Règlement intérieur de la société par actions

Le règlement intérieur des sociétés par actions est essentiellement une liste des règles qui régissent les opérations internes d'une société. Par exemple, les actionnaires d'une société (les propriétaires de la société par le biais de leurs actions) peuvent vouloir fixer certaines règles dont la loi applicable, qu'elle soit fédérale, provinciale ou territoriale, ne traite pas. Les actionnaires peuvent également vouloir modifier certaines des règles qui figurent dans la loi applicable, pour autant que ces modifications soient autorisées par la loi en question. À moins que le règlement intérieur de la société n'en dispose autrement, les administrateurs ont le pouvoir d'établir, d'abroger et de modifier le règlement intérieur.

Ces règlements ne peuvent être utilisés que pour une société à but lucratif constituée pour réaliser un bénéfice et le distribuer à ses actionnaires.

Comment utiliser ce document ?

Ce document demandera beaucoup d'information sur la société. Les premières questions porteront sur des informations générales sur la société, telles que le nom de la société, l'emplacement du siège social et le lieu où elle a été constituée.

En outre, le règlement intérieur de la société peut :

• fixer la date de clôture de l'exercice financier de la société ;

• comprendre des dispositions bancaires ;

• traiter de la nomination, qualification et fonction des agents ;

• fixer les modalités de convocation et de déroulement des réunions des administrateurs ;

• fixer le nombre minimum de personnes requis lors des réunions des administrateurs et des actionnaires pour établir un quorum (c'est-à-dire suffisamment de personnes pour prendre des décisions contraignantes) ;

• établir des règles limitant les modifications qui peuvent être apportées aux pouvoirs conférés aux administrateurs de la société en vertu de la loi applicable (par exemple, le règlement intérieur pourrait soumettre toute émission d'actions à l'approbation des actionnaires) ;

• Enfin, quelques détails supplémentaires seront abordés concernant les décisions financières et le sceau de la société, etc.

Tout nouveau règlement et toute modification du règlement (y compris, l'abrogation d'un règlement) doivent être approuvés par les actionnaires lors de la première assemblée ordinaire des actionnaires qui suit l'adoption du nouveau règlement ou du règlement modifié par les administrateurs. La date d'entrée en vigueur d'un règlement intérieur est la date à laquelle il est adopté par les administrateurs, et non la date d'approbation par les actionnaires.

Après avoir rempli ce document, il est conseillé de le faire imprimer puis de le faire signer par les parties concernées. Idéalement, il devrait ensuite être conservé dans le registre des procès-verbaux de la société aussi longtemps que celle-ci existe.

Droit applicable

Au Québec, le règlement intérieur des sociétés est régi par la Loi sur les sociétés par actions, S-31.1. Le contenu du règlement intérieur est en grande partie déterminé par la société.

Néanmoins, la Loi ne spécifie pas ce que le règlement intérieur devrait contenir, mais elle fournit des lignes directrices assez explicites permettant aux administrateurs de comprendre ce que le règlement intérieur devrait contenir aux articles 110, 113 et 135.

Comment modifier le modèle ?

Vous remplissez un formulaire. Le document se rédige sous vos yeux au fur et à mesure de vos réponses.

A la fin, vous le recevez aux formats Word et PDF. Vous pouvez le modifier et le réutiliser.