Aviso de privacidad

¿Qué es un Aviso de Privacidad?

El Aviso de Privacidad es el documento por medio del cual las personas físicas o morales que recopilan información personal y/o información personal sensible de sus clientes o prospectos o usuarios, notifican a estos el uso que harán de sus datos personales, así como el proceso para solicitar la "devolución" de los mismos.

Por ley, el Aviso de Privacidad debe ponerse a disposición de los interesados, estar publicado y difundirse, a efecto de que las personas titulares de los datos personales puedan conocerlo y en su caso oponerse al uso, tratamiento y/o transferencia de sus datos.

El Aviso de Privacidad debe ponerse a disposición de los titulares de los datos personales, a través de formatos impresos, digitales, visuales, sonoros o cualquier otra tecnología que garantice el acceso a dicha información, por ejemplo:

• Exhibir el Aviso de Privacidad de manera visible en las oficinas de quienes recaban información.
• Habilitar un acceso al Aviso de Privacidad en la página web.
• Enviar el Aviso de Privacidad de manera automática vía correo electrónico a cada cliente y/o usuario.
• Entregar impreso el Aviso de Privacidad previo a cada servicio.
• Cualquier otro medio que garantice el acceso de los clientes y/o usuarios al Aviso de Privacidad.

¿Cuál es la diferencia entre Aviso de Privacidad y Términos y Condiciones?

El Aviso de Privacidad y los Términos y Condiciones de Uso, son dos documentos independientes que comúnmente están presentes de manera paralela en las plataformas virtuales en internet, sin embargo estos documentos son complementarios mas no son lo mismo.

El Aviso de Privacidad es una notificación para el titular de los datos personales sobre el uso que el receptor de esos datos personales podrá realizar con los mismos, así como del proceso para recuperar estos datos, es decir para que el receptor elimine o borre eso datos personales de su base de datos.

Por otro lado, los Términos y Condiciones de Uso de una plataforma, son mucho más parecidos a un Contrato que se celebra de manera virtual entre el Usuario y la Plataforma, que se formaliza con la aceptación de dichos Términos y Condiciones de Uso, los cuales establecen las reglas de uso de la plataforma que el Usuario deberá de cumplir para utilizarla.

¿Qué son los Derechos ARCO?

El control sobre los datos personales y datos personales sensibles de las personas, se manifiesta a través de los denominados derechos ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición), a través de los cuales el titular tiene la facultad de:

• Conocer en todo momento quién dispone de sus datos y para qué están siendo utilizados.
• Solicitar rectificación de sus datos en caso de que resulten incompletos o inexactos.
• Solicitar la cancelación de los mismos por no ajustarse a las disposiciones aplicables.
• Oponerse al uso de sus datos si es que los mismos fueron obtenidos sin su consentimiento.

¿El Aviso de Privacidad es obligatorio?

Sí, el Aviso de Privacidad es obligatorio para cualquier persona física o moral que trate con datos personales de terceros.

Por ejemplo: Si el sitio web pide información al usuario como; nombre, correo electrónico, teléfono, edad, genero, etc., el titular del sitio web deberá poner a disposición de los usuarios el Aviso de Privacidad.

Sin embargo, si se trata de un sitio web meramente informativo en el cual los usuarios no comparten sus datos de contacto ni información personal, el Aviso de Privacidad no será necesario.

¿Qué significa el concepto "Datos Personales" y "Datos Personales Sensibles" dentro del Aviso de Privacidad?

Según la legislación deberá entenderse como "Datos Personales" cualquier información concerniente a una persona física identificada o identificable.

Por ejemplo: Son datos personales el Nombre, CURP, Domicilio, Teléfono, Correo Electrónico, etc.

La misma ley define "Datos Personales Sensibles" como aquellos datos personales que afecten a la esfera más íntima de su titular, o cuya utilización indebida pueda dar origen a discriminación o conlleve un riesgo grave para este.

Por ejemplo: Se consideran sensibles aquellos que puedan revelar aspectos como origen racial o étnico, estado de salud, información genética, creencias religiosas, filosóficas y morales, afiliación sindical, opiniones políticas, preferencia sexual.

¿Cuándo es necesario el consentimiento expreso y por escrito del Titular de los Datos Personales?

La persona que recabe Datos Personales Sensibles, deberá obtener el consentimiento expreso y por escrito del titular para su tratamiento, a través de su firma autógrafa, firma electrónica, o cualquier mecanismo de autenticación, por ejemplo marcar una casilla o hacer click sobre el boton de aceptar en un formulario.

¿Quién emite el Aviso de Privacidad?

El Aviso de Privacidad debe ser publicado por la persona física o moral quien recabe los datos personales de terceros.

En caso de personas físicas serán ellos mismos los responsables por el tratamiento y cuidado de los datos personales. En caso de personas morales el Aviso de Privacidad deberá nombrar a una persona física como responsable del cuidado y tratamiento de los datos personales recabados por la persona moral. El responsable del cuidado y tratamiento de los datos, podrá ser el administrador del sitio web o una persona encargada del servicio a cliente, con la cual los usuarios puedan contactar para solicitudes relacionadas con el Aviso de Privacidad.

¿Cuál es la vigencia del Aviso de Privacidad?

El Aviso de Privacidad tiene una vigencia ilimitada, sin embargo la persona que recaba datos personales tendrá la obligación de actualizar el Aviso de Privacidad en caso de realizar algún cambio respecto al uso o metodo de recolección de los datos personales.

¿El Aviso de Privacidad necesita inscribirse o registrarse ante alguna autoridad?

No es necesario registrar el Aviso de Privacidad ante la autoridad, sin embargo el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI) es la autoridad gubernamental competente, autorizada para exigir a los particulares que tengan su Aviso de Privacidad, así como para sancionarlos en caso de no contar con él.

¿Qué hacer al concluir el Aviso de Privacidad?

El Aviso de Privacidad deberá ser puesto a disposición de las personas que proporcionen datos personales, como lo son clientes, prospectos, proveedores y usuarios.

Dicha puesta a disposición deberá realizarse por todos los medios de comunicación posibles, por ejemplo mediante:

• Correo Electrónico
• Página Web
• Impreso y visible en el establecimiento
• Publicado en Redes Sociales

Lo anterior, en virtud de que la importancia del Aviso de Privacidad radica en que los usuarios lo conozcan y tengan acceso a el, para saber el uso que se le dará a sus datos personales.

El Aviso de Privacidad deberá mantenerse actualizado y la fecha de publicación, deberá actualizarse en cada revisión.

¿Qué elementos son indispensables para el Aviso de Privacidad?

El Aviso de Privacidad deberá contener la siguiente información:

• La identidad y domicilio del Responsable que los recaba.
• Las finalidades del uso de los datos.
• Las opciones y medios que el Responsable ofrezca a los Titulares para limitar el uso o divulgación de sus datos.
• Los medios para ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición (Derechos ARCO).
• Las transferencias de datos que pretendan efectuarse.
• En caso de Datos Personales Sensibles, el Aviso de Privacidad deberá señalar expresamente que se realizará con este tipo de datos.

¿Cuál es la legislación aplicable al Aviso de Privacidad?

En México la Ley que regula lo relativo al Aviso de Privacidad es la Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Particulares.

¿Cómo modificar el modelo?

Completas un formulario. El documento se va redactando ante tus ojos, en base a tus respuestas.

Al finalizar, lo recibirás en los formatos Word y PDF. Puedes modificarlo y volver a utilizarlo.