDF. Możesz go edytować i wykorzystać ponownie.