Zahlungserinnerung/Mahnung

Was ist eine Zahlungserinnerung bzw. Mahnung?

Eine Zahlungserinnerung oder Mahnung ist ein Schreiben, das an einen Schuldner gesendet wird, um ihn an eine offene Rechnung und die fällige Zahlung zu erinnern.

Welchen Zweck hat eine Zahlungserinnerung?

Oftmals werden Rechnungen schlichtweg übersehen oder vergessen. Eine Zahlungserinnerung dient als freundliche Erinnerung und soll den Schuldner auf die offene Forderung aufmerksam machen. Ziel ist es, den Schuldner zur Zahlung zu bewegen und somit den offenen Rechnungsbetrag einzuziehen. Durch rechtzeitige Erinnerungen und Mahnungen kann ein Zahlungsverzug des Schuldners vermieden werden.

Was ist der Unterschied zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung?

Eine Zahlungserinnerung dient als freundliche Erinnerung an eine offene Rechnung. Sie wird in der Regel versendet, bevor die Zahlungsfrist abgelaufen ist oder kurz danach. Eine Mahnung hingegen ist eine formelle Aufforderung zur Zahlung einer überfälligen Rechnung. Sie kann auch weitere Schritte wie Mahngebühren oder ein Inkassoverfahren ankündigen.

Besteht die Pflicht, eine Zahlungserinnerung zu schreiben?

Nein, es gibt keine gesetzliche Pflicht dazu. Es ist jedoch ratsam, säumige Zahler zunächst freundlich an die offene Rechnung zu erinnern, bevor man weitere Schritte einleitet.

Wie viele Mahnungen sind üblich, bevor weitere Schritte eingeleitet werden?

Es gibt keine feste Anzahl. In der Regel werden zwei bis drei Mahnungen verschickt, bevor ein Inkassoverfahren oder ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet wird.

Welche Informationen sollte eine Zahlungserinnerung enthalten?

Eine Zahlungserinnerung/Mahnung sollte zumindest folgende Angaben enthalten:

• Absenderdaten: Name und Anschrift des Gläubigers.
• Empfängerdaten: Name und Anschrift des Schuldners.
• Rechnungsdaten: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag.
• Fälligkeitsdatum: Datum, an dem die Zahlung ursprünglich fällig war.
• Zahlungsfrist: Frist, innerhalb derer die Zahlung erfolgen soll.
• Kontodaten: IBAN, BIC und Name des Kontoinhabers.
• Kontaktmöglichkeiten: Telefonnummer und E-Mail-Adresse für Rückfragen.

Dürfen Mahngebühren verlangt werden?

Mahngebühren dürfen verlangt werden, wenn diese vertraglich vereinbart (z. B. in AGB) wurden oder gesetzlich zulässig sind. Die Höhe der Mahngebühren muss angemessen sein.

Dürfen Verzugszinsen verlangt werden?

Verzugszinsen dürfen verlangt werden, wenn der Schuldner sich in Zahlungsverzug befindet. Die Höhe der Verzugszinsen richtet sich nach dem gesetzlichen Zinssatz.

Welche Möglichkeiten bestehen, wenn der Schuldner trotz Mahnung nicht zahlt?

Zahlt der Schuldner trotz Mahnung nicht, kann ein Inkassoverfahren eingeleitet oder ein gerichtliches Mahnverfahren beantragt werden.

Ist es möglich, eine Zahlungserinnerung per E-Mail zu verschicken?

Eine Zahlungserinnerung/Mahnung kann per E-Mail verschickt werden, wenn der Schuldner dem zugestimmt hat.

Was ist beim Formulieren einer Zahlungserinnerung zu beachten?

Es gibt bestimmte Formulierungen, die beachtet werden müssen, damit dass die Erinnerung bzw. Mahnung ihre Wirkung entfalten kann:

• Freundlicher Ton: In der Zahlungserinnerung sollte ein freundlicher und höflicher Ton verwendet werden.
• Klarheit: Die Zahlungserinnerung/Mahnung sollte klar und verständlich formuliert sein.
• Konsequenz: Bei weiteren Mahnungen sollte man konsequent bleiben und den Druck schrittweise erhöhen.
• Professionalität: Es ist auf eine professionelle Gestaltung und Rechtschreibung zu achten.

Was sind die nächsten Schritte, nachdem die Zahlungserinnerung verfasst wurde?

Nachdem das Schreiben ausgefüllt wurde, sollte es ausgedruckt, vom Absender unterschrieben und eine Kopie der Rechnung hinzugefügt werden. Anschließend sollte das Schreiben gemeinsam mit der Kopie der Rechnung an den Adressaten per Post oder elektronisch versandt werden. Es kann aus Beweisgründen von Vorteil sein, den Brief als Einschreiben mit Rückschein zu versenden.

Welche Gesetze sind auf eine Zahlungserinnerung bzw. Mahnung anwendbar?

Auf die Zahlungserinnerung oder Mahnung sind insbesondere die Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches anwendbar, insbesondere § 286 BGB.

Die Vorlage ändern?

Sie füllen einen Vordruck aus. Das Dokument wird nach und nach vor Ihren Augen auf Grundlage Ihrer Antworten erstellt.

Am Ende erhalten Sie es in den Formaten Word und PDF. Sie können es ändern und es wiederverwenden.