Convocation à un entretien annuel d'évaluation

Ce document permet à un supérieur hiérarchique de convoquer un salarié pour son entretien annuel d'évaluation.

Qu'est-ce qu'un entretien annuel d'évaluation ?

L'entretien annuel d'évaluation est une rencontre entre un salarié et son supérieur hiérarchique (ex : manager, responsable de service, DRH...). Par principe, il n'est pas obligatoire, sauf si un accord (ex : convention collective) le prévoit. Pour déterminer si l'employeur est obligé d'organiser des entretiens annuels d'évaluation, il convient de consulter la convention collective applicable.

Si l'employeur souhaite instaurer des entretiens annuels d'évaluation alors qu'il n'y est pas tenu par un accord, il devra consulter le CSE (Comité social et économique), s'il y en a un.

Que l'instauration de l'entretien annuel d'évaluation découle d'une obligation prévue dans un accord ou qu'elle soit mise en place de manière volontaire, elle s'appliquera à tous les salariés.

L'entretien d'évaluation est généralement réalisé une fois par an. Il permet de faire le bilan du travail du salarié durant l'année écoulée (missions réalisées, performance, efficacité...), d'identifier d'éventuelles problématiques ou de domaines d'amélioration et de fixer de nouveaux objectifs professionnels pour la période à venir.

Cela permet au supérieur hiérarchique d'évaluer l'investissement professionnel du salarié, de déterminer certains besoins (ex : formations supplémentaires, réajustement des responsabilités...) et de prendre des décisions en matière de promotion, de rémunération ou de développement de carrière.

Quelles sont les différences entre l'entretien annuel d'évaluation et l'entretien d'évolution professionnelle ?

Alors que l'entretien annuel d'évaluation est par principe non obligatoire et évalue la qualité du travail du salarié pendant l'année écoulée, l'entretien d'évolution professionnelle est un entretien obligatoire ayant lieu au minimum tous les 2 ans et dont le but est de réfléchir aux perspectives d'évolution professionnelles du salarié à moyen/long terme.

Ainsi, même si ces deux entretiens peuvent avoir lieu dans les mêmes temps, ils feront l'objet de deux comptes-rendus différents.

Comment se déroule l'entretien annuel d'évaluation ?

Dans un premier temps, le supérieur hiérarchique doit prévenir le salarié de la date de son entretien annuel d'évaluation.

Le salarié n'a pas le droit de refuser son entretien d'évaluation annuelle. Il ne pourra pas non plus être assisté par un représentant du personnel.

Au cours de l'entretien, le supérieur et le salarié échangeront à propos du travail effectué par ce dernier tout au long de l'année. La performance du salarié sera évaluée à travers une grille d'évaluation qui reposera sur des rubriques précises, associées à des notes.

La grille d'évaluation peut notamment intégrer les domaines suivants :

• Les savoir-faire : qualité du travail fourni, quantité du travail produit, gestion du temps, respect des délais, fidélisation de la clientèle... ;
• Le savoir-être dans l'entreprise : travail en équipe, relationnel avec les collègues et la hiérarchie, autonomie... ;
• Le savoir-être vis-à-vis des clients : soucis du client, qualité du contact client, ponctualité aux rendez-vous extérieurs, capacité à suivre et faire avancer les dossiers...
• L'esprit d'initiative : capacité à proposer des améliorations, capacité à anticiper les risques et les imprévus, capacité de résolution des problèmes, capacité de veille et recherche d'informations...

Attention : les questions du supérieur hiérarchique doivent respecter la vie privée du salarié et être strictement liées à l'évaluation de ses capacités professionnelles. Il est formellement interdit d'interroger le salarié sur des sujets tels que son orientation sexuelle, son état de santé, son âge, son origine, sa religion ou son affiliation syndicale, sous peine de poursuites contre discrimination.

Les informations échangées doivent rester confidentielles. Pour cela, l'entretien devra avoir lieu dans un lieu clos et calme.

Enfin, une fois que l'évaluation et la définition de nouveaux objectifs auront été réalisées, le supérieur hiérarchique rédigera la synthèse de l'entretien annuel du salarié.

Il s'agit du résumé global des performances, des réalisations et des compétences de l'employé au cours de l'année écoulée. Elle rassemble les points clés discutés lors de l'entretien annuel d'évaluation, mettant en évidence les points forts, les domaines d'amélioration et les objectifs pour le futur. Cette synthèse sert de document de référence pour le suivi du développement professionnel de l'employé et pour la prise de décisions en matière de promotion, de formation ou de rémunération.

Comment utiliser ce document ?

Il n'existe pas d'obligation légale sur le délai de convocation à l'entretien annuel d'évaluation. Le délai de convocation doit néanmoins laisser assez de temps au salarié pour se préparer à l'entretien.

Il devra avoir lieu pendant les heures de travail du salarié et dans les locaux de l'entreprise.

En pratique, le délai de convocation fixé en entreprise est de 8 jours minimum et de 15 jours maximum.

La convocation est signée par l'employeur ou par la personne qui conduit l'entretien.

La personne qui signe la convocation a le choix de la transmettre par mail, par lettre recommandée avec avis de réception ou par remise en main propre contre signature.

Droit applicable

• Article L.1222-3 du Code du travail ;
• Article L.1132-1 du Code du travail.

Lorsqu'une convention ou un accord collectif a été négocié entre les organisations syndicales représentatives et les employeurs, ses dispositions - si elles sont plus favorables - s'appliquent prioritairement sur la loi.

Aide d'un avocat

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