Lettre de demande de remboursement des frais professionnels

Qu'est-ce qu'une demande de remboursement des frais professionnels ?

Cette demande permet à un salarié de demander le remboursement de sommes d'argent dépensées dans le cadre de ses missions pour l'employeur.

Attention : ce document ne s'applique que pour le remboursement de frais professionnels dans le cadre d'une relation de travail, entre employeur et salarié. Il n'est donc pas adapté pour les personnes ayant un statut autre que celui de salarié (gérant ou président d'une société, freelance, commercial travaillant en tant que freelance…).

Les frais professionnels sont toutes les dépenses réalisées par le salarié dans le cadre de ses activités professionnelles et pour l'intérêt de l'entreprise. À titre d'exemple, il peut s'agir :

• Des frais de repas ;

• Des frais de déplacement professionnel ;

• Des frais de mobilité professionnelle (ex : frais de déménagement après une promotion ou à une mutation...) ;

• Des frais d'habillage pour certains métiers (ex : chaussures de sécurité, bleu de travail, blouse de laboratoire...).

Remarque : le salarié dispose d'un délai de 3 ans à compter du jour de la dépense pour demander à son employeur le remboursement de ses frais professionnels.

Que doit contenir une demande de remboursement des frais professionnels ?

La demande de remboursement des frais professionnels doit mentionner :

• L'identité du salarié : nom, prénom(s), adresse ;
• L'identité du salarié : nom de la société, adresse ;
• La date et le lieu de rédaction de la lettre ;
• La liste des frais que l'employeur doit rembourser ;
• Le montant total des frais que l'employeur doit rembourser.

Comment rembourser les frais professionnels d'un salarié ?

Il existe deux modalités de remboursement des frais professionnels : au forfait ou au réel.

• Le remboursement des frais professionnels peut s'effectuer sans justificatifs, sur la base d'un versement d'allocations forfaitaires par lequel l'employeur verse au salarié une prime évaluée en amont. Cette modalité de remboursement doit être prévue dans le contrat de travail ou dans la convention collective.

• Si tel n'est pas le cas, le remboursement des frais professionnels s'effectue sur la base des dépenses réelles engagées, à l'appui de justificatifs (ex : factures, note de frais, tickets de caisse…).

Quelles sont les formalités après la signature d'une demande de remboursement des frais professionnels ?

Le salarié transmet sa demande à l'employeur par le moyen de son choix (lettre, mail, remise en main propre...). L'envoi par recommandé avec avis de réception permet au salarié de s'assurer que l'employeur en prenne connaissance.

Par mesure de précaution, il est recommandé de garder une copie des justificatifs.

Quels sont les documents à joindre à la demande de remboursement des frais professionnels ?

Le salarié souhaitant le remboursement de ses frais professionnels devra joindre à sa lettre les justificatifs originaux (ex : reçu, ticket de carte bancaire, facture...).

Quelle est la législation applicable à la demande de remboursement des frais professionnels ?

• Articles L.3245-1 D.3231-4 du Code du travail

Aide d'un avocat

Vous pourrez choisir de consulter un avocat si vous avez besoin d'aide.

L'avocat pourra répondre à vos questions ou vous aider dans vos démarches. Cette option vous sera proposée à la fin du document.

Comment modifier le modèle ?

Vous remplissez un formulaire. Le document se rédige sous vos yeux au fur et à mesure de vos réponses.

A la fin, vous le recevez aux formats Word et PDF. Vous pouvez le modifier et le réutiliser.