Aviso de convocatoria de Junta de Socios de Sociedad Comercial de Responsabilidad Limitada

¿Qué es un Aviso de convocatoria de Junta de Socios de Sociedad Comercial de Responsabilidad Limitada?

Un aviso de convocatoria de Junta de Socios es un documento oficial emitido por una Sociedad cuyo propósito es notificar a los socios sobre una próxima reunión de la Junta de Socios, donde se tomarán decisiones importantes relacionadas con la empresa. Este documento es esencial para garantizar que los socios estén informados y puedan participar en las decisiones clave de la empresa. Por su naturaleza cerrada, es común que las empresas familiares se constituyan bajo este tipo de sociedad.

El aviso de convocatoria de la junta anual y de las demás juntas previstas en el estatuto debe ser publicado con una anticipación de como mínimo 10 días al de la fecha establecida para su celebración. En los demás casos, salvo aquellos en que la ley o el estatuto señalen plazos mayores, la anticipación de la publicación será de al menos 3 días.

Si la junta debidamente convocada no se celebra en primera convocatoria y no se hubiese previsto en el aviso la fecha para una segunda convocatoria, ésta debe ser anunciada de la misma forma que la primera, y con la precisión de que se trata de segunda convocatoria, dentro de los 10 días siguientes a la fecha de la junta que no pudo celebrarse y, por lo menos, con 3 días de anticipación a la fecha de la segunda reunión.

¿Cuáles son los diferentes tipos de Aviso de convocatoria?

Los diferentes tipos de Aviso de convocatoria pueden clasificarse según la oportunidad en la que se convocó la junta:

• Primera Convocatoria: La realizan los gerentes notificando a los socios con al menos 10 días de anticipación.
• Segunda Convocatoria: Si no se alcanza el quórum necesario en la primera convocatoria, se puede hacer una segunda, con un quórum menor según lo establecido en el estatuto.

¿Cuál es la diferencia entre una Junta Anual y una Junta Extraordinaria?

La Junta Anual usualmente se lleva a cabo al menos una vez al año. Su propósito principal es aprobar los estados financieros anuales de la empresa, así como también tratar otros asuntos que la ley o los estatutos de la empresa establezcan para esta reunión. Por lo general, se lleva a cabo para informar a los socios sobre el desempeño financiero y las actividades de la empresa durante el año fiscal anterior y por lo general se realiza dentro de los 3 meses siguientes de acabado el ejercicio económico anterior.

Por otro lado, una Junta Extraordinaria no tiene una periodicidad definida por ley y se convoca cuando surge una situación que requiere la atención y la decisión de los socios. Estas juntas suelen convocarse para tratar asuntos urgentes o importantes que no pueden esperar hasta la próxima Junta Anual.

Ejemplo: Si el Gerente General renuncia y ya se llevó a cabo la Junta Anual Obligatoria, se convoca a una Junta Extraordinaria.

¿Es obligatorio realizar el Aviso de convocatoria?

Sí es obligatorio realizar el Aviso de convocatoria de Junta de Socios de Sociedad Comercial de Responsabilidad Limitada debido a que es la única manera en la que los socios pueden tomar conocimiento de que existirá una reunión a la que deben asistir para poder ejercer su derecho al voto.

Excepción: Sin perjuicio de lo mencionado, la Junta General se entiende convocada y válidamente constituida para discutir sobre cualquier asunto y tomar los acuerdos correspondientes, siempre que se encuentren presentes los socios que representen la totalidad de las acciones suscritas con derecho a voto y acepten por unanimidad la celebración de la junta y los asuntos que en ella se van a discutir. A este tipo de junta, se le llama Junta Universal de Accionistas.

¿Qué significa una convocatoria?

La convocatoria significa en qué oportunidad o en qué llamado se realiza el aviso, la primera convocatoria, es el primer aviso que se realiza para que los socios con derecho a voto acudan a la Junta; sin embargo, cuando no se llega a la cantidad mínima de asistentes requerida para poder celebrar la reunión o tomar un acuerdo, es necesario realizar una segunda convocatoria o un segundo aviso, el cual debe ser anunciado de la misma forma que el primero, y con la precisión de que se trata de segunda convocatoria, dentro de los 10 días siguientes a la fecha de la junta que no pudo celebrarse y, por lo menos, con 3 días de anticipación a la fecha de la segunda reunión.

