Акт про втрату документів

Акт про втрату документів (далі "Акт") є офіційним документом організації, в якому фіксується факт втрати оригіналів певних документів. Цей Акт може бути використаний юридичними особами або приватними підприємцями для фіксації втрати первинних документів (наприклад, товарні накладні, свідоцтва), оригіналів контрактів, договорів тощо.

Втрата документа можлива через (1) виникнення певних форс-мажорних обставин (наприклад, пожежа в архіві з документами чи повінь); або (2) недбалість посадових осіб, яким ввірений контроль за зберіганням певних документів; або (3) викрадення документів третіми особами тощо.

Оскільки в тих або інших випадках чинним законодавством вимагається зберігання документів впродовж визначеного строку, їх втрата може призвести до накладення певних адміністративних штрафів чи санкцій.

Як використовувати документ

Зазвичай втрата документа виявляється працівниками організації, про що негайно має бути складена відповідне письмове повідомлення, в якому зазначаються обставини, за яких була виявлена відсутність оригіналу документа (наприклад, під час перевірки податковими органами). Після отримання такого повідомлення керівник створює відповідну комісію з метою проведення внутрішнього розслідування на підприємстві ціллю якого є виявлення причин такої втрати. За результатами завершення такого розслідування складається цей Акт, в якому обов'язково зазначаються:

(1) інформація щодо втрачених документів (назва, кількість аркушів, ймовірні причини втрати); та

(2) дії, які мають бути вчинені для відновлення втрачених оригіналів (наприклад, отримання дублікатів документів в державних органах тощо).

Акт викладається на офіційному бланку організації (за наявності) і набуває юридичної сили з моменту його підписання. Якщо втрата документа відбулася з вини працівника (посадова недбалість), у цьому випадку до тексту цього Акту додається письмове пояснення такого працівника. Якщо ж втрата сталася через виникнення форс-мажорних обставин (до прикладу, пожежа), у цьому випадку до Акту додається відповідна довідка зі служби надзвичайних ситуацій.

Застосовуване законодавство

Цей Акт про втрату документів підготовлений у відповідності до загальноприйнятих правил ведення діловодства в організаціях, підприємствах та установах.

Як змінити шаблон

Ви заповнюєте форму. Документ створюється у Вас на очах по мірі того, як Ви відповідаєте на питання.

У кінці Ви отримаєте його безкоштовно у форматах Word та PDF. Ви зможете змінити його та використати знову.