Lettre au syndic pour demander les documents indispensables à la vente d'un bien en copropriété

Ce modèle permet à un copropriétaire de demander à son syndic les documents qu'il doit posséder pour pouvoir vendre son bien immobilier.

Pour rappel, le syndic est une société (le plus souvent, une agence immobilière) ou un copropriétaire (le plus souvent, le président du Conseil syndical) chargé de gérer la copropriété et ses finances.

La vente d'un bien immobilier en copropriété

En plus des documents obligatoires "classiques", le vendeur devra transmettre à l'acheteur des documents spécifiques à la vente d'un bien en copropriété, listés ci-après.

Cela permet à l'acheteur d'être informé de l'état, l'organisation et la santé financière de la copropriété dans laquelle se trouve le bien à la vente.

Ensuite, l'acheteur doit demander au syndic de la copropriété de transmettre un état daté au notaire chargé de la vente. L'état daté est un document comptable obligatoire qui dresse les sommes que le vendeur doit au syndic (ex : provisions exigibles sur le budget prévisionnel ou hors budget prévisionnel), les sommes que le syndic doit au vendeur (ex : trop-perçu pour le syndic, avance de trésorerie) et les sommes que l'acheteur doit au syndic en qualité de nouveau copropriétaire (ex : avances et provisions du budget prévisionnel ou hors budget prévisionnel). Il inclut également tous les documents concernant la situation financière de la copropriété (ex : somme des charges courantes du budget prévisionnel, montant de la part du fonds de travaux, état global des impayés et des dettes de la copropriété, etc.).

Enfin, une fois la vente conclue, le syndic devra être informé du changement de propriétaire. Le plus souvent, le notaire en charge de la vente s'occupe d'informer le syndic. Toutefois, cette notification peut également provenir du vendeur, voire de l'acheteur.

Les documents essentiels à la vente d'un bien en copropriété

Le vendeur doit obligatoirement transmettre à l'acheteur différents types de documents.

Les documents concernant l'organisation de la copropriété

• L'état-daté ;
• La fiche synthétique : document qui informe les copropriétaires sur le fonctionnement de la copropriété et l'état de l'immeuble ;
• Le règlement de copropriété et l'état descriptif de division. Le premier précise les droits et obligations de chaque copropriétaire tandis que le second, établi par un géomètre, fixe le nombre de lots de l'immeuble et précise leurs caractéristiques. Le plus souvent, l'état descriptif est inclus dans le règlement de copropriété. Si tel n'est pas le cas, il faudra fournir ces deux documents séparément ;
• Les 3 derniers procès-verbaux d'Assemblée Générale : cela permet à l'acheteur d'être informé sur les décisions discutées ou votées concernant les futurs travaux pour lesquels il paiera des charges. Les procès-verbaux mentionnent le budget prévisionnel annuel de la copropriété. L'acheteur qui en a connaissance pourra estimer le montant des charges qu'il devra verser pour participer à l'entretien courant de l'immeuble.
• Le carnet d'entretien de l'immeuble : document qui recense les travaux importants réalisés dans la copropriété (ex : ravalement de façade, remplacement de la chaudière, réfection de la toiture...), les contrats d'assurance dommages ouvrages souscrits pour la copropriété, les contrats d'entretien et de maintenance (ménage, espaces verts, équipements anti-incendie, VMC...) et la liste des travaux prescrits suite à la réalisation du Diagnostic technique global (DTG) et du plan pluriannuel de travaux (PPT).
• Le Dossier de Diagnostic Technique (DDT) et globalement, tous les diagnostics techniques réalisés pour la copropriété : Diagnostic Technique Amiante (DTA), Diagnostic de Performance Énergétique (DPE), Diagnostic Technique Global (DTG), etc.

Si la vente du bien implique une promesse de vente, le vendeur est tenu de transmettre ces documents à l'acheteur au plus tard à la date de la signature de ladite promesse de vente.

Si la vente du bien n'implique pas de promesse de vente, le vendeur est tenu de transmettre ces documents avant la date de la signature de l'acte authentique de vente.

Comment utiliser ce document ?

Une fois signée par le copropriétaire vendeur, la lettre doit être envoyée au syndic de copropriété de l'immeuble où le situe le bien en vente. Elle peut être transmise par tout moyen : mail, lettre simple, lettre en recommandé avec avis de réception, remise en main propre contre signature...

L'envoi par mail, l'envoi en recommandé avec avis de réception, ainsi que la remise en main propre contre signature offrent la possibilité de conserver une preuve attestant que le copropriétaire a formulé sa demande dans le but d'obtenir les documents essentiels à la vente de son bien avant la date limite.

Droit applicable

• Loi du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis ;
• Loi ALUR du 24 mars 2014 ;
• Décret n°67-223 du 17 mars 1967 ;
• Décret n°2020-153 du 21 février 2020 ;
• Articles L.711-1 à L.711-7 du Code de la construction et de l'habitation ;
• Articles L.721-1 à L.721-3 du Code de la construction et de l'habitation.

Aide d'un avocat

Vous pourrez choisir de consulter un avocat si vous avez besoin d'aide.

L'avocat pourra répondre à vos questions ou vous aider dans vos démarches. Cette option vous sera proposée à la fin du document.

Comment modifier le modèle ?

Vous remplissez un formulaire. Le document se rédige sous vos yeux au fur et à mesure de vos réponses.

A la fin, vous le recevez aux formats Word et PDF. Vous pouvez le modifier et le réutiliser.