Pueden asistir a la Junta de Socios y ejercer sus derechos los socios que figuren inscritos en la Superintendencia Nacional de Registros Públicos (SUNARP).

¿Qué no está permitido en un Aviso de convocatoria de Junta de Socios de Sociedad Comercial de Responsabilidad Limitada?

No está permitido omitir un tema de la agenda que se va a tratar en la Junta, es decir, si el Gerente o la Administración acuerdan que se deben discutir 3 temas en la Junta, el aviso no puede contener solo 2 temas. Si la agenda del aviso se encuentra incompleta, solo pueden discutirse en la Junta los temas que se incluyeron en el aviso.

La única excepción a esta regla es si la totalidad de los socios con derecho a voto acuden a la Junta y todos de forma unánime se encuentran de acuerdo en incluir un nuevo tema.

¿Cuáles son los requisitos previos de un Aviso de convocatoria de Junta de Socios de Sociedad Comercial de Responsabilidad Limitada?

Es un requisito indispensable la existencia de una Sociedad Comercial de Responsabilidad Limitada debidamente constituida. Asimismo, la Gerencia o Administración de la Sociedad deben haber acordado previamente qué temas se van a discutir en la Junta.

¿Quién puede suscribir un Aviso de convocatoria de Junta de Socios de Sociedad Comercial de Responsabilidad Limitada?

El Aviso de convocatoria de Junta de Socios de Sociedad Comercial de Responsabilidad Limitada únicamente puede ser firmado por el Gerente General o la Administración de la Sociedad, según corresponda.

¿Qué se debe hacer cuando el Aviso de convocatoria está listo?

Una vez completado, se deberá enviar el aviso de convocatoria físicamente a los domicilios o a las direcciones de los socios con cargo de recepción, o por correo electrónico u otro medio de comunicación que permita obtener constancia de recepción.

¿Es necesario legalizar las firmas de un Aviso de convocatoria notarialmente para que sea válido?

No es necesario que las firmas de un Aviso de convocatoria de Junta de Socios de Sociedad Comercial de Responsabilidad Limitada notarialmente para que sea válido.

¿Cuáles son los costos involucrados en la finalización del Aviso de convocatoria?

Los únicos costos involucrados son los costos de envío en físico a los domicilios de los socios con derecho a voto (cuando corresponda).

¿Qué debe contener un Aviso de convocatoria de Junta de Socios de Sociedad Comercial de Responsabilidad Limitada?

Debe contener información detallada sobre la fecha, hora, lugar y agenda de la junta, así como la indicación de la existencia de documentos que estarán a disposición de los socios en la sede social.

• Fecha de la junta, es decir, cuándo se realizará la reunión de socios.
• Modalidad en la que se realizará la junta, es decir, si se realizará de manera presencial o virtual.
• Lugar de la junta, es decir, dónde se realizará la junta o enlace en el que será transmitida.
• Agenda de la junta, es decir, qué temas podrán tratarse en la reunión. Es importante precisar que no podrán discutirse temas que no hayan sido detallados en el aviso de convocatoria, salvo que se cuente con la asistencia y aprobación de la totalidad de socios.
• Si correspondiese, fecha y lugar de la segunda convocatoria, es decir, en caso no se logre contar con la asistencia necesaria en la primera convocatoria, puede señalarse en el mismo aviso la información de la segunda convocatoria.
• Si correspondiese, indicación de la existencia de documentos que estarán a disposición de los socios en un lugar o a través de una página web.
• Si correspondiese, indicación de la manera en la que deberán presentar las cartas poder o certificados de vigencia de poder los representantes de los socios.

¿Qué leyes se aplican al Aviso de convocatoria de Junta de Socios de Sociedad Comercial de Responsabilidad Limitada?

Las normas aplicables a este documento se encuentran contenidas en la Ley N° 26887 "Ley General de Sociedades".

¿Cómo modificar el modelo?

Completas un formulario. El documento se va redactando ante tus ojos, con base en tus respuestas.

Al finalizar, lo recibirás en los formatos Word y PDF. Puedes modificarlo y volver a utilizarlo.