Kaufmännisches Bestätigungsschreiben

Mit dieser Vorlage kann ein Kaufmännisches Bestätigungsschreiben (KBS) erstellt werden. Das kaufmännische Bestätigungsschreiben ist in der Wirtschaft die schriftliche Bestätigung eines mündlichen Vertragsabschlusses unter Kaufleuten. Das Rechtsinstitut des kaufmännischen Bestätigungsschreibens ist inzwischen gewohnheitsrechtlich anerkannt.

Das kaufmännische Bestätigungsschreiben ist also ein gesetzlich nicht normierter Handelsbrauch, wonach der Inhalt eines von einem Kaufmann versandten Geschäftsbriefs vom Vertragspartner als angenommen gilt, wenn dieser nicht unverzüglich widerspricht. Er kommt damit durch das Schweigen des Geschäftspartners zustande.

WAS SOLLTE BEACHTET WERDEN?

Dem Bestätigungsschreiben müssen Vertragsverhandlungen vorausgehen und es muss zum Ausdruck gebracht werden, dass der Bestätigende von einem bereits erfolgten Vertragsschluss ausgeht. Lässt der Absender dagegen zum Ausdruck kommen, dass er das Angebot des Empfängers annehme und damit der Vertrag erst jetzt zustande kommen soll, handelt es sich bei dem Schreiben um eine Auftragsbestätigung. Nicht anwendbar sind die Grundsätze des Bestätigungsschreibens demnach von vornherein, wenn ein Vertrag schriftlich abgeschlossen wird.

Das kaufmännische Bestätigungsschreiben ist also nicht gesetzlich normiert, sondern wird von der Rechtsordnung allgemein anerkannt. Folgendes ist besonders hervorzuheben:

• Die Grundsätze des kaufmännischen Bestätigungsschreibens gelten für Absender und Empfänger, die zumutbar einen Beitrag zur Rechtssicherheit erbringen können. Dazu zählen vorrangig Kaufleute, aber auch Personen, die wie ein Kaufmann in größerem Umfang selbstständig am Rechtsverkehr teilnehmen, zum Beispiel Rechtsanwälte, die im eigenen Namen handeln, Architekten, Insolvenzverwalter und vollmachtslose Vertreter, sofern die Voraussetzungen einer Anscheins- oder Duldungsvollmacht vorliegen.
• Grundsätzlich können Privatpersonen nur an einem kaufmännischen Bestätigungsschreiben beteiligt sein, die „wie ein Kaufmann" am Geschäftsverkehr teilnehmen (d. h. selbstständige Tätigkeit in größerem Umfang am Markt)

Wie bereits erwähnt, entsteht die Rechtswirkung das Kaufmännische Bestätigungsschreiben durch das Schweigen der anderen Partei. Es ist also wichtig, dass beide Parteien sich hierüber im Klaren sind. Das Wort „Bestätigungsschreiben" bringt zum Ausdruck, dass es sich um eine Bestätigung in schriftlicher Form handelt, worin der Absender mitteilt, dass er mit dem Empfänger mündlich/telefonisch einen Vertrag geschlossen habe.

Der Zusatz „kaufmännisch" weist darauf hin, dass derartige Bestätigungsschreiben nur im Geschäftsverkehr zwischen Kaufleuten die zugeschriebenen Rechtsfolgen entfalten können. Im Geschäftsverkehr zwischen einem Unternehmen und Verbrauchern treten seine Rechtsfolgen nicht ein. Damit ist das Kaufmännische Bestätigungsschreiben eine als Handelsbrauch (§ 346 HGB) anerkannte Sonderform des rechtsgeschäftlichen Schweigens.

WIE WIRD DIESES DOKUMENT VERWENDET?

Dieses Dokument muss den Angaben entsprechend ausgefüllt und ausgedruckt werden. Anschließend sollte es von beiden Parteien (oder den entsprechenden Vertretungspersonen) unterschrieben werden. Nur so hat das Schreiben auch seine gesonderte Wirksamkeit, da es sich um die Verschriftlichung einer mündlichen Erklärung handelt.

RELEVANTES RECHT:

Das kaufmännische Bestätigungsschreiben basiert auf Gewohnheitsrecht. Die Bestimmungen aus dem HGB, BGB und GmbHG sind also nur begrenzt anwendbar.

DIE VORLAGE ÄNDERN?

Sie füllen einen Vordruck aus. Das Dokument wird nach und nach vor Ihren Augen auf Grundlage Ihrer Antworten erstellt.

Am Ende erhalten Sie es in den Formaten Word und PDF. Sie können es ändern und es wiederverwenden.