特定個人情報等の取扱いに関する基本方針

本書面（「基本方針」）は、事業者が個人番号（いわゆるマイナンバー）を含む個人情報（特定個人情報等）を適切に取り扱うための基本方針を定める書面です。基本方針を策定すること自体は事業者の法的義務とまではされていませんが、個人情報保護委員会が策定した「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」（「ガイドライン」）においては基本方針の策定が推奨されていますので、顧客や従業員からマイナンバーを取得する可能性がある事業者は策定しておくことが望ましいといえます。

ガイドラインにおいては、基本方針の記載事項として「事業者の名称」、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「安全管理措置に関する事項」、「質問及び苦情処理の窓口」が挙げられていますが、本書面を利用することでこれらの項目を全て網羅することができます。

なお、ガイドラインにおいては、従業員が100名を超える企業については、本基本方針を策定した上で、さらに詳細な事務取扱を定めた規程（「特定個人情報等の取扱いに関する規程」等）を作成することが義務付けられています。

また、ウェブサイトやアプリケーションソフトウェアを利用している事業者が、顧客の氏名やメールアドレス等の個人情報を取得する場合は、本基本方針に加えてプライバシーポリシーを策定し、ウェブサイトやアプリケーションで公開する必要があります。

本書面の使い方

本書面を作成する際は、次の情報を記入する必要があります。

• 事業者名（法人である場合は代表者の役職と氏名も）
• 特定個人情報等の取扱いに関する社内規程の有無、ある場合はその名称
• 特定個人情報等の取扱いに関する連絡窓口の連絡先

必要な事項を全て記入した後は、社内のイントラネットにて従業員に閲覧させる、社内文書のファイルに綴る等して従業員に周知させます。ガイドラインでは本基本方針を公表することまでは求められていませんが、基本方針を策定した場合は自社ウェブサイト内に掲載して誰でも閲覧できるようにすることが一般的です。

本書面は、事業者が従業員に対して基本方針を内部的に周知することが目的ですので、事業者は本書面を公表したり監督官庁に届け出たりする義務はありません。

準拠法

本書類の作成は、法律上の義務ではありませんが、個人情報保護委員会が作成した「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」において基本方針の策定が推奨されています。また、個人情報の保護については行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律、個人情報の保護に関する法律に詳細が規定されています。

テンプレートの変更の仕方

お客様はフォームに記入するだけです。文書はお客様の目の前で記入内容に応じて変化しながら編集されていきます。

最後に、文書をWordとPDF形式で受け取れます。 お客様自身で編集しまた再利用することができます。