Politique de remboursement des dépenses

Une politique de remboursement des dépenses est un document utilisé par un employeur pour décrire les dépenses/frais qu'il couvre pour ses employés ainsi que les dépenses/frais qu'il ne couvre pas.

Souvent, dans le contexte professionnel, les employés se retrouvent dans des situations où ils doivent dépenser de l'argent pour des articles qui sont directement liés à leur travail. D'un autre côté, il arrive parfois que l'employeur aille débourser directement les frais reliés aux articles dont l'employé a besoin pour son travail.

Cette politique de remboursement des dépenses peut être remise aux employés pour les guider dans les règles de leur employeur concernant les dépenses liées au travail.

Comment utiliser ce document ?

Ce document est assez court et simple. Il ne requiert que le nom de l'employeur, puis quelques questions de base sur les types de dépenses couvertes par la politique.

Le document complété décrit l'objectif de la politique, les dépenses couvertes et les responsabilités des employés en ce qui concerne le remboursement de leurs dépenses.

Il ne s'agit pas d'un accord négocié, de sorte que lorsqu'il est rempli, il doit simplement être remis aux employés ou ajouté à un autre document d'emploi, comme un contrat de travail.

Droit applicable

Il n'existe pas de lois spécifiques régissant une politique de remboursement des dépenses pour les employés, mais en général, le document doit donner aux employés autant d'informations que possible sur les directives spécifiques de l'employeur afin qu'ils ne soient pas en contradiction avec la politique.

Au Canada, les tribunaux reconnaissent que pour que la politique de l'employeur soit valide, elle doit être :

• en conformité de la convention collective, s'il y a lieu ;
• claire et non équivoque ;
• raisonnable ;
• portée à la connaissance des employés.

Comment modifier le modèle ?

Vous remplissez un formulaire. Le document se rédige sous vos yeux au fur et à mesure de vos réponses.

A la fin, vous le recevez aux formats Word et PDF. Vous pouvez le modifier et le réutiliser.