Geschäftsführervertrag

Was ist ein Geschäftsführervertrag?

Ein Geschäftsführervertrag (auch Anstellungsvertrag genannt) regelt das interne Dienstverhältnis zwischen der Gesellschaft und der Geschäftsführung. Er legt die Bedingungen für die Anstellung fest, wie zum Beispiel die Vergütung, den Urlaub und die Haftung. Der Geschäftsführer hat eine besondere Stellung als "Organ der Gesellschaft" und ist ihr gesetzlicher Vertreter nach außen.

Ist der Vertrag ein Arbeitsvertrag?

Nein, ein Geschäftsführervertrag ist rechtlich kein Arbeitsvertrag im Sinne des Arbeitsrechts, sondern ein Dienstvertrag. Im Gegensatz zu einem normalen Arbeitnehmer ist der Geschäftsführer nicht weisungsgebunden, hat keinen gesetzlichen Kündigungsschutz und unterliegt nicht dem Arbeitszeitgesetz. Aus diesem Grund werden Rechtsstreitigkeiten in der Regel vor einem ordentlichen Zivilgericht und nicht vor einem Arbeitsgericht verhandelt.

Welche unterschiedlichen Typen von Verträgen gibt es?

Die Ausgestaltung eines Vertrages hängt maßgeblich von der Rolle des Geschäftsführers ab:

• Gesellschafter-Geschäftsführer: Eine Person, die gleichzeitig Gesellschafter und Geschäftsführer der GmbH ist. Für diese Person gelten besondere sozial- und steuerrechtliche Regelungen.
• Fremd-Geschäftsführer: Eine Person, die nicht an der Gesellschaft beteiligt ist und ausschließlich als Geschäftsführer angestellt wird.

Was ist der gebräuchlichste Vertragstyp?

Der gebräuchlichste Typ ist ein unbefristeter Vertrag für einen Fremd-Geschäftsführer. Diese Konstellation ist rechtlich am unkompliziertesten, da die Unterscheidung zwischen Gesellschafter und Geschäftsführer klar ist und keine Interessenkonflikte bestehen.

Ist ein Geschäftsführervertrag zwingend erforderlich?

Nein, die Bestellung eines Geschäftsführers muss im Handelsregister eingetragen werden, aber ein schriftlicher Vertrag ist nicht zwingend vorgeschrieben.

Hinweis: Dennoch ist ein schriftlicher Vertrag sehr sinnvoll. Er schafft Rechtssicherheit, indem er die Vergütung, die Haftung, die Rechte und Pflichten sowie die Kündigungsmodalitäten für beide Seiten verbindlich festlegt.

Was bedeutet "Selbstkontrahieren (Insichgeschäft)"?

Das Gesetz verbietet einem Geschäftsführer, im Namen der Gesellschaft Geschäfte mit sich selbst zu tätigen oder eine andere Person zu vertreten, mit der er ein Geschäft abschließt. Dies soll Interessenkonflikte vermeiden. Ein Geschäftsführervertrag kann ihn jedoch explizit von diesem Verbot befreien. Dies ist oft sinnvoll, wenn ein Geschäftsführer Verträge mit anderen Gesellschaften abschließt, an denen er ebenfalls beteiligt ist.

Auf welche Unterschiede zwischen einem Gesellschafter-Geschäftsführer oder Fremd-Geschäftsführer sollte geachtet werden?

Im Rahmen des Geschäftsführungsvertrages wird zwischen Gesellschafter-Geschäftsführer und Fremd-Geschäftsführer unterschieden. Diese Unterscheidung hat Auswirkungen auf das Sozialrecht, zum Beispiel bei der Sozialversicherungspflicht und auf das Steuerrecht bzw. dem Risiko der verdeckten Gewinnausschüttung. Genauer gibt es folgende Unterscheidungen:

Merkmal	Gesellschafter-Geschäftsführer	Fremd-Geschäftsführer
Beteiligung	Ist Gesellschafter (Eigentümer) der Firma.	Hat in der Regel keine Beteiligung an der Firma.
Weisungsgebundenheit	In der Regel nicht weisungsgebunden, insbesondere bei einer Mehrheitsbeteiligung. Bestimmt den Geschäftsverlauf weitgehend selbst.	Ist an die Weisungen der Gesellschafter oder des Aufsichtsrats gebunden.
Sozialversicherung	In der Regel nicht sozialversicherungspflichtig. Muss sich selbst um Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung kümmern.	In der Regel sozialversicherungspflichtig wie ein normaler Arbeitnehmer.
Kündigungsschutz	Hat keinen gesetzlichen Kündigungsschutz.	Kann einen gewissen Kündigungsschutz genießen, wenn er als "arbeitnehmerähnlich" eingestuft wird.
Vergütung & Steuern	Die Vergütung muss angemessen sein. Bei einer zu hohen Vergütung besteht das Risiko einer verdeckten Gewinnausschüttung.	Die Vergütung unterliegt nicht diesem Risiko, muss aber im Rahmen des Üblichen liegen.
Anwendung	Ist die übliche Konstellation bei Klein- und Familienunternehmen.	Ist die übliche Konstellation bei größeren Firmen, die eine externe Führungskraft einstellen.

