Zgoda na przetwarzanie danych osobowych przy rekrutacji

Przetwarzanie danych osobowych kandydata na pracownika to dokument, za pomocą którego pracodawca uzyskuje zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych, do celów przeprowadzenia rekrutacji i późniejszego nawiązania stosunku pracy. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych pracownika jest niezbędna, ze względu na poufność tych danych osobowych. Kandydat do pracy powinien znać cel i zakres przetwarzania jego danych osobowych.

Przyszły pracodawca jest administratorem danych osobowych i to on odpowiada za ich przetwarzanie.

Przetwarzanie danych osobowych:

Dane osobowe to na przykład: imię, nazwisko, adres, numer PESEL, numer NIP, numer telefonu, adres email itd. Przetwarzanie danych musi być zgodne z prawem, rzetelne oraz dokonywane w sposób przejrzysty, dla osoby, której dane dotyczą. Przetwarzanie danych osobowych oznacza operację lub zestaw operacji, wykonywanych na danych osobowych (lub ich zestawach), takie jak:

• zbieranie;
• utrwalanie;
• organizowanie, porządkowanie;
• przechowywanie;
• adaptowanie, modyfikowanie;
• pobieranie;
• przeglądanie;
• wykorzystywanie;
• ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie, innego rodzaju udostępnianie;
• dopasowywanie, łączenie;
• ograniczanie;
• usuwanie;
• niszczenie.

Zgoda kandydata do pracy na przetwarzanie danych osobowych musi być dobrowolna, świadoma i konkretna.

Dane osobowe, które pracodawca może przetwarzać:

Pracodawca może przetwarzać następujące dane osobowe:

1) imię i nazwisko;
2) datę urodzenia;
3) dane kontaktowe (np. telefon, adres e-mail);
4) adres zamieszkania;
5) numer PESEL;
6) wykształcenie;
7) kwalifikacje zawodowe;
8) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Dane muszą być zbierane w konkretnych, wyraźnych oraz prawnie uzasadnionych celach, a także muszą być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dotyczą.

Czy wiesz, że...

Inne dane, niż wymienione w powyższej liście, mogą być przetwarzane jedynie za zgodą kandydata do pracy. Brak zgody na przetwarzanie dodatkowych danych osobowych lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie, a także nie może powodować, wobec niego, jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny, uzasadniającej odmowę zatrudnienia, a w razie zatrudnienia nie może stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia, przez pracodawcę.

Dane osobowe, których pracodawca nie może przetwarzać/musi spełnić dodatkowe wymogi:

Nie można przetwarzać danych, dotyczących wyroków skazujących oraz naruszeń prawa. Dane osobowe, ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz dane genetyczne, dane biometryczne, w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub dane, dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby, mogą być przetwarzane jedynie z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Pracodawca musi uzyskać zgodę na ich przetwarzanie i zachować nabyte informacje w tajemnicy.

Jak korzystać z dokumentu?

Niniejszy dokument kandydat na pracownika powinien podpisać, przed rozpoczęciem rekrutacji np. po uzyskaniu CV/listu motywacyjnego. Dokument ten poprzedza decyzję o zatrudnieniu oraz formularza osobowego pracownika, jak również zawarcia umowy o pracę.

Czy wiesz, że...

Według urzędu Ochrony Danych Osobowych pracodawca powinien poinformować o przetwarzaniu danych osobowych w treści ogłoszenia o pracę, jak też w informacji zwrotnej, bezpośrednio po otrzymaniu aplikacji do pracy. Art. 5 RODO stanowi, że administrator (pracodawca) powinien przetwarzać dane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której one dotyczą. Powinien też zbierać je w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach. RODO zobowiązuje więc pracodawcę, by, pozyskując dane osobowe, informował w sposób jasny, przejrzysty i zrozumiały m.in. o pełnej nazwie i adresie swojej siedziby, a także o celu i o podstawie prawnej, przetwarzania danych osobowych oraz o okresie, przez który zebrane dane będą przechowywane.

Zgoda na przetwarzanie danych kandydata do pracy zawiera:

• zakres przetwarzania danych osobowych – imię, nazwisko, adres zamieszkania;
• podstawa prawna przetwarzania danych osobowych;
• cel przetwarzania danych osobowych;
• informację o administratorze danych – nazwa firmy, adres;
• informację o możliwości wycofania zgody na przetwarzanie danych, w tym możliwości wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Zgoda obowiązuje do czasu podpisania umowy o pracę. Po zawarciu umowy o pracę, dane są przetwarzane w celu wykonania umowy. Zgoda musi być własnoręcznie podpisana przez pracownika i zachowuje ważność przez okres niezbędny, do przetwarzania danych osobowych pracownika (tj. upływ przedawnienia roszczeń).

Dodatkowo, przed zatrudnianiem, pracownik powinien zapoznać się z wewnątrzzakładowym regulaminem o ochronie danych osobowych, obowiązującym w zakładzie pracy.

Podstawa prawna:

Przetwarzanie danych osobowych pracowników wynika z art. 22(1) i nast. Kodeksu Pracy.

Zasady przetwarzania danych osobowych są opisane w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 4 maja 2016 r., str. 1 oraz Dz. Urz. UE L 127 z 23 maja 2018 r., str. 2) ogólne rozporządzenie o ochronie danych - zwane również RODO).

Jak edytować wzór:

Wypełnij formularz. Dokument jest redagowany na Twoich oczach w miarę podawania odpowiedzi.

Po zakończeniu, otrzymujesz go w formacie Word i PDF. Możesz go edytować i wykorzystać ponownie.