Oproeping voor een algemene vergadering van een vereniging zonder winstoogmerk (VZW)

Dit document maakt het mogelijk om een oproeping voor de algemene vergadering van een vereniging zonder winstoogmerk (VZW) op te stellen. De oproeping is een brief van de bestuurders van de vereniging aan haar leden en, in voorkomend geval, aan haar commissarissen om hen op de hoogte te brengen van het plaatsvinden en de agenda van een algemene vergadering.

Dit document is geldig voor het bijeenroepen van een gewone algemene vergadering (die volgens de wet minstens eenmaal per jaar moet plaatsvinden, voornamelijk om de rekeningen van de vennootschap goed te keuren) en een buitengewone algemene vergadering (elke andere vergadering van de leden en bestuurders van de vereniging om over het lot ervan te beslissen). Het is ook mogelijk om beide vergaderingen door dezelfde oproeping bijeen te roepen.

Er moet onder andere een algemene vergadering worden bijeengeroepen om de volgende punten te bespreken: de wijziging van de statuten, de benoeming en het ontslag van bestuurders, de benoeming en het ontslag van de commissarissen en de vaststelling van hun bezoldiging in geval van toekenning van een bezoldiging, de aan bestuurders en commissarissen te verlenen kwijting, de goedkeuring van begrotingen en rekeningen, de ontbinding van de vereniging, de uitsluiting van een lid, de omvorming van de vereniging tot een sociale maatschap, alle gevallen waarin de statuten dit vereisen, of wanneer een vijfde van de leden daarom verzoekt.

HOE DIT DOCUMENT TE GEBRUIKEN

De oproeping moet worden opgesteld door het Bestuur van de vereniging, in overeenstemming met de procedures voorzien in de statuten.

Het moet de identiteit van de vereniging, de datum en het tijdstip van de algemene vergadering, de plaats waar de algemene vergadering zal worden gehouden, alsook de formaliteiten die moeten worden vervuld om toegang te krijgen tot de vergadering of om te worden vertegenwoordigd, specificeren.

Het tweede element dat in de oproeping moet worden opgenomen, is de agenda, met inbegrip van alle onderwerpen die tijdens de vergadering moeten worden behandeld. Deze worden bepaald door de wet, door de statuten, door de bestuurders of op voorstel van ten minste 1/20ste van de leden.

Indien de algemene vergadering moet beslissen over de omvorming van de vereniging tot een vennootschap met maatschappelijk doel, dan moeten bij de oproeping ook drie verslagen worden gevoegd: een ondersteunend verslag van het bestuur, een verslag met een samenvatting van de financiële situatie van de vereniging van maximaal drie maanden geleden en het verslag van een commissaris of bedrijfsrevisor over deze situatie.

Ten slotte, zodra het document is ingevuld en ondertekend door het Bestuur, moet de uitnodiging ten minste 15 dagen voor de vergadering naar alle leden worden gestuurd, volgens de in de statuten voorziene verzendmethode (e-mail, post of andere).

TOEPASSELIJK RECHT

Wetboek van vennootschappen en verenigingen van 23 maart 2019, in het bijzonder Boek 9 ('VZW').

HET MODEL BEWERKEN

U vult een formulier in. Het document wordt naargelang uw antwoorden per sectie opgemaakt.

Aan het einde ontvangt u het in de formaten Word en PDF. U kunt het bewerken en het opnieuw gebruiken.