Questions écrites au(x) dirigeant(s) d'une société

Cette lettre permet aux associés ou aux actionnaires de poser des questions écrites au(x) dirigeant(s) d'une société. Les questions écrites permettent aux associés d'exercer leur droit à l'information.

Comment utiliser ce document ?

Le courrier contenant les questions écrites au(x) dirigeant(s) d'une société doit contenir l'identité de l'associé ou de l'actionnaire qui rédige la lettre, ainsi que les questions qu'il désire poser au(x) dirigeant(s).

Afin de s'assurer qu'il sera bien reçu par les dirigeants, ce courrier peut être envoyé par Lettre Recommandée avec Avis de Réception (LRAR).

Les conditions dans lesquelles les questions peuvent être posées aux dirigeants varient selon le type de société.

I. Les questions écrites au(x) gérant(s) dans les Sociétés à Responsabilité Limitée (SARL)

Dans une SARL, deux types de questions écrites peuvent être posées au(x) gérant(s) de la Société : les questions auxquelles il sera répondu lors de l'Assemblée Générale (a), et les questions écrites concernant un fait de nature à compromettre la continuité de l'exploitation (b).

a. Les questions posées à l'occasion de l'Assemblée Générale

Les associés ont la possibilité de poser des questions qui seront examinées lors des Assemblées Générales.

Les associés doivent communiquer ces questions par écrit au(x) gérant(s) de la Société à Responsabilité Limitée, dès qu'ils ont en leur possession la convocation à l'Assemblée Générale.

b. Les questions écrites concernant un fait de nature à compromettre la continuité de l'exploitation

Tout associé qui n'a pas la qualité de gérant peut, deux fois par an (l'on parle d'exercice social), poser par écrit des questions au(x) gérant(s), sur tout fait qui pourrait menacer la survie de la société. Le(s) gérant(s) dispose(nt) alors d'un délai d'un mois pour répondre, et transmettre une copie de la réponse au(x) Commissaire(s) aux comptes, lorsqu'un ou plusieurs Commissaires aux comptes ont été nommés dans la SARL.

II. Les questions écrites au Président dans les Sociétés par Actions Simplifiée (SAS)

La Société par Actions Simplifiée (SAS) laisse une marge de manoeuvre importante à ses associés. Ainsi, le droit à l'information des associés est organisé par les associés au moment de la création de la société, et les modalités de son exercice doivent figurer dans les statuts de la SAS.

Il faut donc se reporter aux statuts afin de savoir selon quelles modalités des questions écrites peuvent être posées au Président de la société. Souvent, les conditions posées s'inspirent des règles applicables à la Société à Responsabilité Limitée (SARL), ou à la SA (Société Anonyme).

III. Les questions écrites au(x) gérant(s) des Sociétés Civiles

Les sociétés civiles sont toutes les sociétés dont l'objet a un caractère civil. Les plus courantes sont :

• Les Sociétés Civiles immobilières (SCI) ;

• Les Sociétés d'Exercice Libéral : Société d'Exercice Libéral à Responsabilité Limitée (SELARL), Société d'Exercice Libéral à Forme Anonyme (SELAFA), Société d'Exercice Libéral par actions Simplifiées (SELAS), Société d'Exercice Libéral en Commandite par Actions (SELCA) ;

• Les Sociétés Civiles de Moyens (SCM),

• Les Sociétés Civiles Agricoles : Exploitation Agricole à Responsabilité Limitée (EARL)...

• Les Sociétés Civiles Professionnelles (SCP).

Dans toutes les sociétés civiles, les associés ont le droit de poser par écrit des questions sur la gestion sociale au(x) gérant(s), auxquelles le(s) gérant(s) doit(doivent) répondre dans un délai d'un mois maximum et par écrit.

Ainsi, une simple réponse orale lors d'une Assemblée Générale ne suffit pas.

IV. Les questions écrites au(x) dirigeant(s) dans les Sociétés en Nom Collectif (SNC)

Dans les Sociétés en Nom Collectif, les associés qui ne sont pas gérants dans la société ont la possibilité de poser des questions écrites à la société, deux fois par an.

