Protokoll einer Mitgliederversammlung eines Vereins

Mit dieser Vorlage kann ein Protokoll über eine Mitgliederversammlung eines Vereins erstellt werden. Bei einer Mitgliederversammlung handelt es sich um eine nach Ort und Zeit festgelegte Zusammenkunft der Mitglieder eines Vereins. Ein Protokoll sollte bei allen offiziellen Versammlungen, seien es ordentliche oder außerordentliche Versammlungen, angefertigt werden. Beschlüsse der Mitgliederversammlung (z. B. Satzungsänderungen oder Änderungen im Vorstand) müssen protokolliert werden.

WAS IST UNTER EINEM PROTOKOLL EINER MITGLIEDERVERSAMMLUNG ZU VERSTEHEN?

In dem Protokoll einer Mitgliederversammlung sind die wesentlichen Vorgänge der Mitgliederversammlung festzuhalten. Eine wortwörtliche Wiedergabe der verschiedenen Beiträge ist dabei jedoch nicht erforderlich. Verantwortlich für die Erstellung des Protokolls ist in der Regel der Schriftführer bzw. Protokollführer.

Ein Vereinsprotokoll hat für den Verein, seine Organe und Mitglieder insofern eine wichtige Funktion, als dass dadurch schriftlich abgesichert wird, was während der Mitgliederversammlung besprochen und beschlossen wurde. Es sollte darauf geachtet werden, dass das Protokoll Beweisfunktion hat: Der Inhalt eines ordnungsgemäß erstellten Protokolls gilt folglich so lange als richtig, bis das Gegenteil bewiesen werden kann. Daher ist bei der Erstellung eines Protokolls einer Mitgliederversammlung besondere Sorgfalt anzuwenden!

WAS SOLLTE BEACHTET WERDEN?

Form:

• Es gibt keine gesetzlichen Vorschriften hinsichtlich der Erstellung eines Protokolls. Das Gesetz schreibt lediglich vor, dass die Satzung eines Vereins die Beurkundung der Beschlüsse bestimmen muss. Das heißt, dass ein Verein in seiner Satzung eine bestimmte Form für seine Beschlüsse vorsehen muss. Den Vereinen steht jedoch frei, welche Form dies genau ist.

• Je nachdem, welche die nach Satzung bestimmte Form des Protokolls ist, sollten Vorstand und Versammlungsleitung genau darauf achten, dass keine Formmängel eintreten. Sollten Formmängel vorliegen, könnte dies dazu führen, dass Beschlüsse der Mitgliederversammlung unwirksam sind.

Satzungsgemäße Einberufung der Versammlung:

• Bevor eine Mitgliederversammlung stattfindet, müssen die Vereinsmitglieder zunächst ordnungsgemäß zu dieser Versammlung eingeladen werden. In der Einberufung der Versammlung muss die Tagesordnung der Versammlung mitgeteilt werden. Tagesordnungspunkte, die nicht in der Einladung benannt wurden, dürfen nicht während der Versammlung besprochen werden. Für die Einladung zur Mitgliederversammlung kann die entsprechende Vorlage verwendet werden. Diese Vorlage richtet sich lediglich an Versammlungen, die ordnungsgemäß einberufen worden sind.

• Mitglieder können vor der Versammlung, innerhalb einer bestimmten Frist, Anträge einreichen, wenn ihnen noch Themen einfallen, die sie gerne besprechen würden. Diese Anträge müssen während der Versammlung diskutiert werden und sollten daher als Anlage zum Protokoll hinzugefügt werden.

Beschlussfähigkeit:

• Die Versammlung muss beschlussfähig sein, d.h. in der Lage sein, Beschlüsse fassen zu können. Unter Umständen muss eine Mindestanzahl an Mitgliedern anwesend sein, damit der Mitgliederversammlung beschlussfähig ist. Die Voraussetzungen der Beschlussfähigkeit ergeben sich aus der jeweiligen Vereinssatzung. Diese Vorlage richtet sich lediglich an beschlussfähige Mitgliederversammlungen.
  
  

WIE WIRD DIESES DOKUMENT VERWENDET?

Nachdem diese Vorlage ausgefüllt wurde, sollte sie ausgedruckt und vom Protokollführer und dem Versammlungsleiter (meist zugleich der Vereinsvorsitzende) unterschrieben werden. Unter Umständen muss das Protokoll den Vereinsmitgliedern zugänglich gemacht werden: Dies ist der Fall, sofern dies in der Satzung vorgeschrieben ist oder bspw. wenn ein Mitglied ein berechtigtes Interesse an der Einsicht hat.

Erfolgt eine Satzungsänderung oder eine Neufassung der Satzung, so ist zu beachten, dass diese nachfolgend beim Amtsgericht eingetragen werden muss. Erst durch die Eintragung erlangt die Satzungsänderung bzw. Neufassung der Satzung Wirksamkeit.

ANWENDBARES RECHT

Anwendbar sind die §§ 36, 37 ff., 58, 71 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB).

DIE VORLAGE ÄNDERN?

Sie füllen einen Vordruck aus. Das Dokument wird nach und nach vor Ihren Augen auf Grundlage Ihrer Antworten erstellt.

Am Ende erhalten Sie es in den Formaten Word und PDF. Sie können es ändern und es wiederverwenden.