Richtlinie zum Datenschutz im Home-Office

Mit dieser Vorlage kann eine Richtlinie für Unternehmen zum richtigen Umgang mit personenbezogenen Daten im Home-Office erstellt werden.

Die zunehmende Beliebtheit von Home Office stellt Arbeitgeber vor teils ungeahnte Herausforderungen bei der Beachtung der Datenschutzvorschriften: Kommt es zu Verstößen oder meldet der Arbeitgeber - trotz Kenntnis - einen möglichen Datenschutzvorfall nicht binnen 72 Stunden der Aufsichtsbehörde für Datenschutz, kann es zu empfindlichen Sanktionen kommen.

Vor diesem Hintergrund ist der Schutz personenbezogener Daten im Home- Office gemäß den Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) für Arbeitgeber daher von erheblicher Bedeutung.

Konkrete Regelungen für die Einhaltung der Datenschutzanforderungen gibt es nicht. Entscheidend ist im Einzelfall, welche (personenbezogenen) Daten im Unternehmen verarbeitet werden. Umso wichtiger ist daher, dass die Arbeitnehmer über den richtigen Umgang mit personenbezogenen Daten informiert und zu deren Beachtung angehalten werden. Diese Richtlinie gibt sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer strukturierte Regelungen an die Hand, welche Vorkehrungen im Home-Office treffen sind, damit Datenschutzvorfälle bestmöglich vermieden werden können.

WAS IST ZU BEACHTEN?

Personenbezogene Daten im Sinne sind grundsätzlich alle Informationen, die sich auf identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Es kann sich hierbei zum Beispiel um Daten, wie Vor- und Nachnamen, Adressen, Staats- und Religionszugehörigkeit, Telefonnummern, Gesundheitsdaten sowie weitere Sozialdaten handeln.

Der Arbeitgeber trägt gdie Verantwortung, entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, um die Verarbeitung personenbezogener Daten auch im Home-Office in Einklang mit der Datenschutzgrundverordnung zu gewährleisten.

Vielen Arbeitnehmern ist nicht bewusst, wie schnell es am Arbeitsplatz im Home-Office zu Datenschutzvorfällen kommen kann. Dies gilt z.B. für mit im Haushalt lebende Familienangehörige bzw. Mitarbeiter. Hier kann es insbesondere zu einer Einsichtnahme in offen herumliegende (personenbezogene) Unterlagen oder nicht durch einen Sperrbildschirm abgesicherte Bildschirme kommen.

Es empfiehlt sich, den Arbeitnehmern entweder betriebseigene Endgeräte zur Nutzung im Home-Office zur Verfügung zu stellen, oder den Arbeitnehmer dazu zu verpflichten, die Übertragung, Verarbeitung und das Speichern von personenbezogenen Daten nicht auf dem eigenen Endgerät lokal vorzunehmen, sondern auf einem gemeinsamen serverbasierten Netzwerk. Zudem solllte der Zugang zu diesen Netzwerken bestenfalls mittels VPN ("Virtual Private Network") oder ähnlichen Vorkehrungen erfolgen.

Ab einer Betriebsgröße von mindestens 20 Mitarbeitern ist der Arbeitgeber verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Hierbei kann es sich entweder um einen vertrauenswürdigen Mitarbeiter oder einen externen Dritten (etwa einem IT-Dienstleister) handeln.

WIE VERWENDET MAN DAS DOKUMENT?

Mit diesem Dokument kann entweder eine Richtlinie oder eine Betriebsvereinbarung vereinbart werden. Gibt es im Unternehmen einen Betriebsrat, so braucht es für eine wirksame Betriebsvereinbarung dessen Zustimmung.

Bei Erstellung des Dokuments werden Schritt für Schritt die wichtigsten Punkte für die Beachtung der datenschutzrechtlichen Anforderungen bereits in die Vereinbarung mitaufgenommen. Darüber hinaus können - je nach den Bedürfnissen des eigenen Unternehmens - auch Ausnahmen und eigene Formulierungen in die Vereinbarung mit aufgenommen werden.

ANWENDBARES RECHT

• Art. 5 DSGVO
• Art. 32 ff. DSGVO
• § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG

DIE VORLAGE ÄNDERN?

Sie füllen einen Vordruck aus. Das Dokument wird nach und nach vor Ihren Augen auf Grundlage Ihrer Antworten erstellt.

Am Ende erhalten Sie es in den Formaten Word und PDF. Sie können es ändern und es wiederverwenden.