Was muss ein Geschäftsführervertrag enthalten?

Ein Geschäftsführervertrag muss folgende wesentliche Punkte enthalten:

• Vergütung: Genaue Festlegung von Grundgehalt, Tantiemen, Boni und anderen Gratifikationen.
• Bestellung und Dauer: Datum der Bestellung, Beginn der Tätigkeit und die Laufzeit des Vertrages (befristet oder unbefristet).
• Befugnisse und Haftung: Regelungen zur Vertretungsmacht, Zustimmungspflichten und zur Haftungsbegrenzung (z. B. durch eine D&O-Versicherung).
• Nebentätigkeiten und Wettbewerb: Vereinbarungen über Nebentätigkeiten und ein mögliches Wettbewerbsverbot während und nach der Anstellung.
• Urlaub und Krankheit: Regelungen zum Urlaubsanspruch und zur Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, da die gesetzlichen Regelungen nicht gelten.

Was ist in einem Geschäftsführervertrag nicht erlaubt?

Einige Klauseln können steuerlich und rechtlich problematisch sein:

• Verdeckte Gewinnausschüttung: Die Vergütung muss angemessen sein. Eine Tantieme, die 50 % des handelsrechtlichen Gewinns oder 25 % des Gesamtgehalts überschreitet, kann als verdeckte Gewinnausschüttung gewertet werden, was zu Steuernachzahlungen führen kann.
• Unangemessene Klauseln: Verträge dürfen keine Klauseln enthalten, die die gesetzliche Haftung des Geschäftsführers für grobe Pflichtverletzungen vollständig ausschließen.

Was sind die Voraussetzungen für den Geschäftsführervertrag?

Die Wirksamkeit des Geschäftsführervertrags sind and folgende Vorraussetzungen geknüpft:

• Bestellung: Die Bestellung des Geschäftsführers muss durch die Gesellschafter oder ein zuständiges Gremium (z. B. Aufsichtsrat) erfolgt sein.
• Persönliche Voraussetzungen: Geschäftsführer kann grundsätzlich jede natürliche, unbeschränkt geschäftsfähige Person sein, die nicht durch ein Berufsverbot belastet ist.

Über welche Laufzeit kann ein Geschäftsführervertrag abgeschlossen werden?

Ein Geschäftsführervertrag kann befristet oder unbefristet abgeschlossen werden. Es gibt keine gesetzlichen Höchstfristen, wie im regulären Arbeitsrecht. In der Praxis sind 3 bis 5-Jahres-Verträge üblich.

Welche Risiken bestehen bei der Vergütung des Geschäftsführers (Risiko der verdeckten Gewinnausschüttung)?

Die Vergütung des Geschäftsführers muss insgesamt aus steuerlicher Sicht angemessen sein. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Vergütung fix oder erfolgsabhängig (Tantieme) erfolgt. Es müssen sich alle Vergütungsbestandteile, sowie deren Höhe, eindeutig aus dem Anstellungsvertrag ergeben. Folgende steuerrechtlich akzeptierte Regelungen sind einzuhalten:

Hinweis: Gesamtgehalt des Geschäftsführers setzt sich grundsätzlich aus 75 % Festgehalt und 25 % Tantieme zusammen.

Zur Abweichung von der Regelung kann es diese Gründe geben:

• Gründungsphase der GmbH
• Finanziell schwierige Situation der GmbH
• Risikobehaftete Geschäftstätigkeit der GmbH
• Tantieme beschreibt die Beteiligung am Gewinn eines Unternehmens. Es handelt sich also um ergebnisabhängige Vergütungen, die meistens neben einer festen Vergütung an Vorstandsmitglieder einer AG, an Geschäftsführer oder leitende Angestellte gezahlt werden. Tantieme dürfen nicht mehr als 50 % des handelsrechtlichen Gewinns betragen. Bei Überschreitung gilt dies als verdeckte Gewinnausschüttung.

Hinweis: Auch wenn mehrere mitarbeitende Gesellschafter Anspruch auf Tantiemen haben, darf die Gesamtausschüttung an die Gesellschafter die Grenze nicht überschreiten.

