Contrato de administración de fincas

Este contrato permite que cualquier comunidad de propietarios contrate los servicios de administración y gestión de fincas, ya sean prestados por un administrador de fincas persona física, o por una empresa o asesoría especializada en la administración de fincas. Los servicios de administración incluyen todas las labores necesarias para garantizar la correcta gestión de una comunidad de propietarios, incluida la llevanza de sus cuentas y la resolución de todos los problemas que puedan surgir en el día a día de la comunidad (p. ej. coordinar las reparaciones de las zonas comunes con una empresa reparadora). Esta persona será nombrada como administrador-secretario de la comunidad de propietarios.

El cargo de secretario-administrador tiene una duración de un año. Este cargo puede ser renovado año a año por la comunidad de propietarios.

En el caso de que el administrador de fincas vaya a realizar el asesoramiento puntual sobre algún aspecto legal o de gestión de una comunidad de propietarios (p. ej. asesorar a la Comunidad de propietarios sobre los procedimientos que deben seguir para reclamar las cuotas pendientes de pago por parte de alguno de los copropietarios), deberá preparar la firma de una hoja de encargo.

Por otro lado, si la comunidad desea contratar otros servicios no incluidos dentro de la actividad de administración de fincas (p. ej. la realización de labores propias de gestión de la empresa o la asistencia al cliente para realizar otras actividades), las partes deberán firmar un contrato de prestación de servicios.

Cuál es el contenido del contrato de gestión de fincas

La gestión o administración de fincas incluye todas las actividades y servicios necesarios para garantizar el correcto funcionamiento y la gestión de una comunidad de propietarios. Entre otras, el gestor de fincas realiza las siguientes actividades:

• Velar por el buen funcionamiento de la comunidad, sus instalaciones y servicios, informando a los vecinos de todas las normas de uso de los elementos comunes. La labor del Administrador incluye la realización de advertencias y apercibimientos a los copropietarios o usuarios que incumplan con las reglas de uso de los elementos comunes.
  
  
• Preparar, con la debida antelación, y someter a la aprobación de la junta el plan de gastos previsibles y presupuesto de la comunidad, así como las cuentas de la comunidad de cada ejercicio.
  
  
• Convocar las reuniones de la Junta de propietarios, tanto reuniones ordinarias como extraordinarias, incluyendo la preparación del acta de cada reunión.
  
  
• Atender a la conservación y mantenimiento de los elementos comunes de la comunidad, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes que sean necesarios para garantizar su normal funcionamiento.
  
  
• Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras, y efectuar los pagos y cobros que sean procedentes de todos los proveedores de servicios y de mantenimiento de la comunidad.
  
  
• Custodiar toda la documentación de la comunidad, incluyendo, de forma específica, la custodia de todas las actas de las reuniones de la junta de propietarios y de los libros de cuentas.
  
  
• Mantener todas las comunicaciones con los copropietarios, informándoles de cualquier novedad o incidencia que pueda afectar a la comunidad.
  
  
• Gestionar los cobros y pagos de la comunidad y, de forma expresa, el cobro de las cuotas y derramas que le corresponde a cada copropietario.
  
  
• Realización de labores de asesoramiento en temas relacionados con el funcionamiento de los elementos de la comunidad.

Tras la firma de este documento, el administrador prestará sus servicios de forma independiente con respecto al cliente, es decir, trabajará por cuenta propia, con sus medios y su propia organización (es decir, como autónomo), asumiendo los riesgos de su actividad (p. ej. asume el riesgo de que el cliente no pague a tiempo su servicio, los costes de los materiales, los retrasos derivados de la falta de suministros o materiales, etc.).

Por otro lado, este contrato puede ser firmado tanto por uno o varios administradores autónomos persona física que se ofrecen a prestar sus servicios a la vez, como por una o varias empresas especializadas o gestorías.

¿Cómo utilizar este documento?

En relación con este contrato se debe tener en cuenta lo siguiente:

Contenido del contrato

Este contrato incluye el contenido mínimo para asegurar su plena eficacia. En concreto, en este contrato se recoge:

• La información de las partes (la comunidad y administrador(es)).
• El nombramiento del administrador como secretario-administrador de la comunidad.
• El detalle de todas las actividades o tareas incluidas dentro del servicio de administración de fincas.
• La autorización de acceso a la documentación de la comunidad.
• Los honorarios del administrador de fincas (o su gratuidad, en su caso).
• La posibilidad del administrador de gestionar todos los gastos e ingresos de la comunidad, así como sus cuentas bancarias.
• La contratación de otros profesionales que presten sus servicios en favor de la comunidad.
• La duración del contrato.
• Las condiciones para llevar a cabo la cancelación anticipada del contrato.
• El cumplimiento de una cláusula de confidencialidad en la que se recoge el compromiso de las partes mantendrán el secreto de la información que obtienen durante la ejecución del contrato.

Formalización del contrato

Una vez completado y descargado este contrato, tanto el administrador, ya sea personalmente o con su correspondiente representante (p. ej. el administrador o apoderado de la empresa administradora de fincas, la persona apoderada para actuar en nombre del administrador, etc.), como el presidente de la comunidad de propietarios, o en su caso, el vicepresidente, deben firmarlo. La firma, ya sea a mano o emitida con un certificado digital, se realizará en la parte señalada al final del contrato, así como en el margen izquierdo de cada una de sus páginas.

El contrato se deberá firmar en dos ejemplares, de tal forma que cada parte pueda conservar una copia. Asimismo, este contrato será plenamente válido tras su firma. No es necesario acudir ante un Notario público para notarizarlo o elevarlo a público.

Asimismo, la junta de propietarios debe haber ratificado o ratificar en el futuro el nombramiento del administrador como secretario-administrador de la junta de propietarios.

Por último, las partes pueden incluir aquellos anexos que estimen oportunos para detallar los servicios incluidos en este contrato.

Derecho aplicable

De forma general, este contrato se rige por los artículos 1.088, 1.542 al 1.545 y 1.583 del Código Civil; lo dispuesto, entre otros, por el artículo 20 de la Ley 49/1960, de 21 de julio, sobre propiedad horizontal; y por lo establecido, en su caso, en el Código de Comercio.

El Administrador debe tener en cuenta los códigos éticos y recomendaciones de sus respectivos colegios profesionales.

Ayuda de un abogado

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¿Cómo modificar el modelo?

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