Telewerk policy

Dit document kan gebruikt worden door een onderneming om de regels en praktische afspraken in verband met telewerk vast te leggen. Telewerk wordt in de toepasselijke wetgeving gedefinieerd als een vorm van organisatie en/of uitvoering van het werk waarin, met gebruikmaking van informatietechnologie, in het kader van een arbeidsovereenkomst werkzaamheden die ook op de bedrijfslocatie van de werkgever zouden kunnen worden uitgevoerd buiten die bedrijfslocatie worden uitgevoerd.

Telewerk wordt doorgaans verricht in de woning van de werknemer, maar dit is niet verplicht. De werknemer kan ook een andere plaats kiezen waar hij of zij zal telewerken.

Er bestaat in het Belgische arbeidsrecht een onderscheid tussen structureel en occasioneel telewerk:

• structureel telewerk is telewerk dat op regelmatige basis wordt uitgevoerd;

• occasioneel telewerk daarentegen is dus telewerk dat niet op regelmatige basis wordt uitgevoerd en is enkel mogelijk in gevallen van overmacht (bv. plotselinge stakingen van het spoorpersoneel, extreme weersomstandigheden) of in geval van zogenaamde persoonlijke redenen (bv. een urgent bezoek aan een arts, een afspraak met een technicus,...).

Het telewerk, zowel structureel als occasioneel, is onderworpen aan enkele principes, met name:

i. Vrijwilligheid

De uitoefening van telewerk berust op vrijwilligheid, zowel in hoofde van de werknemer als van de werkgever. Een werknemer kan dus nooit verplicht worden om telewerk te verrichten. Een werkgever moet op zijn beurt altijd de goedkeuring verlenen aan telewerk dat door de werknemer wordt aangevraagd. De modaliteiten van zo'n aanvraag worden in een telewerk policy omschreven.

ii. Schriftelijke overeenkomst

Vooraleer een werknemer telewerk verricht moet hij een schriftelijke individuele overeenkomst hebben gesloten met de werkgever in verband met de concrete modaliteiten van het telewerk. Dit document staat los van de telewerk policy die de veeleer algemene afspraken aangaande telewerk vastleggen.

De individuele overeenkomst kan worden opgenomen in de arbeidsovereenkomst van de werknemer bij aanvang van de tewerkstelling of middels een bijlage aan de arbeidsovereenkomst in de loop van de tewerkstelling. De inhoud van een bijlage aan de arbeidsovereenkomst voor structureel telewerk verschilt bovendien van deze voor occasioneel telewerk.

iii. Verenigbaarheid van de functie met telewerk

De aard van het werk van de werknemer moet geschikt zijn om via telewerk uit te voeren. Technische of praktische beperkingen kunnen er dus voor zorgen dat een werknemer niet de mogelijkheid heeft om telewerk te verrichten hoewel andere collega's hier wel beroep op kunnen doen.

iv. Vergoeding van de kosten

In geval van structureel telewerk is de werkgever in principe verplicht om bepaalde kosten die de werknemer maakt omwille van het verrichten van telewerk te vergoeden. De Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) en de fiscus erkennen dat de werkgever bepaalde forfaitaire vergoedingen, ten belope van een bepaald maximaal bedrag, kan toekennen die vrijgesteld zijn van sociale bijdragen of heffingen (bv. een bureauvergoeding (ter compensatie van kosten die gemaakt moeten worden voor verwarming, elektriciteit, klein bureaumateriaal, inrichting van een bureau,...), een vergoeding voor het gebruik van de eigen internetverbinding en/of de eigen pc). De werkgever kan eventueel ook de terugbetaling van werkelijke uitgaven vergoeden, maar moet dan evenwel kunnen aantonen dat deze kosten verband houden met het telewerk.

Bij occasioneel telewerk is het vergoeden van kosten niet verplicht, maar heeft de werkgever wel de mogelijkheid om ervoor te opteren bepaalde kosten die de werknemer op zich moet nemen omwille van het telewerk te compenseren via een vergoeding.

HOE DIT DOCUMENT TE GEBRUIKEN

Bij het invoeren van telewerk en het vastleggen van de regels ervan in een telewerk policy moeten de werknemersvertegenwoordigers of voor zover er geen ondernemingsraad is, de vakbondsafvaardiging door de werkgever geïnformeerd en geraadpleegd worden.

Om het document meer legitimiteit te geven, en zoals ook wordt aanbevolen in de toepasselijke wetgeving, kan de telewerk policy ook een bijlage aan het arbeidsreglement vormen. In dat geval moeten de regels voor het doorvoeren en bekendmaken van wijzigingen aan het arbeidsreglement evenwel gevolgd worden (meer info is te vinden op de website van de FOD WASO).

In elk geval, of het gaat om een bijlage aan het arbeidsreglement of niet, wordt een nieuwe telewerk policy doorgaans gecommuniceerd naar de werknemers. Daarnaast kan het document ook gepubliceerd worden op het 'intranet' van de werkgever (voor zover de werkgever daarover beschikt). Nieuwe werknemers die in dienst treden worden doorgaans ook geïnformeerd over de telewerk policy.

TOEPASSELIJKE WETGEVING

Structureel telewerk werd ingevoerd door de algemeen verbindend verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst nr. 85 van 9 november 2005 betreffende het telewerk. De Artikelen 22 t.e.m. 29 van de Wet betreffende werkbaar en wendbaar werk van 5 maart 2017 vormen het fundament van het occasioneel telewerk.

HET MODEL BEWERKEN

U vult een formulier in. Het document wordt naargelang uw antwoorden per sectie opgemaakt.

Aan het einde ontvangt u het in de formaten Word en PDF. U kunt het bewerken en het opnieuw gebruiken.