Was ist zu tun, wenn der Geschäftsführervertrag fertig ist?

Dieser Vertrag sollte den Fragen entsprechend ausgefüllt und ausgedruckt werden. Alle relevanten Parteien müssen den Vertrag unterzeichnen, nur dann ist dieser wirksam. Welche Parteien relevant sind, richtet sich danach, welche Organe für die Einstellung des Geschäftsführers zuständig waren:

• Gesellschaftsversammlung: Gesellschafter
• Aufsichtsrat: Vorsitzende des Aufsichtsrates
• Beirat: Vorsitzende des Beirates
• Gesellschafter: Gesellschafter

Hinweis: Neben den entsprechend oben genannten Personen muss auch der Geschäftsführer das Dokument unterzeichnen. Nachdem das Dokument von allen Parteien unterzeichnet wurde, erhält jede Partei eine Abschrift des Vertrags zur eigenen Aufbewahrung.

Ist eine notarielle Beglaubigung eines Geschäftsführervertrages erforderlich, damit er gültig ist?

Nein, eine notarielle Beglaubigung des Geschäftsführervertrags ist in Deutschland nicht zwingend erforderlich, damit der Vertrag gültig ist. Gesetzlich vorgeschrieben ist lediglich, dass die Bestellung des Geschäftsführers in dem Satz der Gesellschaft festgehalten wird und im Handelsregister eingetragen wird.

Der Anstellungsvertrag zwischen dem Geschäftsführer und der Gesellschaft selbst muss also nicht notariell beurkundet werden. Dieser kann formlos, also zum Beispiel schriftlich, abgeschlossen werden. Allerdings kann eine notarielle Beurkundung des Geschäftsführervertrags in bestimmten Fällen sinnvoll sein, z. B.:

• Wenn der Vertrag Regelungen zu Grundstücksgeschäften oder anderen eintragungspflichtigen Vorgängen enthält
• Wenn der Vertrag umfangreiche Vereinbarungen zur Vergütung, zu Provisionen oder Abfindungen enthält,
• Wenn der Vertrag Vereinbarungen zum Ruhegehalt des Geschäftsführers enthält,

Hinweis: Insgesamt ist eine notarielle Beurkundung des Geschäftsführervertrags aber nicht zwingend erforderlich für dessen Wirksamkeit.

Ist es notwendig, den Vertrag zu registrieren?

Ja, aber nur die Bestellung des Geschäftsführers. Die Bestellung des Geschäftsführers muss in das Handelsregister der Gesellschaft eingetragen werden. Ohne diese Eintragung ist die Bestellung nicht wirksam. Der Vertrag selbst wird jedoch nicht ins Handelsregister oder in einen anderen Register eingetragen. Die Eintragung erfolgt durch folgende Schritte:

• Eintragung im Handelsregister: Der Geschäftsführer und seine Bestellung müssen im Handelsregister der Gesellschaft eingetragen werden. Dies geschieht durch Anmeldung der Geschäftsführerbestellung beim zuständigen Gericht.
• Offenlegung im Bundesanzeiger: Der Geschäftsführervertrag selbst muss zusätzlich im Bundesanzeiger veröffentlicht werden.
  • Diese Offenlegung dient der Publizität und Transparenz gegenüber Dritten.
  • Diese Registrierung im Handelsregister und Offenlegung im Bundesanzeiger sind gesetzlich vorgeschrieben und müssen fristgerecht erfolgen. Nur dann ist der Geschäftsführervertrag wirksam und rechtsgültig.

Wichtig: Ohne diese Eintragung kann der Geschäftsführer zwar bestellt werden, der Vertrag selbst wäre aber unwirksam. Daher ist die Registrierung ein zwingendes Erfordernis für einen gültigen Geschäftsführervertrag.

Welche Gesetze sind auf das Dokument anwendbar?

• GmbH-Gesetz (GmbHG): Die rechtlichen Rahmenbedingungen der Bestellung und der Haftung des Geschäftsführers.
• Bürgerliches Gesetzbuch (BGB): Die Vorschriften zum Dienstvertrag (§§ 611 ff. BGB) sowie die Regelungen zur Vertretung (§ 181 BGB).
• Sozialversicherungsrecht: Das Sozialgesetzbuch regelt die Sozialversicherungspflicht, die bei Geschäftsführern von ihrer Kapitalbeteiligung und Weisungsgebundenheit abhängt.
• Steuerrecht: Das Einkommensteuergesetz und Körperschaftsteuergesetz sind für die steuerliche Behandlung der Vergütung relevant.

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