Obowiązek informacyjny w stopce e-mail (RODO)

Co to jest obowiązek informacyjny w stopce e-mail?

Obowiązek informacyjny w stopce e-mail to wzór niezbędnych informacji, jaką przedsiębiorca lub osoba, wysyłająca e-maila ze służbowej skrzynki e-mail, ma obowiązek umieścić w stopce wiadomości elektronicznej, aby poinformować klienta albo partnera biznesowego o celu przetwarzania jego danych osobowych, zawartych w wiadomości - prowadzenie korespondencji elektronicznej.

Jeśli strony kontynuują dalszą współpracę, poza jedynie prowadzeniem korespondencji e-mail (np. zdecydują się zawrzeć umowę handlową, klient złoży zamówienie itd.), wówczas na dalszym etapie należy poinformować na nowo o przetwarzaniu danych przez firmę, wskazując nowy, sprecyzowany cel ich przetwarzania.

Czy sporządzenie obowiązku informacyjnego w stopce e-mail jest obowiązkowe?

Tak. Sporządzenie obowiązku informacyjnego w stopce e-mail jest obowiązkowe w korespondencji między przedsiębiorcami albo innymi osobami wysyłającymi e-maile ze służbowych skrzynek e-mail (np. pracownik firmy, wysyłający e-maila z ofertą do klienta firmy).

Nieprzestrzeganie obowiązków RODO może, w przypadku niektórych naruszeń, prowadzić do nałożenia wysokich kar, sięgających nawet 20 milionów euro lub 4 % światowego obrotu firmy. Organ ochrony danych może nakazać dodatkowe środki naprawcze, takie jak zaprzestanie przetwarzania danych osobowych. W związku z tym, w razie wątpliwości zaleca się załączyć stopkę do e-maila, zamiast narażać firmę na ewentualne kary finansowe ze strony prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Co oznacza przetwarzanie danych osobowych?

Dane osobowe to na przykład: imię, nazwisko, adres, numer PESEL, numer NIP, numer telefonu, adres email itd. Przetwarzanie danych osobowych oznacza operację lub zestaw operacji, wykonywanych na danych osobowych lub ich zestawach, takie jak: zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie, modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie, innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie, łączenie, ograniczanie, usuwanie, niszczenie danych osobowych.

Przetwarzanie danych musi być zgodne z prawem, rzetelne oraz dokonywane w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą (użytkownicy). Zgoda użytkownika na przetwarzanie danych osobowych musi być dobrowolna, świadoma i konkretna.

Kto może sporządzić obowiązek informacyjny w stopce e-mail?

Obowiązek informacyjny w stopce e-mail sporządza przedsiębiorca w korespondencji z innym przedsiębiorcą/klientem lub osoba wysyłająca e-maila ze służbowej skrzynki e-mail do klienta, aby poinformować odbiorców wiadomości o celu przetwarzania danych osobowych, którym jest prowadzenie korespondencji elektronicznej.

Co należy zrobić po sporządzeniu obowiązku informacyjnego w stopce e-mail?

Dokument należy zawrzeć w stopce do pierwszego e-maila, jaki kierujemy do klienta albo partnera biznesowego. Nie jest błędem posługiwanie się identyczną stopką, w dalszej korespondencji z odbiorcą wiadomości (chyba że cel przetwarzania danych osobowych uległ w między czasie zmianie).

Stopką powinny się posługiwać wszystkie osoby wysyłające e-maile do klientów lub partnerów biznesowych, ze służbowych skrzynek e-mailowych, w tym także pracownicy, jeśli kierują oni e-maile do osób trzecich, spoza grona członków firmy.

Czy konieczna jest forma notarialna obowiązku informacyjnego w stopce e-mail?

Nie, obowiązek informacyjny w stopce e-mail sporządza się w formie dokumentowej. Oznacza to, że forma notarialna nie jest wymagana w razie wypełniania obowiązku informacyjnego RODO.

Jakie koszty wiążą się z finalizacją obowiązku informacyjnego w stopce e-mail?

Nie ponosi się żadnych kosztów finalizacji obowiązku informacyjnego w stopce e-mail. Nie wymaga się formy notarialnej - brak kosztów taksy notarialnej. Nie wymaga się również rejestracji obowiązku informacyjnego w stopce e-mail - wobec tego brak opłat rejestracyjnych.

Co powinien zawierać obowiązek informacyjny w stopce e-mail?

Obowiązek informacyjny w stopce e-mail powinien składać się z następujących informacji:

• informacji o podmiocie, przetwarzającym dane klienta lub partnera biznesowego, w tym: oznaczenie administratora ochrony danych osobowych (wraz z jego danymi kontaktowymi), poinformowanie o odbiorcy danych osobowych;
• celu przetwarzania danych i podstawie prawnej przetwarzania danych;
• okresie przetwarzania danych osobowych klienta lub partnera biznesowego;
• pouczeniu o prawach, przysługujących klientowi lub partnerowi biznesowemu, w związku z przetwarzaniem danych, jak również poinformowanie o prawie wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (wraz z jego danymi teleadresowymi);
• zaleca się zawrzeć link, odsyłający do własnej polityki prywatności firmy, zawartej na stronie internetowej (bądź dołączyć w załączniku e-maila regulamin dotyczący polityki prywatności firmy);
• klauzuli, dotyczącej poufności informacji, zawartych w korespondencji e-mail (w tym poufności załączników).

Jakie przepisy mają zastosowanie do obowiązku informacyjnego w stopce e-mail?

Obowiązek informacyjny, dotyczący informowania odbiorców o przetwarzaniu ich danych osobowych w celach korespondencyjnych wynika z art. 13 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych, w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz.UE L 119, 4.5.2016, str. 1–88, L 119/1) (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) - nazywane RODO.

Jak edytować wzór?

Wypełnij formularz. Dokument jest redagowany na Twoich oczach w miarę podawania odpowiedzi.

Po zakończeniu, otrzymujesz go w formacie Word i PDF. Możesz go edytować i wykorzystać ponownie.