Termo de ciência e concordância

O que é um termo de ciência e concordância?

Por meio do termo de ciência e concordância, uma pessoa confirma que tem conhecimento de determinada norma ou regra que lhe é aplicável.

Por um lado, a assinatura do documento ajuda a evitar o descumprimento de normas por desconhecimento do assinante, que passará a ter ciência da sua aplicação. Por outro, pode ser um importante meio de prova, para que se demonstre que o infrator conhecia a norma e mesmo assim a descumpriu.

Por exemplo: João foi contratado em uma empresa A. No momento da admissão, ele recebeu um regulamento interno e um código de conduta, que proibiam o compartilhamento de informações de trabalho fora do ambiente de trabalho. João, então, assinou um termo de ciência (sobre o conteúdo das normas e as consequências do seu descumprimento) e concordância (de que para se manter trabalhando no local, deverá respeitar os documentos). No entanto, após alguns meses de trabalho, João foi identificado enviando documentos confidenciais, por e-mail, para uma pessoa desconhecida da empresa. Nesse caso, João, que sabia que a prática era proibida, poderá ser punido pelo empregador.

 

É obrigatório fazer um termo de ciência e concordância por escrito?

Sim. Embora não haja uma previsão legal específica para esse tipo de documento, o termo deve ser escrito, pois o documento, com a assinatura de quem cumprirá as normas e regras ficará em posse da pessoa que as apresentou. Nesse caso, somente o documento escrito poderá ser utilizado como meio de prova, em caso de eventual descumprimento.

 

O que não pode faltar em um termo de ciência e concordância?

Um termo de ciência e concordância deve conter, pelo menos, as seguintes informações:

• Identificação: Devem ser indicados os dados de identificação da parte que assina o termo de ciência e concordância, como nome completo, nacionalidade e números de CPF e RG;
  
  
• Normas, regras e orientações: É necessário que sejam indicadas as normas, regras ou orientações às quais o assinante teve acesso e sobre as quais vai declarar sua ciência e concordância;
  
  
• Data e local: Informa-se a data e o local (cidade e Estado) em que o documento foi assinado; e
  
  
• Assinatura: Ao final, para ter validade, o documento precisa ser assinado pela pessoa que tem ciência e concorda com as normas e regras.

 

Quais são os pré-requisitos de um termo de ciência e concordância?

Um termo de ciência e concordância é um documento que depende de outros, ou seja, das normas ou regras para as quais se deseja a ciência e a concordância.

Assim, nos casos em que a ciência for dada em relação a uma norma que é apenas mencionada no termo, cujo teor não esteja escrito nele de forma integral, a pessoa que o assinará deverá ter tido prévio acesso à integralidade da norma informada.

Nesse caso, é necessário que as normas, regras, orientações e todas as demais instruções que obrigarão a parte que assina lhe sejam fornecidas de forma prévia, para efetiva leitura ou conhecimento do seu conteúdo.

É possível, também, que as normas e o termo sejam fornecidos ao mesmo tempo; neste caso, no entanto, deve-se garantir ao assinante um prazo razoável para a entrega do termo, que deverá ocorrer apenas após o assinante ler ou tomar conhecimento das normas e regras.

 

Quem assina um termo de ciência e concordância?

As pessoas envolvidas em um termo de ciência e concordância são a parte que precisa que as normas e regras sejam cumpridas (quem fornece o termo de ciência e concordância) e a parte que deverá cumprir as normas ou regras. No entanto, apenas quem deverá cumprir as normas assina o termo de ciência e concordância. A pessoa que assina é quem, por exemplo, prestará um serviço e precisa seguir regras de boa conduta e segurança, ou um funcionário que deva observar normas de confidencialidade.

 

Qual é a validade de um termo de ciência e concordância?

Um termo de ciência e concordância não possui um prazo de validade. Isso porque, ele estará vinculado às normas e regras que deverão ser cumpridas. Nesse caso, se, por exemplo, uma empresa possui uma política de confidencialidade que proíbe a divulgação de informações por até 3 anos após o encerramento do contrato, então a parte que assinou o termo de ciência e concordância com a política de confidencialidade estará vinculada a esse dever pelo tempo estabelecido na norma.

 

O que deve ser feito depois que o termo de ciência e concordância estiver pronto?

Após o preenchimento do termo, o documento deverá ser assinado pela pessoa que recebeu as normas e regras. A assinatura poderá ser feita de forma física ou eletrônica.

Em caso de assinatura física, duas vias devem ser impressas: uma via assinada ficará de posse do próprio assinante, e outra deverá ser entregue à para a parte que fornece as normas e regras.

Em caso de assinatura eletrônica, a via assinada deve ser entregue a ambas as partes. Para assinatura, deve-se utilizar um provedor capaz de garantir a identificação da pessoa que assina.

Após a assinatura, as partes, mas principalmente a parte que exige a assinatura do termo, deverá armazená-lo com cuidado pelo prazo necessário para resguardar os seus direitos.

 

Quais documentos devem ser anexados ao termo de ciência e concordância?

Deverão ser anexadas ao termo de ciência e concordância as normas e regras relacionadas, caso o conteúdo destas não seja disponibilizado integralmente no próprio termo de ciência e concordância.

 

É necessário reconhecer firma no termo de ciência e concordância?

Não é necessário reconhecer firma do termo de ciência e concordância para a sua validade. No entanto, caso queira, a parte poderá fazê-lo.

O reconhecimento de firma garante a identidade da pessoa que o assina e pode ser um meio de conferir maior segurança a quem precisa que o termo seja assinado.

 

É necessário registrar o termo de ciência e concordância em cartório?

Não é necessário registrar em cartório o termo de ciência e concordância para a sua validade.

 

É necessário ter testemunhas no termo de ciência e concordância?

A assinatura de duas testemunhas não é obrigatória e não interfere na validade do documento.

 

Quanto custa para formalizar um termo de ciência e concordância?

Após a finalização do termo de ciência e concordância, não há custos obrigatórios associados, necessários à sua validação, exceto se as partes decidirem pelo reconhecimento de firma ou registro. Nesse caso, o valor de cada ato pode ser verificado junto ao cartório de preferência ou consultando-se as respectivas tabelas de valores definidos por cada Estado.

Pode haver, no entanto, custos relativos à impressão do termo de ciência e concordância. Nesses casos, deve-se verificar com antecedência os custos envolvidos, cujos valores deverão ser consultados na instituição privada pertinente.

 

Quais leis se aplicam ao termo de ciência e concordância?

Embora não haja uma lei específica que regulamente este documento, a ele se aplicam as disposições da Lei Federal n. 10.406/2002 (Código Civil Brasileiro), em geral, e do Decreto-Lei n. 2.848/1940 (Código Penal Brasileiro), principalmente seu art. 299.

 

Como editar o modelo?

Você preenche um formulário. O documento é redigido diante dos seus olhos, conforme as suas respostas.

No fim, você o recebe nos formatos Word e PDF. Você pode editá-lo e reutilizá-lo.