Convention de mise à disposition de matériel (Association)

Qu'est-ce qu'une convention de mise à disposition de matériel ?

Cette convention permet à une association de formaliser par écrit la mise à disposition temporaire d'un ou plusieurs biens dont elle est propriétaire, en contrepartie du paiement d'un prix par le locataire.

La convention peut porter sur tout type de meuble. Il peut s'agir par exemple de matériel audiovisuel (ex : sonorisation, éclairage…), de matériel évènementiel (ex : structure scénique), d'outillage (ex : outils de bricolage, de jardinage…) ou d'équipement sportif (ex : ski, matériel d'athlétisme…).

Ce document ne peut pas concerner la location d'un bien immobilier.

Afin de louer son/ses bien(s) immobilier(s), l'association pourra utiliser nos modèles de bail d'habitation pour une location meublée, de bail d'habitation pour une location vide, de bail professionnel, ou encore de bail commercial.

Quels sont les autres types de contrats de mise à disposition de matériel ?

Lorsque le loueur de matériel n'est pas une association, il convient de rédiger :

• un contrat de prêt entre particuliers si le matériel est prêté gratuitement par deux individus ;
• un contrat de location de biens entre particuliers (hors biens immobiliers) si le matériel est prêté contre le paiement d'une somme d'argent, et que le loueur et le locataire sont deux individus ;
• un contrat de location de matériel d'entreprise quand le loueur et le locataire sont des professionnels.

Que doit contenir une convention de mise à disposition de matériel ?

La convention de mise à disposition de matériel doit mentionner :

• l'identité de l'association : nom et adresse officielle de l'association ;
• l'identité du locataire : prénom(s), nom, adresse ;
• la description du matériel loué et ses conditions d'utilisation ;
• les modalités de la remise du matériel loué : elles précisent les moyens par lesquels le loueur remettra le matériel au locataire et ceux par lesquels le locataire devra le restituer au loueur (ex : remise en main propre, livraison etc.) ;
• la durée de la location ;
• le montant de la location ;
• les conditions de paiement de la location : modalités du versement (ex : une une fois, sous forme de loyer…), et les mode de paiement utilisé (ex : carte bancaire, chèque, espèce, virement etc.) ;
• l'indemnisation prévue dans le cas où le locataire dégrade ou perd le matériel loué ;
• si cela est prévu, l'assurance liée à la location du matériel loué.

Qui peut conclure une convention de mise à disposition de matériel ?

Une association est autorisée à mettre à disposition du matériel si elle respecte les conditions suivantes :

• Être une structure associative 1901, c'est-à-dire avoir été déclarée en préfecture et être répertoriée dans le Registre National des Associations. Les associations immatriculées en Alsace-Moselle peuvent également prêter des biens dès lors qu'elles sont valablement enregistrées dans le registre des associations du Tribunal judiciaire de leur siège.

• Être propriétaire du matériel ;

• Mentionner le service de location dans ses statuts si le service de location fait partie des activités de l'association ;

• Ne pas générer un chiffre d'affaires supérieur à 60 000 euros par an.

Il est possible d'assurer le bien loué en cas de dommages. Cette assurance peut être incluse dans le prix de la location, ou bien être à la charge du locataire.

Quelles sont les formalités après la signature de mise à disposition de matériel ?

Le contrat doit être paraphé (initiales sur chaque page) par l'association et le locataire. Ils devront le conserver pendant au moins toute la durée de la location.

Quels sont les documents à joindre à une convention de mise à disposition de matériel ?

Si une assurance est prévue pour les dommages sur le bien loué dans le contrat de location, une copie du contrat d'assurance multirisque devra être jointe en annexe du contrat.

Quelle est la loi applicable à la convention de mise à disposition de matériel ?

Loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association.

Aide d'un avocat

Vous pourrez choisir de consulter un avocat si vous avez besoin d'aide.

L'avocat pourra répondre à vos questions ou vous aider dans vos démarches. Cette option vous sera proposée à la fin du document.

Comment modifier le modèle ?

Vous remplissez un formulaire. Le document se rédige sous vos yeux au fur et à mesure de vos réponses.

A la fin, vous le recevez aux formats Word et PDF. Vous pouvez le modifier et le réutiliser.