Ces questions doivent avoir un rapport avec la gestion de la société. Le(s) gérant(s) de la société doi(ven)t répondre par écrit aux associés qui posent de telles questions.

V. Les questions au(x) dirigeant(s) dans les Sociétés en Commandite (SCS et SCA)

a. Dans les Sociétés en Commandite Simple

Les associés d'une Société en Commandite Simple peuvent deux fois par an, mais au moment de leur choix, poser des questions par écrit en rapport avec la gestion de la société au(x) gérant(s).

Les gérants ont l'obligation de répondre à ces questions par écrit.

b. Dans les Sociétés en Commandite par Actions

Les associés qui représentent au moins 5% du capital peuvent poser des questions par écrit, sur tout fait susceptible de mettre en danger la société, deux fois par an. Ils peuvent également à tout moment, poser des questions écrites sur une ou plusieurs opérations de gestion de la société, ou d'une société qu'elle contrôle.

Dans l'un de ces deux cas, le dirigeant de la société a un mois pour répondre par écrit, et doit transmettre une copie de sa réponse au(x) commissaire(s) aux comptes.

Concernant les questions posées avant l'Assemblée Générale, aucune obligation légale n'existe à ce sujet. Les statuts peuvent prévoir cette procédure, et en définir les modalités.

VI. Les questions écrites au(x) dirigeants dans la Société Anonyme

Dans les Sociétés Anonymes, l'on distingue deux types de questions écrites : les questions qui seront étudiées au cours de l'Assemblée Générale (a), et les questions qui portent sur une ou plusieurs opérations de gestion, qui peuvent être posées à n'importe quel moment de l'exercice social (b).

a. Les questions écrites avant une Assemblée Générale

Tous les actionnaires d'une Société Anonyme ont la possibilité de poser des questions écrites au Conseil d'Administration (ou au Directoire), suite à la convocation à l'Assemblée Générale. Ces questions peuvent être envoyées à compter de la réception par l'actionnaire de sa convocation, et doivent être envoyées au plus tard 4 jours avant la tenue de l'Assemblée Générale, et être accompagnées d'une attestation d'inscription en compte. Le sujet des questions est libre, et ne doit pas nécessairement être en lien avec l'ordre du jour.

L'actionnaire doit envoyer ses questions par Lettre Recommandée avec Avis de Réception, au plus tard 4 jours ouvrés avant la date où est supposée se tenir l'Assemblée Générale. Elles peuvent également être envoyées par voie électronique, dans la mesure où un système d'accusé réception est mis en place.

L'attestation d'inscription en compte : il s'agit du document qui est remis à l'actionnaire lorsqu'il achète des actions. Il s'agit, en quelque sorte, de la preuve qu'il est bien actionnaire de la société, et donc légitime à poser une question au Conseil d'Administration (ou au Directoire).

b. Les questions écrites portant sur une ou plusieurs opérations de gestion ou sur un fait de nature à compromettre la continuité de l'exploitation

A tout moment, un ou plusieurs actionnaires représentant au minimum 5% du capital social ou une association d'actionnaires peu(ven)t poser deux fois par an, des questions sur tout fait qui serait susceptible de mettre en danger la société. Ils peu(ven)t également poser des questions en rapport avec la gestion de la société, ou des sociétés que la société contrôle contrôle.

Les questions doivent être adressées au président du Conseil d'Administration (ou du Directoire), qui a alors un mois pour répondre par écrit aux actionnaires. Une copie de sa réponse doit être transmise au(x) commissaire(s) aux comptes.

Droit applicable

• Le Code de commerce et plus particulièrement son Titre II du Livre II sur les Dispositions particulières aux diverses sociétés commerciales, ainsi que son Titre III du Livre II sur les dispositions communes aux diverses sociétés commerciales ;

• Le Code civil et plus spécifiquement ses articles 1852 et suivants relatifs aux Sociétés civiles.

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