Règlements administratifs pour les organisations à but non lucratif

Ce document est utilisé une fois qu'une organisation à but non lucratif a été constituée pour définir la structure et les opérations de l'organisation. Les règlements administratifs, aussi communément appelés les statuts, sont essentiellement les règles de gouvernance de l'organisation et décrivent de nombreuses activités de l'association à but non lucratif, telles que les réunions annuelles, la composition du conseil d'administration et les procédures de vote. La plupart des provinces et territoires canadiens exigent la création de règlements administratifs au moment même de la constitution d'une organisation ou peu de temps après.

Note : Ce document ne convient qu'aux organisations à but non lucratif et ne contient donc aucune information sur les actionnaires.

Comment utiliser ce document ?

Ce document couvre toutes les informations de base nécessaires pour définir la structure opérationnelle d'une organisation à but non lucratif. Les règlements administratifs couvrent les domaines essentiels suivants :

• Informations de base : nom de l'organisation à but non lucratif, état dans lequel elle a été constituée, type d'organisation à but non lucratif, présence d'un sceau d'entreprise;

• Réunions : lieu et date des réunions annuelles, procédure de convocation des réunions spéciales, exigences en matière de préavis, définition du quorum;

• Administrateurs : nombre d'administrateurs, durée du mandat, cotisations et indemnités, procédure de révocation;

• Fonctionnaires : rôles des fonctionnaires, fonctions, durée du mandat, rémunération.

Une fois que ce document a été complété et examiné, il doit être imprimé, certifié et signé. En général, si un président ou un secrétaire de l'organisation a déjà été désigné, ces personnes sont chargées de certifier et de signer tous les documents de l'organisation, y compris les règlements administratifs. Toutefois, si ces rôles n'ont pas encore été remplis, un fondateur peut signer ce document en son absence.

Droit applicable

La création et la structure des organisations à but non lucratif relèvent généralement du droit provincial, territorial et fédéral. La plupart des provinces et territoires du Canada exigent la création et le dépôt des règlements administratifs en même temps ou peu de temps après la création des règlements administratifs. Les organisations doivent également répondre à des exigences spécifiques en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu, L.R.C (1985), ch. 1 (5e suppl.), la Loi sur la taxe d'accise, L.R.C. (1985), ch. E-15, la Loi sur les douanes, L.R.C. (1985), ch.1 (2e suppl.) et toute autre loi relevant du ministre du Revenu national.

La constitution en personne morale se fait habituellement sous la Loi sur les compagnies, Partie III (pour les organismes du Québec) ou sous la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (pour les organismes fédéraux). Ces deux lois régissent donc tout ce qui concerne les organisations à but non lucratif au Canada.

De plus, les règles de droit concernant le droit des contrats s'appliquent et devront être respectées par les parties à la convention de la subvention :

• Code civil du Québec, Articles 1371 et suivants (règles des contrats)

Comment modifier le modèle ?

Vous remplissez un formulaire. Le document se rédige sous vos yeux au fur et à mesure de vos réponses.

A la fin, vous le recevez aux formats Word et PDF. Vous pouvez le modifier et le réutiliser.