Lettre de convocation à une assemblée générale de société

Qu'est-ce qu'une convocation en assemblée générale de société ?

La convocation est la lettre envoyée aux associés de la société (SAS, SARL, SCI, SNC) pour les avertir de la tenue prochaine d'une assemblée générale (AG). Elle a pour but de les informer sur l'heure et la date de la réunion, ainsi que sur les questions qui seront traitées durant l'AG. Pour que l'AG soit valable, il est impératif que tous les associés de la société soient convoqués (même si tous ne pourront pas être présents).

La convocation est réalisée par le représentant légal de la société (gérant ou président). Celle-ci est envoyée sous la forme d'une lettre recommandée.

En principe, les règles de convocation sont fixées par les statuts de la société. Le représentant légal doit impérativement se référer à ce document pour connaître les règles à respecter.

Qu'est-ce qu'une assemblée générale (AG) de société ?

L'assemblée générale d'une société est la réunion des associés au cours de laquelle sont discutées et décidées des questions importantes concernant la société.

On distingue généralement les Assemblées Générales Ordinaires et Extraordinaires :

• Assemblée Générale Ordinaire (AGO) : pour les décisions liées à la gestion courante de la société : approbation annuelle des comptes et affectation des résultats, nomination du dirigeant, fixation de sa rémunération, autorisation de conclure un acte ou une opération particulière… ;
• Assemblée Générale Extraordinaire (AGE) : pour les décisions exceptionnelles nécessitant une modification des statuts : changement de dénomination ou d'objet social, augmentation ou réduction du capital, dissolution…

Voir aussi :
- Procès-verbal d'assemblée générale de SARL
- Procès-verbal d'assemblée générale de SAS
- Procès-verbal d'assemblée générale de SCI
- Procès-verbal d'assemblée générale de SNC

L'envoi d'une lettre de convocation à une assemblée générale de société est-elle obligatoire ?

Oui, l'envoi d'une lettre de convocation à chacun des associés de la société est indispensable pour que l'assemblée générale puisse valablement délibérer.

Que doit contenir la convocation à une assemblée générale de société ?

La lettre doit notamment contenir les informations suivantes :

• Les informations de la société : dénomination, forme, capital, RCS et adresse du siège ;
• La date et l'heure de réunion de l'assemblée ;
• Le lieu de réunion : le plus souvent, l'assemblée se tient au siège de la société, mais un autre lieu peut être choisi si les statuts le permettent ;
• L'ordre du jour des décisions soumises au vote des associés ;
• La possibilité pour les associés de se faire représenter lors de l'AG par une autre personne.

Qui peut convoquer une assemblée générale de société ?

En principe, la convocation est effectuée par le dirigeant de la société qualifié de représentant légal :

• Le président pour une SAS ;
• Le gérant pour une SARL, SCI ou SNC.

Dans certaines situations prévues par les statuts de la société, la convocation par une autre personne est possible. Par exemple :

• Le liquidateur en cas de liquidation de la société ;
• Le commissaire aux comptes ou un associé en cas de décès du dirigeant.

Quels sont les délais à respecter pour la convocation à une assemblée générale de société ?

Les délais à respecter varient selon la forme de la société :

• Pour les SARL : la convocation doit être effectuée au plus tard 15 jours avant la date de l'assemblée. Un délai plus long peut être prévu par les statuts.
• Pour les SCI, SAS ou SNC : le délai est fixé dans les statuts.

Que faut-il faire quand la lettre de convocation à une assemblée générale de société est prête ?

La lettre doit être datée et signée par le responsable de la convocation (en principe le dirigeant de la société).

Elle est ensuite adressée à chaque associé par lettre recommandée.

Quels sont les documents à joindre à la lettre de convocation à une assemblée générale de société ?

La convocation doit être accompagnée du texte des résolutions. Ce document rédigé par le dirigeant présente les différentes décisions proposées au vote de l'assemblée.

Dans le cas d'une Assemblée Générale Annuelle d'approbation des comptes, les documents suivants sont également à transmettre :

• Les comptes de l'exercice (compte de résultat, bilan et annexe).
• Le rapport de gestion : rapport de présentation de la situation de la société durant l'exercice écoulé.
• Le rapport spécial sur les conventions réglementées : rapport annuel détaillant les conventions (contrats ou accords) conclues entre la société et l'un de ses dirigeants ou associés (par exemple la vente d'un bien ou l'ouverture d'un compte courant d'associé).

Bon à savoir : les sociétés qualifiées de petites entreprises sont dispensées de rapport de gestion. Il s'agit des sociétés ne dépassant pas les seuils suivants : 7 500 000 d'euros de bilan, 15 000 000 d'euros de chiffre d'affaires net et 50 salariés.

La convocation à une assemblée générale de société par lettre recommandée électronique (LRE) est-elle possible ?

La convocation peut être réalisée en ligne par l'envoi d'une lettre recommandée électronique uniquement si les statuts de la société l'autorisent.

Pour les SARL : pour mettre en place la convocation par voie électronique, la société doit en faire la demande préalable aux associés. La demande est envoyée soit par voie postale, soit par voie électronique. Chaque associé peut indiquer s'il autorise le recours à la convocation par voie électronique, par lettre recommandée ou par voie électronique, au plus tard vingt jours avant la date de la prochaine assemblée. Cet accord vaut pour toutes les convocations futures.

Bon à savoir : la liste des plateformes habilitées pour l'envoi de recommandés électroniques est disponible en ligne sur le site de l'Agence nationale de la sécurité des systèmes d'information (ANSSI).

Qu'est-ce que l'ordre du jour de l'assemblée générale d'une société ?

L'ordre du jour correspond à la liste des décisions qui seront proposées au vote des associés. Aucune décision ne peut être traitée en assemblée générale si elle n'est pas inscrite à l'ordre du jour. Chaque décision à l'ordre du jour doit être rédigée de manière suffisamment claire et explicite pour être comprise par les associés, sans avoir besoin de se référer à un autre document.

Par exemple :

• "Nomination de M. Jean Dupont aux fonctions de président de la société.
• Fixation de la rémunération du président.
• Modification de la dénomination sociale de la société et modification des statuts."

Que doit faire un associé s'il ne peut être présent à l'assemblée générale de la société ?

En principe, tout associé a le droit de désigner un représentant pour assister à l'assemblée générale et voter en son nom. Les statuts de la société précisent quelles personnes peuvent être désignées comme représentant : le conjoint, un autre associé, ou toute personne sans limitation.

Le représentant doit être muni d'un pouvoir de représentation signé par l'associé absent.

Quelle est la loi applicable à la lettre de convocation à une assemblée générale de société ?

• Code de commerce : article L223-26 et article R223-18 (SARL).
• Code de commerce : article L227-9 (SAS).
• Code de commerce : article L221-7 (SNC).
• Code civil : articles 1852 à 1854-1 (SCI).

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