Bail commercial et bail professionnel : les annexes obligatoires

La réglementation récente a renforcé l'obligation d'information du propriétaire lors de la conclusion du contrat de bail commercial ou professionnel. En particulier, le propriétaire doit annexer au contrat un dossier de diagnostic technique destiné à informer le locataire sur la situation et l'état des locaux. La réalisation d'un état des lieux est également devenue une obligation pour les baux commerciaux et professionnels. Enfin, la loi Pinel a ajouté de nouvelles annexes obligatoires en matière de baux commerciaux, afin d'informer le locataire sur les charges et travaux.

1. Le dossier des diagnostics techniques (bail commercial et professionnel)

Le dossier des diagnostics techniques regroupe l'ensemble des diagnostics obligatoires que le propriétaire doit faire réaliser à ses frais. Ils sont remis au locataire au jour de la signature du bail. Ce dossier comprend toujours un diagnostic de performance énergétique, ainsi que divers diagnostics qui dépendent de la situation des locaux, visant à informer le locataire sur les risques de sinistres divers. Le défaut de communication d'un diagnostic pourra fonder une demande de réduction de loyer devant le juge, voire conduire à la mise en cause de la responsabilité du propriétaire et au versement de dommages et intérêts en cas de préjudice subi par le locataire.

Chacun de ces diagnostics doit être établi par un diagnostiqueur certifié, dont l'annuaire est consultable en ligne sur le site du ministère de la Transition écologique et solidaire.

Remarque : Le diagnostic amiante ne fait pas partie du dossier des diagnostics techniques. Cependant, le propriétaire doit obligatoirement faire réaliser ce diagnostic pour les locaux dont le permis de construire a été délivré avant le 1^er juillet 1997, et le tenir à disposition du locataire qui en fait la demande.

Pour tous les locaux : le diagnostic de performance énergétique (DPE)

Le DPE est obligatoire pour tous les locaux. Il est destiné à informer le locataire sur la performance énergétique des locaux, en évaluant sa consommation d'énergie et son impact environnemental. Il n'a qu'une valeur informative, et n'est pas une garantie pour le locataire. Le diagnostic est valable 10 ans. Un modèle est disponible en ligne sur le site du ministère de la Transition écologique et solidaire.

Texte applicable : article L. 134-3-1 du Code de la construction et de l'habitation

Pour les locaux situés dans une zone à risque : l'état des risques et pollutions (ERP)

L'ERP (anciennement État des Servitudes Risques et d'Information sur les Sols - ESRIS) est obligatoire lorsque les locaux sont situés dans une zone concernée par l'un des risques suivants : risque naturel ou minier, risques technologiques, risque sismique de niveau 2 ou plus, et risque d'exposition au radon de niveau 3.

Les différentes zones à risque sont définies par arrêté préfectoral (à consulter en mairie ou en préfecture), auquel il convient de se reporter pour connaître les informations à reprendre. Un modèle unique pour tous les types de baux est disponible en ligne sur le site du ministère de la Transition écologique et solidaire.

Remarque : Le risque d'exposition au radon a été cartographié dans un arrêté du 27 juin 2018 portant délimitation des zones à potentiel radon du territoire français, qui répartit les communes selon trois niveaux de risque. Seuls les locaux situés dans une commune de niveau 3 sont concernés par l'obligation d'information du risque d'exposition au radon.

Texte applicable : article L.125-5 du Code de l'environnement

Pour les locaux ayant déjà subi un sinistre : la note d'information

Lorsque le local a déjà subi un sinistre de type catastrophe naturelle (art. L. 125-2 du code des assurances) ou technologique (art. L. 128-2 du code des assurances) ayant donné lieu au versement d'une indemnité, le propriétaire doit en informer le locataire à la conclusion du contrat au moyen d'une note écrite.

