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La convocatoria de asamblea ordinaria o extraordinaria es el documento mediante el cual se le hace saber a todos los integrantes (socios) de una sociedad mercantil (empresa) la fecha, los términos, condiciones y temas que serán discutidos en una asamblea (en las sociedades en nombre colectivo y en las sociedades en comandita simple se les llaman "junta de socios" a las asambleas). Las sociedades mercantiles pueden ser: sociedad en nombre colectivo, sociedad en comandita simple, sociedad de responsabilidad limitada, sociedad anónima, sociedad en comandita por acciones, sociedad cooperativa, y sociedad por acciones simplificadas. Para todas ellas se puede utilizar este documento.
Una asamblea ordinaria o extraordinaria es el momento en que todos los miembros de una sociedad mercantil son convocados para discutir temas concernientes al actuar de la sociedad.
Dependiendo de los asuntos que sean discutidos (y del tipo de sociedad que se trate), las asambleas pueden categorizarse como ordinarias o extraordinaria.
La convocatoria de asamblea ordinaria o extraordinaria debe de cumplir con los requisitos que se encuentren en los estatutos sociales (reglas que establecen el actuar de las sociedades). Además, la convocatoria de asamblea ordinaria o extraordinaria tiene que ser publicada en el sistema que la Secretaría de Economía tiene para este fin.
La convocatoria para asamblea ordinaria o extraordinaria deberá de hacerse por el Administrador o el Consejo de Administración, sin embargo, puede ser realizada por un socio o una tercera persona interesada en que se discutan ciertos temas dentro de una asamblea. Los socios pueden hacer la convocatoria para asamblea ordinaria o extraordinaria cuando se junte más del treinta por ciento del capital social (o lo que haya sido establecido en el contrato social). Además, la convocatoria para asamblea ordinaria o extraordinaria puede ser realizado por una tercera persona (que no sea el administrador o algún socio) cuando exista una razón valida para hacerla, por ejemplo: un mandato judicial para convocar a asamblea, que algún vigilante de la sociedad decida que existe algún tema que será necesario discutir durante una asamblea, entre otros. En cualquiera de estos supuestos, para que la convocatoria a asamblea ordinaria o extraordinaria tenga validez, deberá de ser firmada por la persona que convoca a la asamblea.
Si la asamblea ya ha sido convocada y llevada a cabo y se desea reflejar los acuerdos tomados en la misma, se puede utilizar el acta de asamblea ordinaria o extraordinaria.
Tipos de asambleas: ordinarias y extraordinarias.
Si una sociedad en nombre colectivo o una sociedad en comandita simple está convocando a una asamblea, esta reunión de socios será denominada "junta de socios". En esta "junta de socios" podrán ser discutidos todos los temas concernientes de la sociedad.
De igual manera si se trata de una sociedad de responsabilidad limitada o de una sociedad cooperativa las asambleas serán denominadas "asambleas de socios". En las "asambleas de socios" de igual manera podrán ser discutidos todos los temas, sin importar si tienen relevancia mayor o menor.
En cambio, si se trata de una sociedad anónima, una sociedad en comandita por acciones, o una sociedad por acciones simplificadas las asambleas podrán categorizarse en ordinarias y extraordinarias.
Asambleas ordinarias
En las asambleas ordinarias serán discutidos temas comunes y de relevancia menor para la sociedad, como lo son el cambio de administradores de la sociedad, análisis del reporte financiero anual, entre otros. Las asambleas ordinarias deberán de ser realizadas anualmente dentro de los primeros cuatro meses del año fiscal (el año fiscal comienza el 1 de enero de cada año).
Asambleas extraordinarias
En las asambleas extraordinarias se discutirán temas de vital importancia para la sociedad como lo son el aumento del tiempo de duración de la sociedad o de terminación anticipada de la misma, el aumento o reducción del dinero (capital social) de la sociedad, el cambio de objeto, nacionalidad o transformación de la sociedad, la fusión de la sociedad con otra sociedad, la emisión de acciones privilegiadas o pago de sus propias acciones, la emisión de acciones de goce (acciones que serán pagadas de regreso a los socios y conservarán el derecho a voto dentro de las asambleas) y la emisión de bonos (compra de deuda). Las asambleas extraordinarias podrán celebrarse en cualquier momento.
La convocatoria de asamblea ordinaria o extraordinaria se deberá imprimir y firmarse por las personas que vayan a convocar, y se deberá de ser publicada con la anticipación que esté marcada en los estatutos sociales (a falta de un término establecido, la ley señala que la convocatoria deberá de hacerse cuando menos con quince días hábiles de anticipación).
Si los estatutos sociales así lo establecen, cada socio deberá de ser enterado de la realización de la asamblea ordinaria o extraordinaria (este requisito no será necesario si no se encuentra dicha obligación en los estatutos sociales). Algunas de las formas en las que los socios pueden ser enterados de la realización de la asamblea ordinaria o extraordinaria son la notificación mediante correo certificado, el envío de correo electrónico a los socios, entre otras maneras.
Adicionalmente, la convocatoria de asamblea ordinaria o extraordinaria deberá publicarse ante el sistema que la Secretaría de Economía tiene para este fin. Si los estatutos sociales así lo establecen, cada socio deberá de ser notificado de forma personal de la convocatoria a la asamblea, por lo tanto se podrá solicitar la firma de un Recibo de Documentos y adjuntarse la presente convocatoria, las cuales se entregarán de forma personal.
La convocatoria de asamblea ordinaria o extraordinaria incluye toda la información necesaria para que dicha convocatoria pueda ser publicada en el sistema que la Secretaría de Economía tiene para este fin.
Se deberá de completar el formulario especificando todos los pormenores de la asamblea ordinaria o extraordinaria. Así, se deberá indicar la fecha y hora en que se realizará la asamblea, de igual manera se deberá señalar en qué lugar será realizada, y quien está realizando la convocatoria. Del mismo modo, serán señalados los temas que se discutirán en la asamblea, los requisitos necesarios para que los socios sean admitidos en la misma y si estos podrán actuar mediante representante o si deberán de asistir personalmente.
La convocatoria de asamblea ordinaria o extraordinaria deberá de ser impresa y firmada por quien convoca a la asamblea por duplicado. Posteriormente, se deberá de hacer la publicación de la misma ante el sistema que la Secretaría de Economía tiene para este fin, y si los estatutos sociales así lo establecen, cada socio deberá de ser enterado de la realización de la asamblea ordinaria o extraordinaria.
La convocatoria de asamblea ordinaria o extraordinaria se rige por lo dispuesto en:
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Una guía para ayudarle: ¿Cómo Celebrar una Asamblea de Socios?
País: México