Aviso de Privacidad para Candidatos y Empleados

Un Aviso de Privacidad para Candidatos y Empleados es un documento por el cual una persona que podría ser física o una empresa, que se encuentra reclutando personal o que ya cuenta con uno o más trabajadores, da a conocer a sus candidatos o empleados los datos personales que serán recabados de los mismos (los titulares de los datos) para los propósitos de la contratación laboral y el desempeño de su trabajo.

Este documento se podrá preparar y poner a disposición de candidatos, cuando se haya realizado la publicación de una o más vacantes y se hayan seleccionado personas que puedan participar en el proceso de contratación, de quienes se recabarán datos personales. Asimismo, para las personas que ya se encuentren laborando siempre deberá estar a su disposición dicho Aviso de Privacidad.

Cuando los empleadores que recaben datos personales de sus empleados o candidatos que participen en un proceso de contratación (i.e. nombre, datos de contacto, domicilio, sexo, nacionalidad, documentos de identificación, etc) se debe preparar y poner a disposición de los titulares de los datos personales un Aviso de Privacidad.

Los particulares es decir, cualquier persona física o empresa podrá recabar datos personales de sus colaboradores o trabajadores entre otros, para poder dar cumplimiento a obligaciones de tipo laboral frente a la autoridad y al mismo empleado. Los datos personales deben ser resguardados únicamente durante el tiempo que sea necesario para los fines que se recaban, incluyendo aquellas obligaciones contraídas con terceros siempre y cuando se de a conocer las personas que resguardan sus datos así como la forma en que se asegura el empleador que se protegen y tratan los mismos.

A través del Aviso de Privacidad se deberá comunicar y dar a conocer los datos específicos que se recaben o se podrían recabar, así como los fines para su tratamiento, la forma en que se resguardan y cómo podrían los titulares de los datos ejercer sus derechos para acceder a sus datos, rectificarlos, cancelarlos u oponerse a su tratamiento (Derechos ARCO) cuando lo estimen necesario.

El empleador se considera responsable por el tratamiento, resguardo y protección de los datos personales de sus empleados o candidatos, sin embargo deberá designar a una persona o a un departamento que se conoce legalmente como "Encargado" quien realiza el tratamiento de datos por cuenta del empleador. El Encargado podrá ser interno o externo a la organización y será quien atienda las solicitudes de ejercicio de los derechos ARCO.

¿Cómo utilizar este documento?

El presente documento se deberá preparar una vez que el patrón o empleador ha iniciado un proceso de contratación laboral o ha tomado la decisión de contratar a una persona, para colaborar bajo una relación laboral. Para completar el modelo se deberá contar con:

• los medios a través de los cuales se podrían recabar datos personales
• los datos personales específicos que se recabarán
• los fines para los cuales se tratan los datos personales
• la forma en que se resguardan los datos
• la confirmación en su caso de que se podrán compartir datos con otras personas o entidades para el cumplimiento de los fines de su tratamiento, en particular si se compartirán a personas en el extranjero
• la forma en que los trabajadores podrán solicitar al empleador acceder, rectificar, modificar o cancelar sus datos personales, así como abstenerse a permitir el tratamiento de sus datos personales

Una vez completado el modelo, se deberá poner a disposición de los empleados o candidatos en cualquier medio físico o vía correo electrónico. En caso de que los datos que se recabe estén relacionados con origen racial o étnico, estado de salud presente y futuro, información genética, creencias religiosas, filosóficas y morales, afiliación sindical, opiniones políticas, preferencia sexual, es decir se trate de datos personales sensibles, se deberá contar con la autorización expresa por escrito de parte de los titulares de la información; dicha autorización se podrá solicitar a través de un documento de una Autorización de Candidatos o Empleados, para recabar datos personales sensibles.

Derecho Aplicable

Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares y su Reglamento

¿Cómo modificar el modelo?

Completas un formulario. El documento se va redactando ante tus ojos, en base a tus respuestas.

Al finalizar, lo recibirás en los formatos Word y PDF. Puedes modificarlo y volver a utilizarlo.