Texte applicable : article L.125-5 du Code de l'environnement

Pour les locaux d'une surface supérieure à 2000 m² : l'annexe environnementale

Les baux commerciaux ou professionnels portant sur des locaux de plus de 2 000 mètres carrés doivent comporter une annexe environnementale. Cette annexe comprend les informations sur la consommation énergétique des locaux requises par les articles R.136-1 et R.136-2 du Code de la construction et de l'habitation.

Texte applicable : article L. 125-9 du Code de l'environnement

Cas particulier : les baux mixtes de locaux d'avant 1949

Un constat de risque d'exposition au plomb doit également être annexé au bail commercial lorsqu'une partie des locaux est affectée à l'habitation, et que l'immeuble a été construit avant le 1^er janvier 1949. Le constat est valable six ans s'il a constaté une anomalie. Si le constat conclu à l'absence de risque d'exposition au plomb, il est définitif est peut être réutilisé pour toute future location.

Texte applicable : Art. L. 1334-7 du Code de la santé publique

2. L'état des lieux (bail commercial et professionnel)

L'établissement d'un état des lieux lors de la prise de possession des locaux par le locataire (et lors de la restitution) est obligatoire depuis 2014 pour les baux commerciaux et professionnels. Il doit être établi à l'amiable par les parties, ou par un tiers mandataire. Lorsque les parties ne parviennent pas à se mettre d'accord, il est possible de faire appel à un huissier pour réaliser l'état des lieux, dont les frais devront être partagés entre eux pour moitié. La forme de l'état des lieux est libre, dès lors qu'il décrit avec précision l'état du local et de tous les équipements qu'il comporte.

L'absence d'état des lieux aura des conséquences différentes lors de la restitution des locaux dans le cas d'un bail commercial ou d'un bail professionnel. Dans le premier cas, la loi institue une présomption en faveur du locataire, puisque ce sera au propriétaire de prouver que le local a subi une dégradation. Dans le second, la présomption joue en faveur du propriétaire, puisque ce sera au locataire de prouver qu'il n'est responsable d'aucune dégradation.

La forme de l'état des lieux est libre. En pratique, il devra contenir :

l'indication qu'il s'agit d'un état des lieux d'entrée et la date d'établissement ;
la localisation du local ;
les informations sur l'identité des parties, et le cas échéant de leurs mandataires ;
les relevés des compteurs de consommation d'eau ou d'énergie ;
le détail et la destination des clés ou de tout autre moyen d'accès aux locaux ;
la description précise de chaque pièce (sols, murs, plafonds) et de leurs équipements ;
la signature des parties ou de leur mandataire.

Texte applicable : article L. 145-40-1 du Code de commerce pour les baux commerciaux et article 57 B de la loi n° 86-1290 du 23 décembre 1986 pour les baux professionnels.

3. Les documents d'information sur les dépenses (bail commercial)

La loi n° 2014-626 du 18 juin 2014 dite loi Pinel a renforcé l'obligation pour le propriétaire d'informer le locataire sur les dépenses liées aux charges et aux travaux.

L'inventaire des charges et impôts

Le contrat de bail commercial doit obligatoirement contenir un inventaire précis des catégories de charges, impôts, taxes et redevances liés aux locaux, indiquant leur répartition entre le propriétaire et le locataire. L'inventaire est limitatif, ce qui signifie qu'aucune charge non listée dans le contrat ne pourra être payée par le locataire. Cet inventaire peut figurer directement dans le contrat de bail ou en annexe.

Texte applicable : article L.145-40-2 du Code de commerce

Les états prévisionnel et récapitulatif des travaux

Le propriétaire a l'obligation de fournir au locataire, lors de la conclusion du bail (puis tous les 3 ans) :

un état récapitulatif des travaux qu'il a réalisés dans les trois années précédentes, en précisant leur coût ; et
un état et un budget prévisionnel des travaux qu'il envisage de réaliser dans les trois prochaines années.

Texte applicable : article L. 145-40-2 du Code de commerce

Julien Poirée