Politique de confidentialité des données des employés

Une politique de confidentialité des données des employés sert à détailler comment un employeur protégera les informations personnelles de ses employés.

Cette politique précise :

• Les informations que l'employeur conserve ;
• Comment ces données sont utilisées.

Lorsqu'un employeur embauche des employés, il doit conserver des informations personnelles telles que l'historique éducatif, les relevés de notes, les antécédents professionnels, l'historique de crédit, les informations bancaires, les antécédents familiaux, et plus encore.

Les employeurs qui conservent une base de données de ces informations doivent avoir une politique en place qui tient les employés informés de la façon dont leurs informations sont stockées et des mesures de sécurité prises pour conserver ces informations confidentielles. Cela inclut les informations personnelles collectées, utilisées et divulguées.

Des informations supplémentaires sur un employé peuvent également être enregistrées dans les dossiers de l'employé, comme les congés de maladie et les raisons de l'absence, avec une preuve telle qu'un certificat médical. Cela peut également inclure l'historique familial, les divulgations à des tiers, les divulgations aux autorités policières, etc.

Les informations personnelles collectées ne sont pas seulement celles des employés, mais peuvent également inclure celles des travailleurs indépendants, des agents, des officiers et des consultants de l'entreprise de l'employeur. En d'autres termes, cela peut inclure toute personne à partir de laquelle l'employeur collecte et stocke des informations personnelles.

Comment utiliser ce document

L'employeur ou un superviseur doit remplir ce document en gardant à l'esprit les processus de l'entreprise lorsqu'il reçoit des informations personnelles des employés.

Lorsqu'un employeur embauche un nouvel employé et demande des informations personnelles, il doit inclure cette politique dans leur trousse d'accueil. L'employé ou le travailleur à partir duquel les informations sont collectées doit également signer cette politique pour confirmer qu'il en a pris connaissance.

Loi applicable

Les politiques d'emploi doivent être conformes à la loi. Certaines provinces ont des lois sur la vie privée en place pour protéger les employés. Les employés fédéraux sont soumis à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) (L.C. 2000, ch. 5).

La loi protégera les informations personnelles, qui sont définies comme des informations sur une personne identifiable, y compris le NAS, le numéro d'employé, la date de naissance, les informations médicales, et plus encore. La législation sur les droits de l'homme s'applique également pour protéger contre la discrimination lors du processus d'embauche.

Comment modifier le modèle

Vous remplissez un formulaire. Le document se rédige sous vos yeux au fur et à mesure de vos réponses.

A la fin, vous le recevez aux formats Word et PDF. Vous pouvez le modifier et le réutiliser.