Einladung zur Mitgliederversammlung eines Vereins

Mit dieser Vorlage kann eine Einladung bzw. Einberufung zur Mitgliederversammlung eines Vereins erstellt werden. Unter einer Mitgliederversammlung versteht man eine nach Ort und Zeit festgelegte Zusammenkunft der Mitglieder eines Vereins.

Eine Mitgliederversammlung kann ordentlich oder außerordentlich einberufen werden. Eine ordentliche Mitgliederversammlung ist eine in regelmäßigen (in der Regel vorgeschriebenen, turnusmäßigen) Abständen stattfindende Versammlung aller Mitglieder. Eine außerordentliche Mitgliederversammlung wird aus einem bestimmten Grund einberufen. Sie kann z. B. einberufen werden, wenn mindestens 10 % der Mitglieder dies fordert. Dieser Prozentsatz kann jedoch in der Satzung individuell angepasst werden.

Im Voraus einer Mitgliederversammlung müssen die Vereinsmitglieder wirksam eingeladen worden sein. Beschlüsse, die im Rahmen einer Mitgliederversammlung getroffen werden, sind nur dann wirksam, wenn der Gegenstand des Beschlusses bereits in der Einladung genannt wurde. Demnach muss bereits in der Einladung die Tagesordnung der Mitgliederversammlung genannt werden. Diese dient dazu, die Mitglieder darüber zu informieren, welche Beschlüsse in der Mitgliederversammlung getroffen werden sollen.

Liegen Fehler in der Einladung vor, und somit keine wirksame Einberufung der Mitglieder, so können die in der Mitgliederversammlung getroffenen Beschlüsse dadurch gekippt werden. Das heißt, dass ein Formfehler innerhalb der Einladung zur Unwirksamkeit oder gar zur Nichtigkeit eines Beschlusses führen kann. Folglich ist es wichtig, auf eine fehlerfreie Einladung zu achten!

Soll eine Satzungsänderung beschlossen werden, so muss man darauf achten, die konkrete Satzungsbestimmung zu nennen und auch die geplante Änderung der Einladung beizufügen.

WAS MUSS MAN BEACHTEN?

• Form der Einladung

Es gibt keine konkreten gesetzlichen Formvorschriften für die Einladung zur Mitgliederversammlung. Die Form der Einladung muss in der Vereinssatzung bestimmt werden. Die Satzung kann frei bestimmen, wie die Einladung zu erfolgen hat. Die Einladung kann demnach beispielsweise mündlich, schriftlich per Brief, E-Mail, Aushang oder Veröffentlichung in einer Vereinszeitschrift erfolgen.

• Wer kann die Mitgliederversammlung einberufen?

Grundsätzlich hat der vertretungsberechtigte Vorstand die Mitgliederversammlung einzuberufen, sofern die Satzung nichts anderes regelt. Wird die Mitgliederversammlung von einem nicht zuständigen Organ einberufen, so ist sie unwirksam und die in dieser Versammlung gefassten Beschlüsse sind nichtig.

Eine einberufene Mitgliederversammlung kann vom Vorstand auch abgesagt oder verlegt werden.

• Frist

Eine gesetzliche Frist besteht nicht, jedoch darf die Einladung nicht zu kurzfristig vor der Mitgliederversammlung ergehen. Die Einladung muss demnach derart bei den Mitgliedern eingehen, sodass ihnen noch ausreichend Zeit bleibt, sich auf die Versammlung vorzubereiten.

• Ort der Versammlung

Traditionell findet eine Mitgliederversammlung durch die persönliche Präsenz der Mitglieder an einem bestimmten Ort statt. Mittlerweile gibt es jedoch auch die Möglichkeit, eine Online- oder Hybrid-Versammlung vorzusehen. Bei der Online-Versammlung nehmen die Mitglieder ausschließlich digital über einen virtuellen Konferenzraum an der Mitgliederversammlung teil. Die Hybrid-Versammlung stellt eine Kombination aus der traditionellen und der Online-Versammlung dar: Einige Mitglieder nehmen persönlich teil, andere virtuell. Die Online- und die Hybrid-Versammlung sind aufgrund der aktuell geltenden Kontaktbeschränkungen praktische Alternativen zur traditionellen physischen Mitgliederversammlung. Grundsätzlich muss die Vereinssatzung vorsehen, welche Art der Mitgliederversammlung zulässig ist. Zurzeit ist jedoch aufgrund des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie (gültig bis 31.12.2021) die Einberufung einer Online-Mitgliederversammlung auch dann möglich, wenn die Vereinssatzung dies nicht ausdrücklich vorsieht.

WIE WIRD DIESES DOKUMENT VERWENDET?

Nachdem die Vorlage ausgefüllt wurde, sollte sie ausgedruckt und dann unterschrieben an die Mitglieder versandt (via Brief oder E-Mail beispielsweise), ausgehängt oder auf andere Art und Weise veröffentlicht und den Mitgliedern mitgeteilt werden (z. B. durch Veröffentlichung in der Vereinszeitschrift).

ANWENDBARES RECHT

Anwendbar sind die allgemeinen Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches, insbesondere §§ 32, 58 BGB.

DIE VORLAGE ÄNDERN?

Sie füllen einen Vordruck aus. Das Dokument wird nach und nach vor Ihren Augen auf Grundlage Ihrer Antworten erstellt.

Am Ende erhalten Sie es in den Formaten Word und PDF. Sie können es ändern und es wiederverwenden.