Convocation à l'assemblée générale d'une association

Qu'est-ce qu'une convocation à une assemblée générale d'association ?

La convocation en assemblée générale permet d'inviter les membres d'une association à se réunir en assemblée générale ordinaire ou extraordinaire.

Pour rappel :

• L'assemblée générale ordinaire se tient une fois par an et délibère sur les décisions courantes de l'association : approbation des comptes annuels, adoption du rapport financier et du rapport moral (aussi appelé rapport d'activité), renouvellement des mandats des membres du conseil d'administration de l'association, fixation du montant de la cotisation annuelle, etc...
• L'assemblée générale extraordinaire a lieu ponctuellement, lorsque certaines décisions particulièrement importantes doivent être prises : modification de l'objet de l'association, fusion de l'association avec une seconde association, etc. Plus généralement l'assemblée générale extraordinaire intervient pour toute modification des statuts de l'association.

La convocation à une assemblée générale d'association est-elle obligatoire ?

Oui, la convocation est nécessaire pour réunir les membres d'association en assemblée générale.

Que doit contenir une convocation à une assemblée générale d'association ?

Pour être valable, la convocation à une assemblée générale d'association doit contenir :

• le nom de l'association ;
• la date et l'heure de l'assemblée générale ;
• le lieu où se tiendra l'assemblée générale. En général, elle a lieu dans leur siège social. Cependant, elle peut également avoir lieu ailleurs (ex : dans une salle louée à cet effet, au domicile de l'un des membres de l'association…) ;
• l'ordre du jour : il liste les sujets qui seront abordés lors de l'assemblée générale ;

Eventuellement, la convocation peut également inclure :

• un pouvoir : permet à un membre qui ne peut pas se rendre à l'assemblée d'autoriser un autre membre présent à voter à sa place ;
• un bulletin de participation à découper par le membre de l'association pour qu'il confirme ou infirme sa présence à l'assemblée générale.

Quel est le délai pour envoyer une convocation à une assemblée générale d'association ?

Le délai entre la réception de la convocation et la réunion en assemblée générale doit être suffisant pour permettre aux membres de prendre connaissance de l'ordre du jour et des éventuels documents joints.

Ainsi, la convocation doit être envoyée au minimum 15 jours avant la date de l'assemblée générale.

Qui peut rédiger une convocation à une assemblée générale d'association ?

La personne habilitée à convoquer l'assemblée générale est généralement désignée dans les statuts ou le règlement intérieur de l'association.

Il s'agit le plus souvent d'un membre du bureau (ex : Président, secrétaire, trésorier…).

Si les statuts ne précisent rien, le Président de l'association devra organiser la convocation en assemblée générale. Il pourra s'en charger lui-même ou déléguer cette mission à une personne de son choix (ex : Vice-Président, secrétaire, autre membre…).

Quelles sont les formalités après la signature d'une convocation en assemblée générale ?

La convocation devra être envoyée aux membres de l'association au minimum 15 jours avant la date de l'assemblée générale par tout moyen :

• lettre (simple ou recommandée avec avis de réception) ;
• mail ;
• annonce dans la presse, le bulletin interne ou le site Internet ;
• affichage dans le local de l'association ;

Selon la situation de l'association (ex : sa taille), il convient d'opter pour le mode d'envoi qui assure que les membres soient informés de la tenue de l'assemblée générale.

Quelle est la loi applicable à la convocation à une assemblée générale ?

La loi du 1^er juillet 1901 relative au contrat d'association et son Décret d'application du 16 août 1901.

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